Положение об использовании факсимиле в организации

Положение об использовании факсимиле в организации

В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Это означает, что договор может быть заверен факсимиле, если это предусмотрено законом или самим договором. Такой вывод подтверждается сложившейся судебной практикой (постановления ФАС Московского округа от 12.11.2021 N КГ-А40/8849-03, ФАС Уральского округа от 05.04.2021 N Ф09-2277/06-С6).
При отсутствии указания закона на возможность скрепления договоров факсимильными подписями его сторон этот порядок подписания правомерен лишь при наличии соответствующего соглашения участников сделки (письмо МНС РФ от 01.04.2021 N 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи»).
При отсутствии соглашения сторон о факсимильном подписании договора скрепленный таким образом договор может быть признан неподписанным и, следовательно, незаключенным (постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.09.2021 N А56-30237/02).
В ст. 160 ГК РФ не конкретизируется, в какой момент должно быть достигнуто соглашение об использовании факсимильной подписи при заключении сделок. На практике предприниматели часто прописывают такой порядок подписания в специальном соглашении, предшествующем заключению конкретных сделок между ними. По нашему мнению, указание на подписание договора с помощью факсимиле может содержаться и в самом договоре. Аналогичная точка зрения изложена в статье: Плюсы и минусы факсимиле (А. Андрющенко, «Московский бухгалтер», N 7, июль 2021 г.).

В соответствии со ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.
Отметим, что не только указанная статья ТК РФ не предусматривает возможность использования факсимиле при подписании трудового договора, но и вообще трудовое законодательство не содержит ни определения понятия «факсимиле», ни порядка применения его в документах, оформляющих трудовые отношения.
Большинство специалистов придерживается мнения, что использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении трудовых договоров недопустимо, ссылаясь при этом на ст. 67 ТК РФ, которая предусматривает именно подписание сторонами документа, т.е. проставление собственноручной подписи (смотрите, например, «Сделай подобное» (А. Будневич, «Расчет», N 7, июль 2021 г.); «Еще раз о трудовом договоре, но с точки зрения кадрового делопроизводства. Тематический обзор» («Кадровик. Кадровое делопроизводство», N 8, август 2021 г.); «Факсимиле — все в силе?» (И. Резепов, «Актуальная бухгалтерия», N 12, декабрь 2021 г.); Плюсы и минусы факсимиле (А. Андрющенко, «Московский бухгалтер», N 7, июль 2021 г.)).
Вместе с тем трудовое законодательство не содержит и прямого запрета на использование факсимиле при заключении трудового договора. В этой связи можно заключить, что специфический способ проставления подписи руководителя при помощи штампа или клише на трудовых договорах все-таки возможен. При этом возникает вопрос о необходимости закрепления соответствующих полномочий за лицом, которое проставляет подпись при помощи штампа, однако порядок предоставления права проставлять подпись руководителя (и вообще любую чужую подпись) на документах действующим трудовым законодательством не предусмотрен. Кроме этого, в случае использования факсимиле руководителя при оформлении трудового договора, по нашему мнению, достаточно сложным представляется учесть действительное волеизъявление работодателя относительно заключения трудового договора с каждым конкретным работником именно на таких условиях.
В то же время, если в нарушение требований ТК РФ работодатель ненадлежащим образом оформит трудовой договор с работником либо вообще не оформит его в письменной форме, трудовые отношения между работником и работодателем возникнут, если работник фактически был допущен и приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя, а трудовой договор в таком случае будет считаться заключенным (ст. 16 ТК РФ, часть вторая ст. 67 ТК РФ). Таким образом, на возникновение трудовых отношений факт ненадлежащего оформления трудового договора по существу не влияет. Такой вывод подтверждается судебной практикой (смотрите, например, решение Московского районного суда г. Твери от 02.06.2021 N 2-1186/06; решение Арбитражного суда Красноярского края от 18.04.2021 N А33-1212/2021; постановление ФАС Северо-Западного округа от 16.07.2021 N А52/4534/2021/2).
Следовательно, использование факсимиле при оформлении трудового договора не является основанием для признания такого договора недействительным. Однако, на наш взгляд, применение штампа вместо собственноручной подписи на трудовых договорах может повлечь определенный риск неблагоприятных последствий для работодателя, например, трудовая инспекция при проверке может признать такое оформление трудового договора ненадлежащим и расценить этот факт как нарушение трудового законодательства.

Положение об использовании факсимиле в организации

6.1. Для лица, отвечающего за хранение и использование факсимиле, в случае ненадлежащего хранения и неправомерного использования факсимиле возможно применение дисциплинарной и материальной ответственности.

2.1. Факсимиле – точное воспроизведение графического оригинала фотографическим или печатным способом, клише-печать, воспроизводящее подпись руководителя учреждения. В качестве оригинала выступает подпись руководителя.

Положение об использовании факсимиле в организации образец

В противном случае при возникновении спора, связанного с исполнением обязательств по договору, суд может признать такой договор недействительным. Даже добросовестный контрагент может проиграть дело, поскольку в соответствии с п.

Арбитражный процессуальный кодекс2 тоже допускает представление факсимиле в качестве доказательства воли стороны: «Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также документы, подписанные ЭЦП или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором» (п.

Положение о круглых печатях и штампах организации образец

Самое первое Положение о круглых печатях организаций появилось почти 50 лет назад. Это была запись в ЕГСД (единой системе делопроизводства), где прописанный порядок эксплуатации штемпельных изделий в организациях, способствовал усовершенствованию работы канцелярии и налаживанию порядка в системе хранения, учета и использования штемпельных изделий учреждений. С тех пор порядок этот почти не изменился, а его использование не утратило своей актуальности и по сегодняшний день.

В современных организациях возможно использование несколько видов штампов. Штампом называют оттиск, имеющий прямоугольную форму. Они также различаются и используются по своему предназначению. Бывают: угловые, регистрационные, маркировочные, штампы обозначающие степень секретности, а также указывающие реквизиты предприятия и др.

В каких случаях можно использовать факсимиле

• письма с поздравлениями, приветствиями и благодарностями;
• почетные грамоты, пригласительные открытки, бумаги извещающего характера;
• копии различных официальных бумаг;
• квитанция по аккредитиву;
• кассовая книга, приходный и расходный ордеры, книга учета денежных средств и др.;
• документы по учету сырья и материалов;
• ведомости и прочие документы, учитывающие заработную плату сотрудников;
• ведомости и табели, учитывающие личный состав, отработанное время;
• акт приемки или передачи работ и услуг;
• удостоверения (правила и порядок употребления факсимиле для утверждения служебных удостоверений прописывается в соответствующих положениях и инструкциях);
• наградные удостоверения;
• различные патенты, свидетельства, сертификаты Федеральной службы по интеллектуальной собственности и другие документы этой службы;
• свидетельства о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
• полисы обязательного медицинского страхования.

Ввиду отсутствия руководителя или при большом объеме производственной, кадровой, бухгалтерской и другой документации настоящей палочкой-выручалочкой может стать аналог личной подписи руководителя организации — факсимиле.

Порядок использования факсимиле на предприятии

Раиса Константиновна Цветкова окончила Институт профессиональных бухгалтеров России. Имеет опыт работы в сфере бухгалтерского и налогового учета более восьми лет. Специализируется на расчете заработной платы, вопросах бухгалтерского и налогового учета.

Еще одна веская причина отказа от факсимиле в декларациях – реальный финансовый риск. Ведь поставить оттиск может де-факто любой, в чьи руки попадет печать. Причем пострадают в таком случае и государство, и сам налогоплательщик.

Факсимиле – удобный инструмент ведения бизнеса

Дополнительно необходимо договориться об информировании друг друга в случае утери клише или замены его на новое по другим причинам. Правда, эта оговорка будет работать только при условии добропорядочности контрагента.

Приведенные примеры позволяют сделать вывод о том, что суд в подобных спорах проводит комплексную оценку представленных доказательств. И выступает на стороне налогоплательщика, если будет подтверждена его добросовестность. Весомым аргументом в пользу организации послужат факты оплаты и оприходывания полученного товара.

Факсимиле: как регламентировать использование

В ЛНПА целесообразно указать конкретные меры по сохранности факсимиле, которые должно принимать ответственное лицо. Такие обязанности можно включить в должностную инструкцию работника *(ч. 4 п. 10 Общих положений ЕКСД).

От имени хозобщества был заключен договор на транспортно-экспедиционное обслуживание. На договоре был проставлен оттиск факсимиле подписи управляющего хозобщества. В процессе перевозки груз был похищен, хозобщество было вынуждено выплатить его стоимость. Хозобщество обратилось в суд с иском о взыскании с управляющего выплаченной суммы.

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ИЗГОТОВЛЕНИЯ, УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ, ИСПОЛЬЗОВАНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ В АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА (с изменениями на: )

4.5. В составленном акте об уничтожении печатей и штампов, используемых в администрации Волгограда, структурных подразделениях администрации Волгограда, должны быть указаны время и место уничтожения, состав комиссии, основание уничтожения печатей и штампов, наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов, способ уничтожения, подписи членов комиссии.

4.1. Уничтожение печатей и штампов, за исключением факсимиле, производится в случае их износа или повреждения, а также в связи с переименованием, реорганизацией или ликвидацией структурных подразделений администрации Волгограда.

Положение о факсимиле в организации школа

Нормативное регулирование применения факсимиле Возможность использования при совершении сделок предусмотрена в п. 2 ст. 160 ГК РФ: «Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.» Вместе с тем использование

грамотах, почетных листах и других поощрительных бумагах; страховых (медицинских) полисах; патентах и свидетельствах Федеральной службы по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от 31.05.2021); наградных и служебных удостоверениях;

Факсимиле приказ об использовании

Несмотря на то что законодатель допускает возможность начала трудовых правоотношений через фактическое допущение к работе служащего, в то время как трудовой контракт с ним еще не подписан, этот момент никак не связан с использованием факсимильной подписи. Иными словами, эти правоотношения возникли бы и без проставления факсимиле на трудовом соглашении, и соответственно, его использование не будет иметь никакого юридического значения при заключении договора и его заверении.

Начнем с того, что несмотря на достаточно широкое использование терминов «факсимиле» и «факсимильная подпись», их определения в отечественном законодательстве нет. Впрочем, отсутствие официального определения можно оправдать общеизвестностью значения термина «факсимиле»*. В качестве ориентира, как правило, используют определения «факсимиле», приведенные в словарях. Например, в толковом словаре С. И. Ожегова, Н. Ю.

Приказ о печати в организации

После всех перечисленных пунктов приказ должен быть подписан руководителем организации. Данный документ также должен содержать приложение к приказу (образец представлен ниже) с утверждением нового оттиска.

В любой организации должны присутствовать печати, которые имеют важное практическое значение. Некоторые из них применяются для первичных документов, отдельные для первичной документации и даже для писем. В данной статье мы рассмотрим, какими приказами вводятся печати в организации.

Печати и штампы на предприятии

1.2. Положение устанавливает общие требования по учету, использованию, хранению и уничтожению гербовых печатей _________________, печатей структурных подразделений ______________________, иных печатей и штампов, используемых в делопроизводстве ________________________.

3.6. При увольнении ответственного лица или переводе на иную должность числящиеся за ним печати (штампы) передаются другому работнику через Управление делами под роспись в книге учета печатей и штампов с соответствующей отметкой в обходном листе увольняемого.

Где можно использовать факсимиле в России в 2021 году

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

• Ф.И.О. и должности работников, имеющих право использовать факсимиле;
• образцы факсимильных оттисков используемых подписей;
• действия сторон в случае увольнения указанных лиц;
• период действия соглашения (точный срок или по уведомлению одной из сторон).