Путевой лист для подтверждения аренды авто не нужен
При расчете налога на прибыль арендные платежи учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Основание — подп. 10. п. 1 ст. 264 НК РФ. Датой признания в налоговом учете таких расходов является дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, либо последнее число отчетного (налогового) периода (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). Но, как известно, для признания расходов они должны быть документально подтверждены. Таково требование ст. 252 НК РФ.
Однако судьи с таким решением не согласились и встали на сторону налогоплательщика. Они отметили, что сам по себе путевой лист не является документом, который может подтвердить обоснованность расходов по аренде.
Заполнение путевого листа легкового автомобиля (образец заполнения)
• путевой лист легкового автомобиля (форма №3);
• специального автомобиля (форма №3 спец);
• легкового такси (форма №4);
• грузового автомобиля (форма №4-С);
• грузового автомобиля (форма № 4-П);
• автобуса (форма №6);
• автобуса необщего пользования (форма №6 спец).
Также путевой лист легкового автомобиля должен содержат сведения о дате и времени медицинского осмотра водителя до и после рейса. Причем в дате необходимо указать полную дату, а во времени – часы и минуты. Причем подпись медицинского работника необходимо расшифровать.
Путевой лист для арендованного автомобиля
Теперь рассмотрим ситуацию, когда вы арендуете автомобиль с экипажем. В этом случае, тем не менее, опять же возникает необходимость учета и списания затрат на топливо и расходные материалы для машины. Учесть и списать их нет другого способа, кроме как составить путевой лист. Доказать при необходимости, что водитель находится за рулем по служебным делам, можно тоже только с помощью этого документа.
Данные принципы взаимодействия применимы вне зависимости от того, идет ли речь об аренде грузового автомобиля или легкового. Возможна ситуация, когда работодатель пользуется услугами частного лица (своего сотрудника, например) для передвижения по служебным делам и перевозки на его личном автомобиле.
Как заполнить путевой лист арендованного ТС
Добрый день В соответствии с последними изменениями по заполнению путевых от 26.02.2021г. В случае если фирма арендует авто, то печать которой фирмы нужно ставить и сведения которой указывать в путевом (арендодателя или арендующей автомобиль фирмы) Списывает расходы по ГСМ фирма арендующая и принимает к учету. Подскажите не можем разобраться. Заранее спасибо. Юрьева Лидия бухгалтер
В отношении путевого листа его обязательные реквизиты перечислены в п. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов (утв. Приказом Минтранса России от 18.09.2021 N 152) (далее — Обязательные реквизиты):
Необходимо заполнение путевого листа при аренде автомобиля
Когда водитель работает на арендованном транспорте, оформление путевого листа, является обязательным. Путевка в данном случае необходима для того, чтобы подтвердить расход денежных средств на бензин и ГСМ, а также является основанием для начисления з/п водителя. Также путевой лист является контролем работы водителя и является документом строгой отчетности, когда осуществляется коммерческая деятельность.
Меня недавно остановили сотрудники ГАИ и потребовали путевой лист, я предъявил им все документы кроме него, они сказали, что нужно возить с собой договор аренды вместо путевого листа, или я что-то не так понял?
Путевой лист при аренде автомобиля
На основании п. 1 ст. 11 Кодекса институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в Кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства.
Добрый день. Если организация использует свой или арендованный автотранспорт, порядок документооборота одинаков. Вы обязаны заполнять путевые листы. Отсутствие данных о маршруте следования не позволит доказать, что автомашина была использована именно в служебных целях. Эта информация является обязательной, поскольку отражает содержание хозяйственной операции. Поэтому такая запись в путевом листе, как «поездки по городу», не подтверждают производственный характер расходов организации.
Обязательно ли Заполнение путевого листа каждый день
Кроме того, в путевом листе должны фиксироваться дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. . Юридическим лицам необходимо рядом с подписью медицинского работника указать время проведения осмотра. Кстати, эта подпись обязательно должна расшифровываться.
Обязательные предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей транспортных средств проводятся либо привлекаемыми медицинскими работниками, либо в порядке и на условиях, предусмотренных частью 4 статьи 24 Федерального закона от 21 ноября 2021 года N 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации».
На арендованный у физлица автомобиль необходимо оформлять путевой лист
В соответствии с нормами гл. 25 НК РФ осуществленные организацией расходы уменьшают налогооблагаемый доход организации, если выполнены требования п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть указанные расходы экономически обоснованны, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Требования к порядку оформления путевых листов содержатся в Приказе Министерства транспорта Российской Федерации «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» от 18.09.2021 г. № 152, который распространяется на лиц (организации и предпринимателей), эксплуатирующих легковые автомобили.
Как заполнять путевой лист легкового автомобиля
Для остальных же организаций обязанность использовать путевой лист законодательством не предусмотрена. Поэтому организовать учет ГСМ можно на основании других первичных документов бухгалтерского и налогового учета. Например, это приказы, отчеты, акты, оборотные ведомости движения ГСМ и т. п.
Если организация арендует грузовой автомобиль, то в этом случае путевой лист грузового автомобиля составляется субарендодателем — в общем порядке, за исключением отрывных талонов, которые заполняет субарендатор (если ГСМ учитывает в расходах).
Когда нужно оформлять путевой лист на арендованную машину
- частное лицо арендует авто у частного лица;
- машину арендует частное лицо у юридического в личных целях;
- транспортное средство берёт напрокат компания у другой компании;
- фирма арендует автомобиль у собственного сотрудника.
Когда авто берётся у владельца, являющегося юрлицом, в служебных целях, то вопроса, нужны ли путевые листы на арендованный автомобиль, не возникает. Ведь предприятие тратится не только на саму аренду, но и на бензин и прочие ГСМ. Каждая из этих затрат должна быть экономически обоснована, иначе к этому может придраться при проверке налоговый инспектор. Любой расход предприятия должен быть направлен на получение дохода, чтобы его можно было учесть в целях уменьшения налогооблагаемой базы.
Необходимо заполнение путевого листа при аренде автомобиля
Обязательные реквизиты путевого листа
При перевозке пассажиров и багажа, грузов, в частности, легковыми автомобилями должен оформляться путевой лист, который служит для учета и контроля транспортного средства и водителя (п. 14 ст. 2, ст. 6 Федерального закона от 08.11.2021 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — Устав)).
Унифицированные формы путевых листов
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2021 N 152 (далее — Обязательные реквизиты и порядок). Требования данного документа обязательны в том числе для организаций, эксплуатирующих легковые автомобили для собственных нужд (Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2021 N 302-КГ14-529 по делу N А33-12312/2021). Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты (п. 3 Обязательных реквизитов и порядка):
— наименование и номер путевого листа;
— сведения о сроке действия путевого листа;
— сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
— сведения о транспортном средстве, в том числе «Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства»;
— сведения о водителе.
Отметим, что проставление в путевом листе печати организации необязательно (п. 8 Обязательных реквизитов и порядка).
Путевой лист оформляется в одном экземпляре на каждое транспортное средство.
Оформление путевого листа при аренде транспортного средства без экипажа
При аренде автомобиля без экипажа арендатор обязан вести путевые листы, поскольку именно он фактически эксплуатирует транспортное средство и несет расходы на ГСМ. Если же в договоре аренды автомобиля без экипажа прописано, что расходы на ГСМ несет арендодатель, то арендодателю следует иметь копии путевых листов в целях подтверждения расходов на приобретение ГСМ. Способ обмена документами прописывается в договоре аренды или приложениях к нему. Путевой лист при аренде заполняется как обычно, только в поле «Организация» проставляются сведения о владельце машины, в данной ситуации об арендаторе, его наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, ОГРН (ОГРНИП) (п. 5 Обязательных реквизитов и порядка).
Таким образом, при аренде автомобиля без экипажа в путевом листе должны быть указаны сведения (в том числе ОГРН) именно об арендаторе, так как он владеет автомобилем на праве аренды и осуществляет его эксплуатацию. Также соглашением сторон может быть предусмотрен порядок передачи копий путевых листов, выписанных арендатором, в адрес арендодателя.
Как заполнять путевой лист легкового автомобиля
Данные для заполнения
Организация: ООО «Автолидер»
Автомобиль: ГАЗ 3110
Гос. номер: у082ее01
Водитель: Иванов Александр Романович
Механик: Васильев Сергей Николаевич
Диспетчер: Солдатов Андрей Васильевич
Остаток топлива перед выездом: 10 л.
Пробег за время действия путевого листа: 163 км.
Заправка топлива за время действия путевого листа: 40 л.
Марка горючего – заполняется марка топлива которым заправляется автомобиль.
Выдано по заправочному листу – должно указываться количество горючего, выданного в самой организации (если у нее есть запасы топлива или своя заправочная станция). Но на практике, как правило, заносят данные о заправке на сторонних АЗС.
Остаток горючего при выезде – количество горючего находящееся в баке автомобиля перед выходом на линию.
Остаток горючего при возвращении – количество горючего находящееся в баке автомобиля после возвращения в гараж.
Расход по норме – количество топлива расходуемое данным транспортным средством на основании Методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (приложение к распоряжению Минтранса России от 14.03.2021 г. №АМ-23-р) (далее – Методические рекомендации). Если в представленном в Методических рекомендациях перечне автомобиль вашей организации отсутствует, то норматив можно определить по технически близкому транспортному средству (примерные габариты, одинаковый объем двигателя, похожие технические характеристики и т.п.).
Расход по норме рассчитывается по следующей формуле:
Расход по норме = Пробег х Норма расхода топлива / 100.
Расход по факту – количество топлива потраченного за время работы по путевому листу и рассчитывается следующим образом:
Расход по факту = количество горючего перед выездом + количество заправленного горючего — количество горючего при возвращении.
Показание спидометра при возвращении в гараж – показание спидометра при возвращении.
Механик фиксирует и подтверждает подписью время возвращения, показания спидометра и движение горючего.
Экономия — Если расход топлива по факту меньше, чем расход топлива по норме, тогда заполняем это поле.
Перерасход — Если расход топлива по факту больше, чем расход топлива по норме, тогда заполняем это поле.
Мед. сестра – подпись и ФИО медицинского работника допускающего водителя в рейс.
Под подписью медицинского работника ставится печать организации.
Нужно выписывать путевые листы при аренде автомобиля сотрудниками
Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2021 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для подтверждения используйте путевые листы. Образцы путевых листов, которые применяются при эксплуатации грузовых и легковых автомобилей, утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.*
Если у компании есть собственный либо арендованный транспорт, на все поездки следует оформлять путевой лист. Это основной первичный документ, который подтвердит обоснованность и необходимость разъездов на автомобиле и стоимость израсходованного топлива.*
Заполняем новый путевой лист грузового автомобиля
Ранее законодатели закрепили перечень обязательных реквизитов, без которых документ могут признать ничтожным. К тому же соответствующими распоряжениями отменено обязательное проставление гербовой или круглой печати фирмы на путевке, если в уставе бюджетной организации не предусмотрено использование печати.
Учитывать путевки следует в журнале регистрации путевок. Форму бланка можно разработать самостоятельно и утвердить в учетной политике. Либо использовать унифицированную документацию по форме № 8 (ОКУД 0345008), утвержденную Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78.
Путевые листы на арендованный транспорт
Обязательное наличие путевых листов определено постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 «Об утверждении фор документации в автомобильном транспорте».Уже из названия становиться ясно, что данное постановление предназначено для лиц, оказывающих услуги перевозки, а так же для лиц получающих грузы при помощи автотранспорта. Исключение составляет ситуация, если арендованные автомобили используются в служебных целях для разъездов сотрудников. В этом случае приказ Минтранса России от 18.09.08 № 152, устанавливающий порядок заполнения путевых листов не применим.
В соответствии со ст. 646 ГК РФ при заключении договора аренды автомобиля без экипажа обязанность по оплате расходов на содержание автомобиля, его страхование, и прочие иные расходы, возникшие в связи с его эксплуатацией, возлагаются на арендатора.
Необходимость оформления путевого листа на легковой автомобиль полученный в аренду
Организации, деятельность которых связана с эксплуатацией транспортных средств, обязаны организовывать и проводить обязательные медицинские осмотры водителей (п. 1 ст. 20 Закона от 10 декабря 1995 № 196-ФЗ). Обязательные медосмотры водителей включают в себя обязательные предварительные, периодические (не реже одного раза в два года), предрейсовые и послерейсовые медосмотры (абз. 5 п. 1 ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 № 196-ФЗ).
Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник учреждения (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы.
