Виды документов для авансового отчета
Совет: Составьте детальную памятку для подотчетных лиц. Укажите, какие реквизиты и как именно должны быть обязательно заполнены для каждого вида оправдательного документа. Отдельно отметьте документы, которые нельзя принимать от продавцов товаров и услуг (например, расписки, справки, заявления и т.п.). Периодически проводите семинары для подотчетных лиц.
Часто виновником нарушений в расчетах с подотчетными лицами являются не сотрудники, составившие авансовый отчет, а недобросовестные поставщики и подрядчики. Они намеренно или по халатности делают оправдательные документы недействительными.
Авансовый отчет количество документов
Согласно пункту 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 № 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом срок, на который выдаются денежные средства под отчет, определяется руководителем организации. Выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях. Выдача иным лицам запрещается.
Местом расположения документа в программе является раздел «Банк и касса». Бороться с выцветанием чеков сложно. В первую очередь лучше хранить их подальше от нагревательных приборов и неплотно сжатыми другими документами.
Как правильно посчитать документы в авансовом отчете
Курсы еврои доллара,установленные ЦБ РФ Курс евро,установленныйкоммерческим банком Разница между курсамиевро, установленнымиЦБ РФ и коммерческимбанком Доллар Продажа Покупка 36,7701 0,7299 13 мая 36,6715 23,8328 0,2715 Решение Содержание операции Пояснения На дату выдачи командировочных (07.05.2021) Отражена выдача под отчет аванса на служебную командировку в рублях 41 000,00 На дату утверждения авансового отчета (13.05.2021) Отражена стоимость проживания(480 евро x 36,6715 руб/евро) (26, 44) 17 602,32 Датой совершения операции по расходам на командировки, выраженным в иностранной валюте, является дата утверждения авансового отчета Отражена стоимость билетов 20 (26, 44) 11 000,00 Отражена сумма суточных(260 евро x 36,6715 руб/евро) (26, 44) 9 534,59 Отражены расходы, связанные с обменом валюты(800 евро x 0,7299 руб.
- приказ руководителя о назначении ответственного за проведение официальной встречи (переговоров);
- приказ о направлении приглашения на встречу (этот документ обязательно должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации);
- программа встреч, с указанием даты, места, сроков проведения, а также количества приглашенных лиц и участников.
Документы для авансового отчета
Авансовый отчет составляется сотрудником компании в том случае, когда он как подотчетное лицо получает определенную сумму средств на расходы, сопутствующие его профессиональной деятельности. Составление отчета по потраченным средствам – стандартная практика всех компаний. Чтобы подтвердить использование этих средств, сотрудник должен предоставить определенные документы.
Самой частой проблемой с кассовыми чеками является их выцветание. Представьте такую ситуацию, приходит к вам проверка и просит предоставить подтверждающую документацию, чеки и так далее. Вы показываете заветную папку, а там… Чистые листки бумаги, в которых не осталось текста.
Виды назначений аванса в авансовом отчете
В графе «Назначение аванса» не требуется отражать детализированную информацию о предстоящих расходах — достаточно указать название укрупненной группы расходов. Можно использовать следующие формулировки (например):
- вручную — для этого в бухгалтерии нужно взять специальный бланк отчета формы АО-1 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2021 № 55) или разработанную самой компанией форму;
- электронно — заполнив графы авансового отчета на компьютере, скачав электронный бланк отчета.
Тема: Исправления в авансовом отчете
У нас на работе возник спор о том- допускаются ли исправления в авансовых отчетах и в каком виде? Мое мнение, что да, ведь а/о не является бланком строгой отчетности, как например приходные и расходные ордера, поэтому испровления могут быть. Другие уверяют, что нет. Подскажите пожалуйста, как на самом деле?
16. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений.
Как правильно указать количество документов в авансовом отчете
заявление подотчетного лица о получении им сумм денежных средств должно содержать разрешительную надпись руководителя учреждения о выдаче запрашиваемых денежных средств под отчет, назначение аванса, срок, на который аванс выдается.
Если работник не полностью израсходовал денежные средства, на израсходованную часть составляется авансовый отчет, в нем указывается сумма неизрасходованных денег — это и есть возврат подотчетных сумм по авансовому отчету.
Авансовый отчет без подтверждающих документов
Если работник приложил к авансовому отчету документы с неустранимыми недостатками или не приложил документы вовсе (например, потерянный чек ККТ второй раз получить не удастся), это не значит, что нельзя утвердить авансовый отчет. Ведь товары (работы, услуги) могут быть реально приобретены подотчетником. В этом случае бухгалтер все равно проверяет авансовый отчет, а руководитель принимает решение, утвердить его или нет подп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ № 3210-У .
Если будет решено утвердить авансовый отчет и принять к учету и оплатить подотчетнику приобретенные товары (работы, услуги) без подтверждающих документов или с документами, имеющими недостатки, вы не сможете учесть возмещенные подотчетнику суммы в «прибыльных» расходах, а входной НДС по ним принять к вычету.
Вход на сайт
Расчеты с юридическими лицами, подразделениями, индивидуальными предпринимателями допускается осуществлять в размерах, определяемых руководителем юридического лица, но не более 300 базовых величин на протяжении одного дня (п. 67 Инструкции № 107). При этом количество юридических лиц, их обособленных подразделений, индивидуальных предпринимателей, с которыми юридическое лицо, его обособленное подразделение, индивидуальный предприниматель проводят расчеты наличными деньгами в общей сумме не более 300 базовых величин на протяжении одного дня, не ограничивается.
Важно! Юридические лица, подразделения, индивидуальные предприниматели, частные нотариусы выдают наличные деньги, в т.ч. с использованием корпоративных карточек, под отчет на предстоящие расходы на сроки, определяемые руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем, частным нотариусом, включая день выдачи (получения с корпоративной карточки) наличных денег под отчет:
Документы для авансового отчета
«А что, канцтовары через подотчетников нельзя покупать в обычном магазине? »
Но ведь Вам в таком случае не товарную накладную выдают. Или выдают и Вы принимаете к учету товарные накладные, оформленные на «физ. лицо»?
«Вы не можете принять документы. так как оформлены на физ лицо, может организация у которой вы купили материалы сможет вам переделать документы на вашу организацию-тогда и можно приходовать.»
Я тоже так думаю. Мы с ними уже давно работаем, поэтому должны пойти навстречу.
Исправления в авансовых отчетах
Д опускаются ли исправления в авансовых отчетах? и можно ли принять расходы по авансовым расходам с исправлениями? А если ошибки в авансовом отчете исправлены не должным образом т.е .( В бухгалтерских записях (проводках) проводка замазана и написана сверху ) и написана не правильная корреспонденция при этом в учет ставят правильную проводку.могу ли я вернуть этот авансовый?можно ли отнести авансовые отчеты к документам , по которым не допускаются исправления?
Исправления в документах заверьте подписями лиц, составивших документ (с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц), проставьте дату внесения исправления.
Как проверить авансовый отчет
- Номер АО. Нумерация АО ведется в хронологическом порядке, однако номер для первичных документов не является обязательным и никак не влияет на учет расходов.
- Наименование компании. В АО можно указать наименование полностью или кратко, это не имеет значения. Если в документе будет допущена подобная ошибка, то расходы все равно будут приняты, так как определить, что АО относится к данной компании можно и по иным реквизитам.
- Реквизиты РКО или ПКО. В АО должны быть указаны дата и номер РКО, по которому работнику вернули перерасход, либо дата и номер ПКО, если деньги вернул работник. Если в реквизитах будут допущены ошибки, то расходы будут приняты, но контролеры могут попросить дать пояснения, так как нет информация о том, все ли долги погашены.
- Неправильные данные (сумма или текст) зачеркивают, а над ними записываются верные данные (сумма или текст). Зачеркивать текс следует одной чертой, чтобы то, что перечеркнули можно было прочесть.
- Далее ставится надпись «Исправлено», которая подтверждается подписью лиц, подписывающих АО;
- Ставится дата исправления документа.
