Инвентаризация магазина

Инвентаризация в магазине

Все магазины, проводящие инвентаризацию остатков, знают какой это длительный, монотонный процесс, отнимающий много времени и сил. Облегчить и ускорить эту обязательную процедуру можно путём использования штрихкодов и терминала сбора данных, с установленным на нём специальным программным обеспечением.

Благодаря использованию Mobile SMARTS драйвер понимает шаблоны штрихкодов, что позволяет считывать дополнительную информацию, зашифрованную в них, такую как количество, вес, дата срока годности и т.д. Ещё из плюсов можно выделить возможность взаимодействия с мобильным принтером.

Инвентаризация магазина

— при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного и муниципального унитарного предприятия;
— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
— при смене материально ответственных лиц;
— при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
— в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
— при реорганизации или ликвидации организации;
— в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон) устанавливается, что для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка (п. 1 ст. 12 Закона).

Правила проведения инвентаризации в магазине

  • издается приказ о проведении инвентаризации в магазине, в котором определяются сроки ее проведения, а также состав комиссии по инвентаризации;
  • до начала инвентаризации материально ответственные лица (МОЛ) сдают расписки о том, что все документы на товары переданы в бухгалтерию или комиссию по инвентаризации, поступившие товары оприходованы, а выбывшие списаны;
  • на время проведения инвентаризации движение ТМЦ (поступление/выбытие) приостанавливается (обычно магазин закрывается на этот период);
  • если проверка проводится в нескольких местах (помещениях), то в проверенные помещения ограничивается доступ (для этого они могут опломбировываться);
  • инвентаризация проводится в присутствии всех членов комиссии, а также материально ответственных лиц;
  • если во время инвентаризации делаются перерывы (на отдых, обед и т.д.), то доступ в проверяемые помещения ограничивается.

В случае установления расхождений между данными учета и фактическим количеством ТМЦ принимаются соответствующие меры к МОЛ. Если выявлены недостачи сверх нормы убыли, то с МОЛ удерживается или взыскивается ущерб. Если взыскание произвести не удается, то недостача относится на убыток. Выявленные излишки также должны быть учтены компанией как в бухгалтерском, так и в налоговом учете в составе внереализационных доходов.

Инвентаризация в торговле

Эксперты компании проведут инвентаризации розничных, мелкооптовых и оптовых магазинов, универсамов, супермаркетов, магазинов самообслуживания, киосков, книжных магазинов, аптек, ресторанов, выставочных залов и т.д.

Важно упомянуть и тот факт, что ритейл инвентаризация товаров имеет очень сильный «воспитательный эффект». Держа дату и место проведения следующей инвентаризации в строжайшем секрете, наши сетевые клиенты держат «в узде» своих сотрудников: т.к. последние не знают, когда будет проведена инвентаризация в их супермаркете, они не могут подготовиться к ней заранее. Скрыть нежелательные нюансы в учете материально-ответственным лицам становится также весьма сложно, ведь при пересчете товара задействованы независимые ревизоры компании «PL Engineering», которые замотивированы на точную и оперативную работу.

Инвентаризация товара в магазине

Инвентаризация товара в магазине регламентирована нормами приказа Минфина от 13 июня 1995 г. № 49 в пп. 3.15-3.26. Процедура осложняется большим номенклатурным списком и высокой вероятностью обнаружения ошибок из-за недостаточного уровня контроля сохранности товарно-материальных ценностей в течение рабочего дня.

Порядок проведения инвентаризации в магазине запрещает вносить сведения в описи со слов материально ответственных лиц. При заполнении этих бланков следует разграничивать товары на те, которые находятся на дату инвентаризации в пути, которые были отгружены, отдельной категорией будут неоплаченные ценности. По каждой из групп необходимо составлять отдельные описи.

Форум казахстанского налогоплательщика

1. Перед началом работы по инвентаризации магазина ответственные лица (бухгалтерия, бригадир и операторы) обязаны проверить документы прихода, расхода, возврата и их обязательно внести в систему.
2. Главный бухгалтер магазина дает разрешение на проведение инвентаризации, тем самым, подтверждая, что все документы введены в систему правильно.
3. Перед началом инвентаризации весь товар выставляется на полки строго по имеющимся штрих-кодам.
4. Каждая группа проверяющих работает со своим оператором. С кем начнете работать с тем оператором и должны закончить (корректировка данных ).
5. Для обеспечения качественной работы операторов — в операторской может находится только два человека, администратор обязан следить за этим.
6. Весовой товар обслуживает третий оператор.
7. Получая для работы ТСД обязательно убедитесь , что он находится в меню «Инвентаризация»
8. Обязательное требование в ТСД вбивается не более 150 позиций и заканчивается полкой или стеллажом. Затем обязательно выгрузить ТСД и отработать с полученным документом «Ввод остатков».
9. В тетради для записи должен быть порядок. Поэтому должны быть следующие графы (столбцы): штрихкод товара, наименование товара, его граммаж, цена, количество, стоимость. Стоимость подсчитывается для двойного контроля.
10. Записи в тетради вести аккуратно и четко.
11. Группа (сдающий и принимающий и наблюдатель) осуществляют подсчет товара и ввод информации в терминал сбора данных (ТСД). Последовательность следующая :
 один зачитывает — штрих код, наименование товара , его граммаж, цена
 второй и третий — записывает эти данные в тетрадь
— далее первый участник группы считает количество товара, записывает его на наклейки и клеит их на первый в ряду товар.
-второй и третий участник записывает количество товара в графу количество.
— первый участник вносит данные в ТСД (считывает штрих-код и вносит количество).
12. Работаем собранно и синхронно. Тот, кто зачитывает название товара и его количество, обязательно следит за тем, чтобы напарник успевал его записать.
13. Если считаете мелкий товар, например специи, то рекомендуем разложить его по целлофановым мешкам и на мешок наклеить кол-во.
14. Весовой товар взвешивается на весах, получаем 2 штрих-кода, приклеиваем их: на учетный лист (картонку), на товар , а в тетрадь записываем данные учета. Далее вносим эти данные в ТСД.
15. Когда приносите заполненный ТСД оператору, указываете номер стеллажа и полок, оператор обязан отметить это на схеме и записать номер полученной ведомости. Обязательно проследите, что это выполнено.
16. Информация с ТСД переносится в программу товароучета, выдается документ «Ввод остатков» для осуществления проверки.
17. Проверяющие осуществляют проверку соответствия данных в документе «Ввод остатков» с фактическим количеством товара. Участники должны сверить свои записи с тетрадным учетом.
18. В случае нахождения ошибок в количестве товара, цене, наименовании — в документ «Ввод остатков» («Задача») вносятся вручную исправления в документ, но обязательно перепроверяются с данными на полке (пересчитывается количество, выясняется почему имеются расхождение в цене). Обязательно ставится подпись проверяющего, возле исправления. После чего документ отдается операторам для внесения данных исправлений в программу товароучета.
19. Исправленный вариант документа «Ввода остатков» отдается проверяющим, которые ставят на данном документе свои росписи, пишут полностью свою фамилию и инициалы, дату и время (все три участника ).
20. Обязательно ставится роспись оператора, который вел документ «Ввод остатков».
21. Когда оператор ставит свою подпись на ведомости, он проверяет, сдала ли группа ему свой вариант ведомости.
22. Готовый документ «Ввода остатков» относится участником группы директору (ответственному за ревизию) магазина, он делает пометку у себя на схеме о готовности документа с соответственным номером. Сдается задачи с исправлениями, задача с подписью и тетради с записями.
23. Директор магазина осуществляет руководство инвентаризацией:

  • Назначает пары (сканирующие и проверяющие);
  • Если в отделе или на складе нет принимающего, то обязательно назначается наблюдатель, который тоже ставит свою роспись и принимает участие в инвентаризации;
  • Организует порядок инвентаризации (закрепляет пары за стеллажами, контролирует выполнение определенных стеллажей, отмечает прогресс инвентаризации в схеме);
  • Контролирует эффективность и качество работы продавцов.
Рекомендуем прочесть:  Капитал семья ульяновск 2021 как потратить

27. После получения предварительных результатов инвентаризации все вносимые изменения делаются только под контролем директора магазина и обязательно отдельной или «Ввод остатков».
28. Сотрудник бухгалтерии контролирует изменения вносимые участниками инвентаризации (через реестр задач). Менять данные в сданных «Вводах остатков» запрещается.
29. Инвентаризация закрывается через один день и больше не корректируется.

Пояснения:

  • Документ «Ввод остатков» — документ выгрузки товара из терминала, формируется для проверки введенных данных в терминал. Затем товар переносится в документ «Инвентаризация». В итоге, получается может быть несколько документов «Ввод остатков» и один документ «Инвентаризация», это делается для проверки того, что весь товар, который считали терминалом, попал в документ инвентаризации.
  • Схема – это схема полок магазина, которые по окончании сканирования отмечаются на общем плане магазина, для того, чтобы проверяющие не пропустили какую-либо полку.

Если проводить инвентаризацию, согласно данной инструкции, это гарантирует, что будет меньше ошибок как от операторов, так и от людей, проводящих инвентаризацию и позволит исключить факты приписок товара.

Как провести инвентаризацию в магазине

Следует отметить, что бригад, сканирующих товары, должно быть две, в результате чего должно получиться два полных документа, куда будут внесены все остатки. После этого при помощи специального инструмента «сравнение инвентаризаций» должна сформироваться картина из тех позиций, которые две группы посчитали по-разному. Такой подход значительно снижает вероятность ошибки, ведь даже если обе бригады допустят ошибку, то вероятность того, что они неправильно посчитают одну и ту же товарную позицию равна 0,1% или даже меньше. Конечно, такая технология требует дополнительные временные затраты, но обеспечивает более высокую точность пересчета.

Еще один вариант пересчета товаров сохраняет вероятность ошибки, но требует значительно меньше времени на проведение инвентаризации. В этом случае потребуются две группы сотрудников, одна из которых должна ходить по магазину, пересчитывать товары и клеить бумажки с их количеством, а другая бригада при помощи терминалов сбора данных сканирует штрихкоды и сразу же вводит количество товара в документ.

Рекомендуем прочесть:  Как налоговая рассчитывает среднюю зарплату по предприятию

Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

Подготовка к пересчету товара должна проводиться в присутствии всех членов комиссии. Для упрощения процесса в большом магазине можно составить план инвентаризации, например, по схеме расположения товара. В этом случае после пересчета можно прямо на ней фиксировать фактическое количество продукции. Этот способ удобен своей наглядностью.

При инвентаризации комиссия проверяет не только количество товара, но и соответствие его нормам качества, хранения и срокам годности. Для фиксирования результатов обязательно формируются документ — опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3, в котором перечисляются по группам все товары с указанием сорта, артикула и других характеристик, повышающих точность учета. В зависимости от видов продукции, представленной в магазине и лежащей на складе, в процедуру помимо пересчета вводятся процессы контрольного взвешивания, измерения и прочие. Если учетные процессы в вашей организации автоматизированы, то проверка, чаще всего, проходит быстрее — из системы распечатываются остатки товаров и сверяются с тем, что есть на полках и на складе. Таким образом, вы можете быстро обнаружить недостачу или излишки при инвентаризации.

Инвентаризация магазина

Обслуживая 5-8 магазинов сети Zenden в месяц, мы пересчитываем от 8 до 10 тысяч товарных единиц, проверяя на полное соответствие каждой пары обуви со штрихкодом, размером и цветом модели в коробке. Результаты такой довольно кропотливой работы всегда на высоте. Именно поэтому Zenden – наш постоянный клиент.

Проверяя магазины строительного супермаркета, мы столкнулись с пересчетом не только крупного товара, но и мелкого: гайки, болты и т.д. Объем очень большой. Закрывать магазины никак нельзя – проходимость огромна. Были задействованы несколько бригад счетчиков-ревизоров, и в итоге за ночную смену инвентаризация розничных магазинов была успешно проведена.

Как провести инвентаризацию в магазине: пошаговая инструкция

Анализ результатов проведенной инвентаризации значительно облегчает использование электронных программ. Все фактические данные вносятся в систему, которая сама сравнивает их с учетными показателями и выдает результат.

По итогам инвентаризации, руководитель сможет провести анализ и сделать выводы о том, спрос на какие товары высок, а какие «залеживаются» надолго, существуют ли факты недостачи или излишки, не исключена ли вероятность хищения продукции или поставки бракованных товаров. Учитывая все эти факторы, вы сможете усовершенствовать работу вашего магазина.

Популярные статьи

Шаг — 3
Можно проводить сверку рано утром, чтобы не помешать работе отдела. Однако крупные магазины иногда закрывают отдел на некоторое время, так как лучше произвести переучет в спокойной обстановке. Выполнив это, переходим к следующим действиям .

Рекомендуем прочесть:  Остановил гибдд сказал проверка документов2021 год

Шаг — 5
Проанализировав сличительную ведомость, составьте приходные и расходные документы. Спишите то, чего фактически нет, и внесите в учетные данные излишки. Крупные недостачи, согласно закону, можно обязать возместить материально ответственных работников. Небольшие различия обычно списывают на воровство или погрешности учета. Выполнив это, переходим к следующим действиям .

Инвентаризация товаров

Выявленные при инвентаризации расхождения (излишки или недостачи) оформляются составлением сличительных ведомостей по форме ИНВ-19 и соответствующими учетными записями. На товары, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, полученные для переработки), бухгалтер составляет отдельные сличительные ведомости в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй — передается материально ответственному лицу.

Комиссия начинает инвентаризацию с подсобных помещений магазина. В это время в торговом зале члены бригады материально-ответственных лиц подбирают и группируют товары по наименованиям, сортам, артикулам, размерам и ценам в порядке, удобном для пересчета, перемеривания. Подготовка товаров к пересчету и перевешиванию производится в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Все товары должны быть сгруппированы, рассортированы и уложены в определенном порядке, удобном для подсчета их количества. Товары, хранящиеся в штабелях, следует располагать так, чтобы к ним был доступ для проверки содержимого в каждом затаренном месте. Нераспакованные товары, находящиеся в таре, распаковывают и проверяют как по количеству, так и по качеству. Запрещается ограничиваться подсчетом количества мест (коробок, мешков, бочек, ящиков и так далее.) без тщательной проверки их содержимого. Затаренный товар не подлежит распаковке и проверяется на выборку в случаях, когда распаковка товаров, находящихся в неповрежденной таре поставщика, может вызвать понижение его качества. В этом случае количество и качество нераспакованных товаров определяют по трафарету (по массе брутто) на таре с выборочной проверкой ряда товарных мест.

Инвентаризация магазина

Является лидером в сфере услуг по проведению независимых инвентаризаций товарно-материальных ценностей и основных средств и предоставляет комплекс мероприятий в сфере контрольно-ревизионного управления. Компания ООО «ТСД-инвент» является одной из немногочисленных компаний, кто оказывает услуги по аренде и написанию программного обеспечения для нужд клиентов любой сферы деятельности, а также дополнительно занимается продажей и арендой терминалов сбора данных и любых сопутствующих оборудований.

Обратившись в компанию ООО «ТСД-инвент», клиенты сокращают свои затраты по времени, а также получают более удобное обслуживание и сервис, поскольку все задачи решаются одной компанией и для их решения не требуется привлечение нескольких компаний. Все это в результате заметно облегчает работу Нашим клиентам! ООО «ТСД-инвент» успешно работает с 2021 года и собрал в своем штате высококвалифицированных сотрудников, имеющих внушительный опыт в проведении инвентаризаций на аутсорсинге, во внутренних контрольно-ревизионных отделах крупнейших компаний, аудиторов, а также специалистов в сфере IT.

Инвентаризация магазина

На вопрос о необходимом количестве терминалов сбора данных при проведении инвентаризации ответ «чем больше, тем лучше» является (к сожалению) неверным. Предлагаемая нами технология подсчета товаров предусматривает одновременное использование одного терминала тремя сотрудниками (Например: бухгалтер, ст. продавец, продавец).

Таким образом, сотрудник, работающий с терминалом сбора данных, может обслуживать сразу несколько групп сотрудников-счетчиков. За счет этого, для проведения инвентаризации применяется меньшее количество терминалов, чем обычно

Образец приказа о проведении инвентаризации

  • Состав инвентаризационной комиссии,
  • Что конкретно подлежит инвентаризации – имущество, обязательства,
  • Срок проведения – дата начала и окончания,
  • Причина – проверка, переоценка, смена материально-ответственного лица и др.,
  • Срок поступления материалов по инвентаризации в бухгалтерию.

2. Для проведения инвентаризации основных средств, находящихся на балансе и числящихся на забалансовых счетах бюджетного учета у материально ответственных лиц Трубчаниновой И.Е., Воробушкина О.А., Зеленкина В.В. назначить рабочую инвентаризационную комиссию в составе:

Решения для сбора данных

Устройства обладают мощными микропроцессорами, обеспечивающими быструю обработку даже большого массива данных, поддержкой Wi-Fi. Терминалы заключены в эргономичные и прочные корпусы, которые защищают оборудование от любых механических повреждений, попадания пыли или влаги.

Все устройства обеспечивают высокую производительность и считывают информацию с этикеток, экранов планшетных ПК и смартфонов. Сканеры отличаются компактными размерами, малым весом и прочным корпусом для интенсивного использования даже в условиях сложных производств.

Мария Викторовна
Отвечаем только на юридические вопросы. Задавайте или через формы или в комментариях. Совокупный опыт более 35 лет.
Оцените автора
ЗаконПравит — Консультируем по юридическим вопросам