Для чего нужны правила пользования топливными картами на транспортном предприятии

Как вести учет ГСМ по топливным картам (бензин) в 2021 году

Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что учет ГСМ, как и других материалов, ведется с целью правильного расчета финансовых результатов, осуществления финансового планирования, а также расчетов с бюджетом в виде налоговых платежей.

Так как в нем отображается использование карточки в зависимости от ее разновидности,а также в учетных документах отображается выдача расчетного средства на руки ответственному лицу. Чего не предусматривают стандартные бухгалтерские операции.

Заправляемся по топливным картам

Наличные денежные средства и топливные талоны могут быть утрачены, потеряны или похищены у подотчетного лица. Такого рода происшествия также ведут к усложнению документооборота. Утрата топливной карты не повлечет за собой никаких неблагоприятных последствий, поскольку ее можно незамедлительно заблокировать, тогда отпуск по ней ГСМ будет невозможен.

Кроме того, топливные карты используются как средство строгой отчетности, позволяя их держателю получить от имени лица покупателя определенное количество товара. Подобные выводы содержатся в Постановлениях ФАС ПО от 05.06.2021 N А12-987/08-С22 и от 03.04.2021 N А12-16953/07-С22, Письме УФНС по г. Москве от 30.06.2021 N 16-15/068679@.

Положение о об использовании топливных карт на предприятии

По лимитированной карте покупатель получает топливо разных видов, общее количество которого за сутки или за месяц не должно превышать установленный лимит независимо от того, сколько литров топлива было получено по карте в предыдущие дни.

В нем стороны должны определить лимит топлива, который может быть отпущен ежедневно (за месяц), размер предоплаты за ГСМ и обслуживание карты, а также иные условия (например, предоставление скидки, порядок сверки расчетов).

Изучаем эффективность топливных скидочных карт

Стоит обратить внимание, что карты на приобретение горючего, покупаемые у определенной компании, скорее всего, будут действительны только на заправочных станциях данной конкретной сети АЗС или же партнерских компаний. Это может создавать некоторые неудобства для автовладельцев, ведь далеко не всегда есть возможность заправлять авто именно там, где хотелось бы. Выходом из такой ситуации может стать приобретение сразу нескольких топливных карт от разных компаний, но все же данный факт можно считать большим минусом.

Конечно же, по своему внешнему виду такие карты мало походили на нынешние, они представляли собой небольшую пластинку из металла с выбитой или выдавленной на ней информацией. Сейчас же карточкой на бензин никого не удивить – ими пользуются десятки тысяч автомобилистов по всему миру, в том числе и у нас.

Для чего нужны топливные карты

• заправка качественным топливом в сети брендовых АЗС;
• экономия денежных средств;
• мониторинг автотранспорта;
• возможность отслеживать все действия по карте онлайн в личном кабинете;
• подробные ежемесячные отчеты с указанием места и времени каждой заправки, а также количеством купленного топлива;
• оптимизация затрат;
• исключение возможности мошенничества со стороны недобросовестных водителей;
• скидки на сопутствующие услуги.

Топливная карта – еще один способ безналичного расчета за топливо. На этих пластиковых документах есть магнитная полоса или микрочип. На нем хранится информация о количестве предоплаченного топлива или лимитах на отпуск определенных сортов горючего. Такие карточки предназначены для многоразового использования, а пополняются они при каждом перечислении предприятием денежных средств на расчетный счет компании «РусПетрол».

Приказ о закреплении транспортного средства за водителем

• марка (модель) и государственный номер транспортного средства;
• должность и ФИО сотрудника, за которым оно закрепляется;
• человек, на которого в случае отсутствия на рабочем месте коллеги, ответственного за автомобиль, перейдет эта функция;
• лицо, отвечающее за исполнение приказа;
• все приложения к документу (среди них обязательно должен быть акт осмотра технического состояния автомобиля).

При этом важно не забывать о том, что если к одному автомобилю не может быть прикреплено более четырех сотрудников (водителей), то и один водитель не может нести ответственность более чем за три автомобиля.

Правила пользования транспортными картами

1. Прием оплаты за проезд по транспортной карте производится с помощью терминала кондуктора, предназначенного для выдачи проездного билета.
2. При предъявлении пассажиром транспортной карты кондуктор путем приложения карты к считывателю терминала распечатывает билет, подтверждающий факт оплаты проезда, отрывает билет и выдает его пассажиру вместе с картой.
3. На билете указывается № маршрута, время выдачи билета, № служебной карты кондуктора, № проездной карты, стоимость проезда, количество оставшихся поездок.
4. При отсутствии контрольного билета у пассажира проезд считается неоплаченным. Отсутствие у пассажира билета является основанием для взимания с него штрафа работниками Контрольно-ревизорской службы.
5. При возможности тарифного плана и желании владельца карты оплатить с помощью карты проезд другого пассажира, кондуктор обязан принять оплату. С помощью транспортной карты также можно приобрести багажный билет.
6. Приобретенный билет городского (пригородного) маршрута действителен на протяжении следования автобуса по всему маршруту – от посадочной остановки до конечной. При желании пассажира, проследовать на автобусе в обратную сторону маршрута, он обязан вновь оплатить проезд.
7. В случае невозможности проведения операции по оплате проезда и провоза багажа с использованием транспортной карты по причине неисправности мобильного терминала, пользователь вправе оплатить свой проезд наличными денежными средствами по действующему тарифу за наличный расчет, либо воспользоваться проездом в другом транспортном средстве перевозчика.
   В случае невозможности проведения операции по оплате проезда и провоза багажа с использованием социальной транспортной карты, провоз возможен по предъявлению документов, подтверждающих льготу, и информации, в соответствии текущего месяца, на социальной транспортной карте.
8. В случае использования недействительной транспортной карты по причинам отсутствия денежных средств на карте, карты, не принадлежащей эмитенту и заблокированной, пользователь обязан оплатить проезд по действующему тарифу наличными денежными средствами.

1. Карта является собственностью ООО «Транспортные информационные системы». При выдаче карты взимается разовая залоговая стоимость карты (при первичной выдаче социальной транспортной карты залоговая стоимость не взимается). Карта выдается на постоянное пользование и не требует замены в течение периода ее действия.
2. Стоимость тарифных планов на городских автобусных маршрутах устанавливается приказом АО «Удмуртавтотранс».
3. Транспортная карта действует только на городских маршутах (номера маршрутов с №1 по №99) АО “Удмуртавтотранс”.
4. АО «Удмуртавтотранс» оставляет за собой право изменять стоимость тарифных планов.
5. Приобретение и пополнение транспортной карты производится в Пунктах продаж и пополнения карт.

Правила использования Карт Инструкция для клиентов – держателей топливных карт «лукойл» Топливная карта «лукойл»

Просьба при выдаче новых топливных карт непосредственным пользователям информировать их о необходимости проведения первой операции по топливной карте по контактному интерфейсу.
 Вам может быть предложено обслуживание по контактному интерфейсу (чипу) – вставьте карту в нижнее отверстие ПИНПАДА, проверьте на дисплее сумму операции, введите ПИН-код на

4.1. При появлении значка приложите карту к дисплею ПИНПАДА на несколько секунд, до светового и звукового сигнала (прикладывать карту можно любой стороной);

4.2. Введите ПИН-код на пульте ПИНПАДа по запросу на дисплее, проверьте сумму покупки на дисплее и подтвердите ПИН-код нажатием на пульте соответствующей клавиши (Enter, Ok);

Для чего нужны топливные карты

На карту вносится некоторое количество любого вида ГСМ. Владелец вправе воспользоваться имеющимся объемом топлива без ограничения. В тот момент, когда весь доступный резерв израсходуется, приостанавливается возможность получения нефтепродукта.

Существенным преимуществом топливных карт для физических лиц принято считать возможность их пополнения с помощью электронных денежных систем, а также высокую степень безопасности. Устройство аналогично банковскому, защищено PIN-кодом, известным только держателю, а в случае утраты достаточно лишь связаться со службой поддержки компании и заблокировать карту.

Кто на предприятии ответственный за личный кабинет по топливным картам

Если в организации работает несколько водителей, то целесообразно выдать каждому из них топливную карту, использование одной общей неудобно. Кроме того, если организация приобретает сразу несколько топливных карт, то плата вносится за общее количество заявленного бензина по всем топливным картам в совокупности.

• объем топлива, который запрашивается, превышает установленный лимит или сумму предоплаты
• неверное введено значение ПИН-кода
• произведена блокировка карты по желанию покупателя
• произошла автоматическая блокировка в случае неверного введения ПИН-кода 3 раза подряд

Что предоставляют собой новые карты для топлива и есть ли в них необходимость

Характеризуются по некоторым ограничениям по расходах топлива. Как правило, на такие инструменты сотрудниками заправки устанавливаются определенные лимиты на разные промежутки времени. В случаях, когда владелец недоволен конкретными ограничениями в использовании карты, он всегда может сменить ее на безлимитированную, обратившись при этом в офис официального поставщика.

Любой проявивший желание клиент, может воспользоваться картой с рядом выгодных бонусов и предложений. Топливные карты для физических лиц — отличная возможность сэкономить некоторую сумму средств на заправку транспортного средства. Это напрямую связанно с тем, что цена топлива без такой карты немного выше, чем цена топлива с картой.

Как вести учет бензина по топливным картам

На порядки оказывают влияния варианты расчета и типы реализации топлива. Правила отпуска топливных ресурсов регулируются посредством специальной инструкции. Таким образом, согласно п. 7.1 этого документа, реализация продуктов нефти осуществляется на основании соглашений, составленных между сторонами, или за наличность.

• перечисление денег на оплату карточки для покупки топлива – Д60К51;
• отнесение стоимости пластика на расходные направления – Д20 (26, 44) К60;
• Д19К60 – операция отображает факт учета налога на добавленный показатель стоимости с цены карт;
• проводка Д68К19 подразумевает принятие налога на добавленную стоимость к вычету;
• Д60(2)К51 – внесение предоплаты за товары на АЗС, в частности – ГСМ;
• Д10-3К60-1 – операция говорит о том, что топливо, которое было приобретено, принято к учетным мероприятиям;
• Д60-1К60-2 – зачтена предоплата по топливным ресурсам;
• Д20 (44, 26) К10-3 – операция, характеризующая списание израсходованного топлива.

Как правильно оформить списание ГСМ по топливным картам

• В графе 2 указывается одно из перечисленного: название организации, номер машины, ФИО водителя.
• В графе 3 для смарт-карт с суточным лимитом допускается указание нескольких видов топлива, которые могут быть получены по одной смарт-карте.
• В графе 4 заполняется один из столбцов в соответствии с выбором покупателя. Суточный лимит учитывает суммарную выборку по всем видам нефтепродуктов, которые отпускались по смарт-карте в течение суток.
• В графе 5 указывается PIN-код до четырех цифр. Допускается отсутствие PIN-кодов по желанию покупателя.

• на счет учета затрат списывается в рамках норм;
• на счет учета стоимости оказанных услуг, выполненных работ или проданных товаров (при осуществлении предпринимательской деятельности);
• на счет учета затрат со взысканием недостачи с виновных лиц или со списанием из средств установленных источников в будущем (при превышении норм).

Контроль за расходом топлива

Ни для кого не секрет, что многие работники (включая водителей, механиков, заведующих гаражом и др.) принимают участие в нелегальном бизнесе, основанном на продаже слитого бензина. Это встречается практически везде, где нет должного контроля за учетом ГСМ.

Внедрение системы мониторинга расхода топлива не исключает необходимость организации учета ГСМ, начиная с первичных документов.

Правила закрепления топливной карты за водителями

Поэтому эксперты рекомендуют закреплять карты за конкретным водителем, чтобы исключить бумажную волокиту при передаче от одного работника другому. Выдача топливной карты конкретному подотчетному лицу позволяет контролировать работу конкретного транспортного средства, которым управляет водитель. К тому же от него можно требовать ежемесячный отчет для сравнения с электронной формой, получаемой онлайн.

Топливная карта – это способ оплаты ГСМ, используемый многими корпоративными клиентам АЗС. Она позволяет упростить процедуру оплаты приобретенного топлива и контролировать целевое использование средств. Но для этого карту нужно закреплять за конкретным подотчетным лицом.

Учет топливных карт: разбираем основы

В дальнейшем потребуется систематически проводить сверки с поставляющей компанией в рамках заключенного договора. Сверки надо проводить не только по общим показателям, но и в разрезе каждой выданной ТК, чтобы исключить нецелевое использование и факты хищений.

Но и это еще не все. В компании необходимо организовать документооборот для обеспечения полноты, достоверности и прозрачности учета топлива. Для этого придется утвердить соответствующие бланки. Путевой лист, журнал учета путевых листов, акт на списание топливных карт — образцы этих документов можно как разработать самостоятельно, так и использовать унифицированные формы.