Какие документы относятся к постоянному сроку хранения

Содержание

Архивация документов постоянного срока хранения

предупреждения преднамеренной выемки документов; предотвращения случайной потери документов в ходе работы с ними; уплотнения дел, в результате которого высвобождаются офисные площади; формирования дел, предназначенных для представления их на аудит; формирования дел для их передачи на архивное хранение.

Подготовительный этап. Специалисты нашей компании анализируют фонд документов организации для выявления его состава и особенностей, знание которых позволяет сделать работу по архивации максимально эффективной и оперативной.
Сортировка документов. На данном этапе из документального фонда устраняются не имеющие ценности документы, хранение которых не является необходимым.
Систематизация документов. Чтобы облегчить поиск бумаг, в архиве их распределяют по времени создания, типу, принадлежности к той или иной структуре компании или по другим критериям. Систематизированные документы подшиваются в дела, на которых проставляется печать организации.
Опись документов. Перед тем, как архивироваться, дела снабжаются титульным листом. На нем указываются перечень скрепленных бумаг, их число, архивный код, срок хранения и другие данные.
Каталогизация. Данный этап архивации документов предусматривает их помещение в место хранения. Обычно дела распределяются по стеллажам архива в соответствии с их типом – на одной полке находятся накладные, на другой – личные дела сотрудников и т. д.

Виды документов

приказы по основной деятельности
журнал регистрации приказов по основной деятельности
штатные расписания
структура организации
номенклатура дел
описи дел
акты об уничтожении дел и утрате документов
целевые программы информатизации
прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги
годовые планы и отчеты
годовые бухгалтерские балансы
годовые отчеты в фонды (ФСС, ПФ, Статистика) и ИФНС
годовые сметы и др.
уставные документы
документы о приватизации
реестры акционеров
реестры владельцев ценных бумаг
списки лиц, имеющих право на дивиденды
журналы, книги учета работы с акциями
заключение ревизионных комиссий, аудиторов, органов финансового контроля
гранты
лимиты
паспорта сделок
документы о благотворительной деятельности
и другие документы

1. Документы постоянного срока хранения (т.е. эти документы после закрытия или ликвидации организации) руководитель обязан передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд РФ (Государственный, городской или муниципальный архивы):

Сроки хранения отдельных видов документов

перечень типовых управленческих документов, сформулированный Росархивом 25.08.2021 г., содержащий сроки хранения типовой документации;
перечень типовых документов, которые образуются в научно-технической и производственной деятельности компании, который содержит информацию о сроках хранения (утв. Приказом Министерства культуры России от 31.07.2021 г. № 1182);
отраслевые перечни, определяющие сроки хранения документов, которые не отражены в вышеперечисленных;
федеральные законы.

НК РФ устанавливает другую длительность хранения первичных документов. Статья 23 Налогового кодекса говорит, что документация, которая необходима для исчисления и уплаты налогов, хранится 4 года, а документы, которые подтверждают убыток компании, необходимо хранить столько, сколько потребуется организации на уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму раннее полученного убытка – говорится в статье 283 Налогового кодекса РФ.

Документы временного и постоянного срока хранения

Одним из основных способов классификации документов в организации является разделение на документы временного и постоянного хранения, для каждого из которых определены сроки хранения. Что представляют из себя документы временного и постоянного срока хранения и какое время их нужно сохранять в компании?

приказы по основной деятельности
журнал регистрации приказов по основной деятельности
штатные расписания
структура организации
номенклатура дел
описи дел
акты об уничтожении дел и утрате документов
целевые программы информатизации
прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги
годовые планы и отчеты
годовые бухгалтерские балансы
годовые отчеты в фонды (ФСС, ПФ, Статистика) и ИФНС
годовые сметы и др.
уставные документы
документы о приватизации
реестры акционеров
реестры владельцев ценных бумаг
списки лиц, имеющих право на дивиденды
журналы, книги учета работы с акциями
заключение ревизионных комиссий, аудиторов, органов финансового контроля
гранты
лимиты
паспорта сделок
документы о благотворительной деятельности
и другие документы

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2021 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2021 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Сроки хранения документов

Текущее хранение осуществляется до того момента, пока дело не будет завершено производством. В некоторых случаях оно может находиться на исполнении в подразделении дольше, чем это установлено инструкцией. Например, когда бумаги касаются длительной судебной тяжбы, которую ведет компания. Если хранение документов, сроки хранения дел нарушены по причине не завершения, их передают в архив в следующих раз, в соответствии с установленным графиком.

Сроки хранения документов в организации зависят от того, на каком этапе обработки находятся документы. Их нужно оставить на текущем хранении в подразделениях, если эти документы еще используют в справочно-информационном обслуживании исполнителей и руководства. Сроки текущего хранения ограничены. После того, как работу с документом полностью завершат, его передадут на архивное хранение.

Какие документы относятся к постоянному сроку хранения, а какие к временному

Например, учредительные документы, организационные документы (положения, инструкции, правила, регламенты), протоколы заседаний и решения коллегиальных органов управления и исполнительных органов, приказы по основной деятельности, перспективные и годовые планы, годовые отчеты, обзоры, переписка с органами власти и управления и т. д.

Сроки хранения конкретных документов (дел) определяются при составлении номенклатуры дел организации (структурного подразделения) по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2021 № 558, или соответствующему ведомственному перечню. Составление номенклатуры дел и определение сроков хранения документов осуществляется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (М., 2021).

Отличный секретарь

подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);
нумерацию листов дела;
составление листа-заверителя дела;
составление внутренней описи документов дела;
оформление обложки дела.

Добрый день!
Помогите пожалуйста разобраться: в этом году составляю опись по личному составу за 2021 год.У меня возник вопрос в том, что дел уволенных за 2021 год у отдел кадров нет. Зато у них нашлись личные дела уволенных за 2021-2021 годов. Подскажите, как мне правильно оформить опись? (P.S. я работаю в госслужбе, кадры передают в архив личные дела уволенных через 10 лет).

Хранение документов

Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.

документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;
документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;
документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Какой срок хранения приказов по основной деятельности

Если организация большая, то к данному процессу следует привлекать юридический отдел, бухгалтерию и другие структурные подразделения, которых касаются конкретные приказы или которые отвечают за их исполнение. Привлеченные к процессу актуализации локальной документации лица должны определить, какие акты можно ликвидировать, а какие изменить. После проверки устаревшие приказы следует отменить одним документом.

Срок хранения приказов по основной деятельности императивно определен в соответствующих нормативно-правовых актах. При установлении срока законодатель исходил из ценности и значимости подобных документов для жизни общества и государства. Из нашего материала вы узнаете о том, сколько, как и где должны храниться приказы по основной деятельности.

Какие сроки хранения документов в организации

Типовой срок хранения первичных документов в организации – пятилетка. Столько же нужно хранить приложения к указанной группе документов, если они подтверждают некоторые операции и становятся причиной внесения в бухкнигу записи.

Сорокапятилетний срок положено хранить протоколы, положения, оформленные в ходе аттестации рабочего места, если таковое не было признано вредным, опасным. На пятнадцатилетний срок в архив отправляют официальные документы, связанные с ЭЦП, документацию о востребовании имущества, если таковое наперекор закону было в чьем-то владении. Столько же лет нужно хранить документы, оформленные в ходе общения с иностранными компаниями, если предприятию присуща внешнеэкономическая активность.

Сроки хранения документов в архиве

Тем не менее, сроки хранения документов в архиве строго определены архивным законодательством нашей страны, и нарушение этих сроков может закончиться для компании судебными разбирательствами, штрафами и даже уголовной ответственностью.

Постоянный и длительный срок хранения документов (75 лет) в архиве обычно обуславливается значимостью данных документов для государства. Историческая, культурная и научная ценность документации определяется экспертной комиссией, при этом несанкционированное уничтожение потенциально ценных документов преследуется по закону.

Сроки хранения документов

Если акционерное общество прекращает деятельность в результате проведенной реорганизации, подлинники его документов могут быть переданы только одному из вновь создаваемых обществ (как правило, обществу с наибольшей стоимостью чистых активов)

Основные правила работы архивов организаций одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2021 (далее — Основные правила). В пункте 2.3.1 Основных правил установлено, что ежегодно необходимо проводить экспертизу ценности документов, то есть определять сроки их хранения и отбирать документы для длительного хранения и уничтожения.

Документы временного и постоянного срока хранения

К документам временного хранения относятся документы со сроком хранения не более 10 лет. В отличие от них документы постоянного хранения, то есть те, которые нужно хранить не менее 75 лет и постоянно, имеют одну важную особенность: документы постоянного хранения в случае ликвидации или закрытия компании необходимо в обязательном порядке передавать в государственный или муниципальный архив.

1 год (например, ст. 314 Перечня 2021);
2 года (например, ст. 259 Перечня 2021);
3 года (например, ст. 651 Перечня 2021);
4 года (например, ст. 368 Перечня 2021);
5 лет (например, ст. 650 Перечня 2021) и 5 лет ЭПК (например, ст. 661 Перечня 2021);
10 лет (например, ст. 927 Перечня 2021) и 10 лет ЭПК (например, ст. 69 Перечня 2021).