Документы временного хранения до 10 лет

Содержание

Архивное хранение документов

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения , после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передачи в ведомственный архив. Предархивная подготовка дел включает две основных операции: оформление и описание дел. Оформление дел производится лицом, ответственным за работу с документами. В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел, проводится полное или частичное (упрощённое) оформление дел. Дела временного ( до 10 лет включительно) хранения подлежат упрощённому оформлению. Прежде всего выявляется их наличие в соответствии с номенклатурой дел. В делах проверяется правильность формирования , они остаются на скоросшивателях, листы не нумеруются , за верительные надписи не составляются, систематизируются по номенклатуре дел и сдаются в архив. Основное внимание сосредотачивается на делах постоянного , долговременного ( свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. В соответствии с требованиями «Государственной системы документационного обеспечения управления» и «Основных правил работы ведомственных архивов» проводится их полное оформление, которое включает :

Порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции определены в « Основных правилах работы ведомственных архивов». ЭК создаётся приказом руководителя из числа квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, заведующих канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии ( 3-5 человек). В небольших фирмах в состав ЭК входят секретарь и бухгалтер.

Хранение документов

В настоящее время в управлении помимо документов на бумажных носителях используются документы в электронной форме. Экспертиза ценности документов в электронной форме (ЭД) проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией на традиционных (бумажных) носителях. При ее проведении применяется та же комплексная система критериев ценности документов: значимость и полнота информации, отсутствие дублирующей информации и т.п. Однако определение возможности архивного хранения документов в электронной форме требует учета еще ряда факторов. Среди них: ограничение на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД на дальнейшее хранение; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения. Поэтому пока большинство документов постоянного и длительных сроков хранения передаются в архивы организаций в традиционной бумажной форме.

отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Сроки хранения отдельных видов документов

Для выявления сроков хранения управленческих документов можно воспользоваться списком типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, и перечнем типовых управленческих архивных документов, которые образуются в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, с указанной информацией о сроках хранения.

Архивное законодательство также регламентирует длительность срока хранения первичной документации, которая составляет 5 лет. Такая информация находится в перечне типовых управленческих документов, которые образуются в ходе деятельности организации.

Дела временного (до 10 лет срока хранения) подлежат частичному оформлению

Заголовок делана обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность, подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. 4

Опись документов обычно составляется в хронологическом порядке или по структурному принципу, а самым распространенным вариантом является объединение двух принципов, при котором опись дел формируется в хронологическом порядке, а в каждой хронологической группе – согласно подразделениям структуры. Также при описи документов учитывается степень важности дел. Стоит обратить внимание на то, что заголовки описи дел должны четко соответствовать тем, что указаны на обложке. После составления описи дел она должна быть утверждена руководством организации и быть согласована с экспертной комиссией.

Документы временного хранения до 10 лет

номер фонда, а так же описи;
период, за который составляется документ;
наименование структурного подразделения;
индекс дела и его заголовок;
крайние даты документа;
предельный срок хранения дела;
количество листов, находящихся в документе;
итоговое количество внесенных в опись единиц хранения;
указание литерных и пропущенных номеров;
какие-либо примечания к документам.

В некоторых организациях описи дел временного хранения могут не составляться вовсе. Это связано с отсутствием соответствующих документов в архиве организации. Так же в некоторых организациях может быть составлена опись дел со специальной документацией, к которой относятся следственные и судебные дела, научные отчеты по темам, нормативно-технические документы и т.д.

Документы временного хранения

перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2021 №558 (Перечень);
основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2021;
постановлением ФКЦБ №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках документов акционерных обществ».

Оформляет акт на уничтожение документов, подписанный председателем и членами комиссии, утверждаемый руководителем компании. Унифицированной формы такого акта нет, поэтому за образец можно взять форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций.

Общие положения

УТВЕРЖДЕНА приказом Минфина России от 31.12.92 № 81
Инструкция о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в Министерстве финансов Российской Федерации
/. Общие положения

Настоящая Инструкция разработана на основе Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, утвержденной Комитетом по делам архивов при Правительстве РФ 06.07.92, и определяет порядок организации работы и ведения делопроизводства по письмам, предложениям, заявлениям и жалобам граждан в центральном аппарате Министерства финансов РФ.
Делопроизводство по письмам ведется отдельно от общего делопроизводства, в Административно- контрольном управлении — Сектором писем граждан, в структурных подразделениях министерства — работниками, ответственными за ведение делопроизводства.
Персональную ответственность за состояние работы по рассмотрению писем граждан и ведение делопроизводства по письмам несут руководители управлений (отделов). Административно-контрольное управление осуществляет контроль за своевременностью рассмотрения писем и ведением делопроизводства в структурных подразделениях центрального аппарата, разрабатывает совместно с управлениями (отделами) министерства необходимые предложения по дальнейшему совершенствованию этой работы.
Заявления и жалобы разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления в министерство, а не требующие дополнительного изучения и проверки — безотлагательно, не позднее 15 дней.

Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

в описи соблюдается сквозной порядок нумерации дел;

графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;

при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью;

графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т. п.

Ю.2.11. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем предприятия и председателем ЭК.
Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй хранится в качестве контрольного экземпляра в службе ДОУ предприятия.
Отбор документов за соответствующий пе

риод к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за тот же период. После этого предприятие имеет право уничтожить дела и документы, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком. .

Подготовка и передача документов в архив

В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по персоналу.
Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их. хранения.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в службе ДОУ предприятия и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Передача дел в архив осуществляется ежегодно в течение января по заранее утвержденному начальником службы ДОУ и заведующим архивом графику.
В период подготовки дел к передаче в архив предварительно проверяется правильность их формирования, оформления, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел подлежат устранению до момента передачи дел в архив.
Прием каждого дела фиксируется отметкой в описи. По окончании процедуры в конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема- передачи дел. После этого описи заверяются подписями заведующего архивом и руководителя службы ДОУ предприятия.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на передаваемые документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись после дел, передаваемых на хранение.

Документы временного и постоянного срока хранения

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения был утвержден Главархивом СССР 15.08.1988 (в ред. от 31.07.2021). Но этот перечень не отражал наличие в стране организаций разных форм собственности и возникновение новых видов и разновидностей документов, т.к. был ориентирован на систему государственных учреждений, существовавшую в то время.

К документам временного хранения относятся документы со сроком хранения не более 10 лет. В отличие от них документы постоянного хранения, то есть те, которые нужно хранить не менее 75 лет и постоянно, имеют одну важную особенность: документы постоянного хранения в случае ликвидации или закрытия компании необходимо в обязательном порядке передавать в государственный или муниципальный архив.

Документы временного хранения до 10 лет

До передачи в архив документы должны храниться в бухгалтерии, в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности следует держать в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях.

Документы постоянного хранения передаются в государственные архивы, остальные подлежат хранению в структурных подразделениях организации или в ее архиве. Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом их оформления. В бухгалтерском учете организации движение первичных документов регламентирует график документооборота

Сроки хранения документов

Сроки хранения документов не зависят от того, в какой форме они созданы: бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значением заключенной в них информации. Поэтому назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией. Для документов, отобранных для временного хранения, важно определить, в течение какого времени они могут быть нужны. Поэтому определение сроков хранения отдельных документов — это еще одна важная задача экспертизы ценности документов.

Документы, уже сформированные в дела, могут понадобиться сотрудникам для работы. В этом случае вместо документа, извлеченного из дела, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. На дело, выданное целиком, заполняется карта-заместитель. В ней указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения дела. Карточка-заместитель помещается в шкафу на месте выданного дела.

Документы временного и постоянного срока хранения

Одним из основных способов классификации документов в организации является разделение на документы временного и постоянного хранения, для каждого из которых определены сроки хранения. Что представляют из себя документы временного и постоянного срока хранения и какое время их нужно сохранять в компании?

Способы хранения документов

Помощь при проведении экспертизы ценности документов оказывают типовые или ведомственные перечни документов со сроками хранения. Они позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Типовые перечни являются нормативно-методическими документами межотраслевого действия. При проведении экспертизы ценности документов ими могут руководствоваться все учреждения или организации. Ведомственные перечни устанавливают состав документов и сроки их хранения для определенной отрасли деятельности, например учреждений образования, здравоохранения и т.д. Однако, несмотря на наличие перечней, в ряде случаев требуется дополнительное изучение состава и содержания документов для определения необходимости и продолжительности их хранения

• отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
• отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;
• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Опись дел временного хранения

Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением?
Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок «корона».

Когда необходимо начинать готовить документы для передачи в государственный архив?
Процесс передачи документов на государственное хранение дело не быстрое и иногда может достигать от одного месяца до года, именно по этому проводить архивную обработку документов желательно ежегодно, однако если так получилось, что архивом в организации никто не занимался, следует обратиться в архивную компанию в самом начале процесса ликвидации или банкротства. Более того, не стоит забывать мудрую пословицу — Порядок в документах, порядок в делах!

Учет электронных документов временного (до 10 лет) хранения

Электронные документы временного (до 10 лет) хранения, поступающие в архив электронных документов организации из структурных подразделений, учитываются в книге учета поступления и выбытия электронных документов временного (до 10 лет) хранения.

6.5.3 Учетные БД заполняются на основе учетных документов архива. При поступлении в архив описей или их копий в электронной форме учетные сведения могут вноситься в учетные БД в автоматизированном режиме.

Оформление дел постоянного и временного хранения

На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения указываются: наименование организации-учредителя, наименование предприятия, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер дела (тома, части), заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности предприятия, личные, дела, дела на авторские свидетельства). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Опись дела, образец

В случае увольнения сотрудника, его личное досье направляют в архив на хранение. В папку подшивают заявление об увольнении (или любой другой документ с указанием причины увольнения), а также соответствующий приказ руководителя.

Завершающим этапом формирования дела считается составление внутренней описи документов, которая представляет собой учетный документ, содержащий полный перечень служебных бумаг, включенных в дело, с указанием порядковых номеров, идентификаторов, заголовков и дат, а также нумерацией листов дела. Она нужна для того, чтобы классифицировать и проиндексировать документацию, снабдить ее нумерацией.