Обзор секретарских должностей
Профессия секретаря на сегодняшний день одна из наиболее востребованных. Всего несколько лет назад фирме, как правило, был необходим лишь один единственный секретарь. Один человек занимался всем, включая прием звонков, распределение работы, например, целого автопарка, печать документов, чай-кофе для посетителей и составление рабочего дня босса.
Сегодня же в одиночку справляться с таким количеством обязанностей в крупных, да и в средних компаниях просто невозможно. Существует много компаний, где один сотрудник выполняет все секретарские обязанности, а в других организациях работает целый отдел секретарей, которыми управляет руководитель секретариата, все зависит от размеров фирмы, а также от специфики ее деятельности.
Профессия секретарь: человек-комбайн
ТОЧКИ ВХОДА Секретарское дело может стать первой работой, которая положит начало успешной карьере. Не стоит рассчитывать на большие деньги: главное — опыт, репутация и дополнительное образование, которое секретарь может получать параллельно, чтобы перейти на другую должность.
С другой стороны опытный секретарь со знанием иностранных языков и навыками деловых переговоров всегда в цене. Причем, в большой цене. Именно такой специалист становится «правой рукой» топ-менеджера и может претендовать на высокую зарплату.
Семинар: Совершенствование профессиональных навыков и компетенций секретаря
- получат практические навыки по организации деловых встреч и протокольных мероприятий;
- получат практические навыки по ведению делопроизводства в компаниях;
- познакомятся с методиками построения эффективной системы планирования рабочего дня руководителя;
- научатся применять изученные методики секретарского обслуживания на практике;
- повысят свой профессиональный уровень подготовки.
Цели семинара:
- совершенствование профессиональных навыков секретарей, помощников руководителей с учетом современных норм и требований;
- развитие компетенций секретаря на примере решения практических кейсов и деловых игр;
- обмен передовым опытом участников семинара;
- передача навыков по организации работы с документами в соответствии с требованиями законодательства.
Секретарь на ресепшн ключевые навыки
Аккуратность. Пунктуальность. Стрессоустойчива. Целеустремлённость. Легкообучаема. Неконфликта. Ответственно подхожу к работе, и выполняю до конца не откладывая на потом) Готова к подработкам и помощи коллегам (в рамках моей компетенции). Готова к задержками после рабочего времени по требованиям руководства, если это необходимо для завершения срочных рабочих дел. (ближайшее м. ЦАРИЦИНО, м.
В небольших организациях часто секретарь выполняет функции делопроизводителя. Делопроизводитель обычно занимается ведением и управлением официальными документами, составляет документы, организует их движение и работу с ними, ведет учет документов и их хранение. Если объем переписки не очень большой, то эти функции выполняет секретарь. Тем не менее, делопроизводство это отдельная профессия, которой в компаниях с большим объемом документов занимаются отдельные сотрудники — делопроизводители, имеющие специально образование.
При написании резюме администратора Вы можете выбрать понравившийся шаблон резюме. также Вам может понадобиться информация Как составить резюме .
Мы выдвинем вперед как раз ключевые навыки, которыми вы обладаете. Поэтому сразу после контактной информации сделайте блок, в котором буквально в одном-двух предложениях опишите себя, а затем расскажите о своих ключевых навыках.
Приложение 3
Профессия секретаря требует некоего артистизма, дипломатичности, хорошей памяти, сообразительности и самодисциплинированности. Приходится быстро все запоминать, знать всех сотрудников, основных и нужных клиентов хотя бы в лицо. Нужно всегда хорошо выглядеть, быть в хорошем настроении. Умение держать себя в руках, а язык за зубами очень ценится руководителями. Работая с шефом в одной команде, нужно научиться читать между строк, не задавать лишних вопросов, особенно в присутствии посторонних.
Особенность работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только работать с документами и техническими средствами, но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: своим руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. Секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, необходимостью выполнять несколько дел одновременно. Часто неполадки в работе секретаря являются следствием его негативных профессиональных и личных качеств.
Оценочный лист компетенций секретаря
Представьте, что в течение дня Вам
необходимо подготовить презентацию по
заданию руководителя, представить в
отдел персонала копии приказов,
организовать три деловые встречи
руководителя в комнате для конференций,
а также отправить три пакета с
документами по адресам. Опишите свои
действия (оцените логичность и тот факт,
что кандидат ни о чем не забыл)
Примеры реплик:
– Соедините меня с Иваном Петровичем,
пожалуйста, мы должны обсудить с ним
важный вопрос.
– Ответ.
– Мы обязательно должны с ним
пообщаться, это важно.
– Ответ.
– Я думаю, Иван Петрович будет
недоволен, если Вы меня с ним не
соедините.
– Ответ.
– Я в любом случае найду способ связаться
с Иваном Петровичем, и Вы окажетесь
виноваты.
– Ответ.
– Вы готовы брать на себя такую
ответственность?
– Ответ.
Навыки и компетенции секретаря на ресепшене
Словарь-справочник «Компетенции секретарей и офис-менеджеров» содержит всевозможные компетенции сотрудников «секретарского корпуса» . На основе справочника можно построить модели компетенций для следующих должностей: секретарь на ресепшн (reception), секретарь (отдела), секретарь (компании), секретарь-референт, помощник (ассистент) руководителя, персональный ассистент, личный помощник руководителя, офис-менеджер, секретарь-делопроизводитель.
Справочник содержит 30 компетенций (15 специальных и 15 общих). Каждая из компетенций представлена в следующем формате: название компетенции, ее определение, поведенческие индикаторы и шкала оценки по поведенческим индикаторам от «1» (совсем не согласен) до «5» (полностью согласен).
Обязанности секретаря на ресепшн
1.3. Администратор относится к категории руководителей и имеет в подчинении: 1.4. Администратор подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Общества.
— референт в приемную (лицо компании); — референт в приемную (лицо компании) со знанием иностранного языка; Стоимость подбора составляет 13% от годового дохода специалиста. Гарантийный испытательный срок — 3 месяца, в случае непрохождения кандидатом гарантийного испытательного срока мы производим однократную замену.
Обязанности секретаря на ресепшн
Регистрирует время, цель обращения, а также данные о принятых действиях (инициалы лица, к которому был переадресован посетитель, название отдела, номер кабинета и т.д.). 5. Дает ответы на вопросы посетителей в пределах своей компетенции. 6. Объясняет посетителям маршрут движения внутри предприятия.
Уставом Организации. 1.5.2. Коллективным договором Общества. 1.5.3. Правилами внутреннего трудового распорядка. 1.5.4. Приказами и распоряжениями директора Общества. 1.5.5. Распоряжениями начальника отдела документационного обеспечения управления и архивного хранения.
Навыки и компетенции секретаря на ресепшене
Сотрудник в приемной принимает входящие телефонные звонки и распределяет их, встречает клиентов и провожает.
К нему предъявляются минимальные требования, так как выполнение функций, в отличие от администратора на автомойке, не требует особых навыков и опыта работы.
В нашей организации появилась вакансия «секретарь на ресепшен». В квалификационном справочнике нет такого наименования должности. Как правильно оформить человека на работу и составить должностную инструкцию?
Навыки и компетенции секретаря на ресепшене
К секретарям первой ступени — секретарь на ресепшин, как к любому специалисту предъявляют требования. Основные — образование, опыт работы, знание компьютера, знание иностранного языка. Могут принять и студентку института, но гораздо чаще требуется либо среднее специальное образование, либо законченное высшее. Опыт работы: как правило, требуется опыт работы в аналогичной должности не менее одного года. Однако, чем выше уровень образования, тем ниже требования к стажу работы. От специалиста с высшим образованием могут не потребовать опыт работы. Знание иностранного языка на хорошем разговорном уровне — одно из основных требований к кандидату на эту должность. Знание основ делопроизводства. Компьютер: Уверенный пользователь: Word, Exel, Outlook, Интернет. Офисная техника: Умение пользоваться мини — АТС, факсимильным аппаратом, ксероксом. Хорошие коммуникативные навыки. Знание делового этикета. Знание основных правил ведения телефонных переговоров. Грамотная устная и письменная речь. Приветствуется знание основ конфликтологии.
Как видно из самого названия ГОСТ, в нем определен весь порядок оформления служебных документов и его требования, секретарь не только сам должен строго соблюдать, но и не допускать отправку из фирмы документов, выполненных с нарушением этого стандарта. Этот стандарт всегда должен быть на виду.
Особенности организации рабочего места секретаря
Необходимые навыки: разговорный иностранный язык, знание делового этикета, грамотная речь, умение создавать и поддерживать деловой имидж (в одежде, прическе, маникюре, косметике), знание основ секретарского дела — грамотное письмо, скорость печати от 150 уд. мин, минимальные знания в сфере документооборота и делопроизводства, знание ПК-программ (Word, Internet, e-mail).
Личностные качества секретаря-референта: помимо стандартных навыков секретаря (умение концентрироваться, хорошая переключаемость, структурированность, исполнительность), также приятная внешность, доброжелательность, хорошие коммуникативные навыки, умение разрешать возникшие конфликтные ситуации, лояльность к людям, внимательность, ответственность.
ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ КОМПЕТЕНЦИИ В РАБОТЕ СЕКРЕТАРЯ
- Внешняя и внутренняя переписка: служебные и коммерческие письма, электронные и факсимильные сообщения.
- Этикет деловой переписки. Формулы вежливости, варианты обращений и заключительных фраз.
- Особенности переписки по электронной почте.
- Подготовка и обслуживание работы коллегиальных органов, совещаний различных видов.
- Организация приема посетителей по текущим и личным вопросам.
- Функциональные обязанности по телефонному обслуживанию руководителя.
- Работа с информацией. Мониторинг информации в сфере интересов руководства.
- Требования к управленческой информации.
Должностные обязанности секретаря на ресепшене
За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины. 6.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.
Администратор в своей деятельности руководствуется: — локальными актами и организационно-распорядительными документами Общества; — правилами внутреннего трудового распорядка; — правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты; — указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя; — настоящей должностной инструкцией. 1.9. В период временного отсутствия Администратора его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя]. 2. Функциональные обязанности Администратор обязан осуществлять следующие трудовые функции: 2.1. Осуществлять работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий. 2.2. Обеспечивать контроль за сохранностью материальных ценностей. 2.3. Консультировать посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. 2.4.
Должностная инструкция секретаря на ресепшене
1.3.Ресепшионист должен знать: -техническое оснащение офиса; -структуру управления предприятием; -инструкции службы безопасности по доступу посетителей на объекты предприятия; -расположение структурных подразделений и отдельных специалистов предприятия; -основы делового этикета и протокола; -техническое оснащение офиса; -маршрутизацию, принятую на предприятии; -основные правила пользования оргтехникой; -правила внутреннего трудового распорядка; -правила и нормы охраны труда; -правила техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. 1.4.Ресепшионист назначается на должность и освобождается от нее по приказу руководителя предприятия. 1.5.Ресепшионист находится в подчинении у ___________________________________.
Возможность обучения на месте.
