Тема: Учет карт для тахографа
Добрый день! С 1 апреля 2021 года юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие на территории Российской Федерации деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны оснащать их тахографами.
Как отразить для целей бухгалтерского и налогового учета расходы на приобретение и установку тахографа, а также расходы на приобретение карт водителей и карт предприятия для тахографов и их выдачу водителям и ответственным лицам? Как документально оформить выдачу карт водителю и ответственному лицу? Является ли катра водителя собственностью водителя, и должна ли организация удержать с него НДФЛ?
В целях безопасности дорожного движения организации и предприниматели, которые ведут деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны оснащать их тахографами. Это регистрирующие приборы, предназначенные для контроля и регистрации таких параметров как: скорость и маршрут движения, периоды труда и отдыха водителей (п. 1 ст. 20 Закона «О безопасности дорожного движения» от 10.12.95 № 196-ФЗ). Требования к тахографам, категории и виды оснащаемых ими транспортных средств, правила их использования, обслуживания и контроля их работы утверждены Приказом Минтранса от 13.02.2021 № 36.
Понятно, что тахографы предназначены для использования в организации в течение нескольких лет, а не одного года. Так что для их отражения в бухгалтерском и налоговом учете остается определиться только со стоимостью.
Если ваш тахограф вместе с расходами на установку стоит более 40 000 руб., то и в бухгалтерском, и в налоговом учете – это будет отдельное основное средство (п. 4, 5 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утв. Приказом Минфина от 30.03.2021 № 26н, п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 257 НК РФ). Сразу скажем, что это ни в коей мере не модернизация транспортного средства (автомобиля, автобуса и т.д.), приводящая к увеличению его первоначальной стоимости. Ведь тахограф без какого либо ущерба можно снять с одного транспортного средства и поставить на другое. При этом расходы на установку тахографа надо будет включить в его первоначальную стоимость (п. 8 ПБУ 6/01, п. 1 ст. 257 НК РФ).
Если же стоимость вашего тахографа вместе с расходами на его установку не более 40 000 руб., то и в бухгалтерском, и в налоговом учете его можно учесть как материальные расходы. И списать его стоимость и затраты на установку на расходы единовременно в момент ввода в эксплуатацию (п. 5 ПБУ 6/01, подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). В этом случае расходы на установку тахографа можно учесть:
— в бухучете как расходы по обычным видам деятельности (п. 5, 6, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина от 06.05.99 № 33н);
— в налоговом учете – либо как прочие расходы – на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством РФ (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ), либо как материальные затраты.
Заметим, что если в соответствии с вашей учетной политикой актив признается основным средством в пределах другого лимита (меньше 40 000 руб.), то вам следует руководствоваться этим лимитом (п. 4, 5 ПБУ 6/01) при отнесении тахографа к ОС в бухучете.
Что же касается карт водителей и предприятия, то они нужны при приобретении цифрового тахографа.
Карта водителя – персональная и выдается в единственном экземпляре сроком на три года. Она нужна для идентификации водителя, хранения данных о периодах его работы и отдыха при вождении транспортного средства (подп. 1 п. 4 Требований к тахографам – приложение № 1 к Приказу Минтранса от 13.02.2021 № 36, приложение № 2 к Требованиям).
Карта предприятия не содержится никакой информации. Она нужна только для авторизованного доступа к информации на тахографах и на карточках водителей. При помощи карты предприятия, записанная информация с карточки водителя и тахографа может быть получена, сохранена на компьютер и впоследствии проанализирована и/или предоставлена для проверки работникам транспортной инспекции. Карта предприятия выдается на имя руководителя организации или ответственного лица, назначенного приказом по организации. Срок действия карты 3 года (подп. 4 п. 4 Требований к тахографам – приложение № 1 к Приказу Минтранса от 13.02.2021 № 36, Приложение № 2 к требюованиям).
Эти карты можно единовременно учесть:
(и) в бухучете – как расходы по обычным видам деятельности (п. 5, 6, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина от 06.05.99 № 33н);
(и) в налоговом учете – как прочие расходы – на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством РФ (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Хотя и не исключено, что налоговики захотят, чтобы вы списывали стоимость карт равномерно в течение срока их использования.
Карты водителям можно выдать по ведомости, в которой будут указаны все данные карты, дата ее выдачи водителю и будет стоять роспись водителя в получении.
Как мы уже сказали, карта водителя оформляется на конкретное лицо. То есть она именная и выдается на руки водителю. И когда он уйдет, то заберет ее с собой, ведь организации то она ни к чему. По нашему мнению удерживать НДФЛ со стоимости карты водителя не нужно. Ведь организация оформляла и оплачивала карту водителя карту для своей производственной деятельности, то есть в своих интересах. И это расходы организации, а не ее работника. Следовательно, оплаченная организацией стоимость карты водителя не является экономической выгодой водителя в денежной или натуральной форме (ст. 41 НК РФ) и не подлежит обложению НДФЛ. По нашему мнению ситуация с оплатой и выдачей карт водителям аналогична ситуации с выдачей и оформлением медкнижек работникам. А при оплате работодателем медкнижек Минфин считает, что не нужно удерживать с работника НДФЛ (Письма Минфина от 21.11.2021 № 03-03-06/4/84).
Расходы на приобретение карт для тахографа
. Требования к тахографам установлены в приложении 1 к Приказу N 36. Согласно п. 2 указанного приложения в состав тахографа входят бортовое устройство и внешние компоненты.
К внешним компонентам относятся в том числе карты тахографа.
Типы карт тахографа (карта водителя, карта контролера, карта мастерской, карта предприятия) перечислены в п. 4 Приказа N 36. Так, карта водителя обеспечивает идентификацию и аутентификацию водителя с использованием шифровальных (криптографических) средств, а также хранение данных о деятельности водителя.
Если за карты дополнительно не доплачивали и по документам они идут в комплекте с основным оборудованием, и отдельно от тахографа их использовать не представляется возможным, то и в учете правильней было бы их учитывать в составе ОС. Получается что Вы как бы принимаете на баланс единый объект стоимостью 70 тысяч рублей. Соответсвенно и в БУ и НУ амортизация по идее должна начисляться на все оборудование в целом.
Учет приобретения тахографа и карты водителя для служебного автомобиля
Согласно пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ расходы на приобретение инструментов, приспособлений, инвентаря, приборов, лабораторного оборудования, спецодежды и других средств индивидуальной и коллективной защиты, предусмотренных законодательством РФ, и другого имущества, не являющегося амортизируемым имуществом, относятся к материальным расходам. Стоимость такого имущества включается в состав материальных расходов в полной сумме по мере ввода его в эксплуатацию (п. 2 ст. 272 НК РФ).
В целях обеспечения сохранности переданного в эксплуатацию тахографа его стоимость может быть отражена за балансом, например, на забалансовом сч. 013 «Активы стоимостью до 40 тыс. руб. и со сроком полезного использования свыше 12 мес. в эксплуатации» (п. 5 ПБУ 6/01).
Особенности учета тахографа в бухгалтерском учете
Если стоимость устройства составляет меньше 100 000 рублей, производится единовременный учет при переводе тахографа в эксплуатацию. В этом случае образуется необходимость в использовании ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу», утвержденных приказом Минфина №114н от 19 ноября 2021 года.
Перечень компаний, обязанных устанавливать устройство, оговорен в Приказе №16 от 28 января 2021 года, который внес изменения в Приказ Министерства транспорта №36 от 13 февраля 2021 года. В частности, требования касаются этих транспортных средств:
Организация приобрела именные карты водителей для тахографов: порядок учета и налогообложения
К доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относятся в том числе полученные налогоплательщиком товары, выполненные в интересах налогоплательщика работы, оказанные в интересах налогоплательщика услуги на безвозмездной основе или с частичной оплатой (пп. 2 п. 2 ст. 211 НК РФ).
Поскольку стоимость приобретенных тахографов составляет менее 40 000 руб., то при условии, что такие ценности согласно учетной политике организации учитываются в составе МПЗ, в бухгалтерском учете организация будут сделаны следующие записи (НДС не затрагиваем):
Карта водителя для тахографа
Материалы с водительской карты считываются 1 раз в 28 дней. Считывание осуществляет транспортный перевозчик (можно это делать и удаленно) с помощью специальных программ, если тахограф водителя оснащен Глонасс-приемником с GPRS/GPS-модемом, или устройством с USB-входом.
С недавнего времени все водители-дальнобойщики обязаны иметь в машине цифровой тахограф (контрольный считывающий прибор) и специальную карту водителя для тахографа. Нововведение вызвано тем, что человек за рулем устает и требует отдыха. Иногда грузоперевозчики проводят за рулем сутки без сна. Чтобы избежать перегрузок на организм человека и запретить уставшему водителю движение по дороге (это риск для окружающих участников движения и для самого водителя), был придуман тахограф.
Должен ли водитель за свой счет приобретать карту для тахографа
В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) в целях гл. 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).
Согласно ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» тахографом признается техническое средство контроля, обеспечивающее непрерывную, некорректируемую регистрацию информации о скорости и маршруте движения транспортных средств, о режиме труда и отдыха водителей транспортных средств.
Бухгалтерский учет карты тахографа
При бухгалтерском учете на упрощенной системе налогообложения (УСНО):
— внесите запись об оприходовании карт в строки Дебет 10 и Кредит 60 (включая входной НДС от поставщика, при его наличии) первичный документ: товарная накладная по форме ТОРГ-12 и счет-фактура (при ее наличии) или универсальный передаточный документ (УПД);
— Когда выдаёте карту, внесите запись о списании стоимости карты в строки Дебет 23/25/26/29/44… и Кредит 10 первичный документы — накладная на отпуск материалов со склада.
При налоговом учете карты водителя для тахографа, расходы на её приобретение можно включить в расчёт налога на УСН (Доходы минус расходы), если соблюдены три следующих условия одновременно:
Для полного бухгалтерского учета карты водителя для тахографа выполните следующие действия:
При бухгалтерском учете на основной системе налогообложения (ОСНО):
— внесите запись об оприходовании карт в строки Дебет 10 и Кредит 60 первичный документ: товарная накладная по форме ТОРГ-12 или универсальный передаточный документ (УПД);
— сумму НДС поставщика (при его наличии) отразите в строках Дебет 19 и Кредит 60 первичный документ: счет-фактура или универсальный передаточный документ (УПД);
— примите к вычету сумму НДС поставщика (при его наличии) в строках Дебет 68 на субсчёте «Расчёты по НДС» и Кредит 19 на момент формирования книги покупок;
— Когда выдаёте карту, внесите запись о списании стоимости карты в строки Дебет 23/25/26/29/44… и Кредит 10, первичный документы — накладная на отпуск материалов со склада.
При налоговом учете карты водителя для тахографа, расходы на её приобретение можно включить в расчёт налога на прибыль.
Где сделать карту водителя для тахографа и что это такое
Тахокарта водителя бывает двух видов — один предназначается для использования в тахографе с некорректируемым криптографическим модулем (НКМ) или средством криптографической защиты информации (СКЗИ).
Статья предусматривает штраф за «несоответствие установленным требованиям тахографов». Так как карта является неотъемлемой частью устройства, без которой оно не может корректно функционировать, отсутствие карты будет приравнено к неработающему устройству, за что будет выписан штраф.
Кто должен нести расходы по приобретению карт тахографа
«Правилами финансового обеспечения предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников и санаторно-курортного лечения работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами»
руб. то для целей бухгалтерского учета тахограф признается основным средством. При этом стоимость ОС списывается на расходы через амортизацию (п. 4, абз. 4 п. 5, п. 17 ПБУ 6/01), то есть равномерно, с учетом срока полезного использования объекта ОС (п. 19 ПБУ 6/01), который устанавливается организацией по определенным правилам (п. 20 ПБУ 6/01). Срок полезного использования для применения механизма амортизации можно установить исходя из Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы (утверждено Постановлением Правительства РФ от 01.01.2021 N 1), согласно которой тахографы относятся к четвертой амортизационной группе со сроком полезного использования свыше пяти до семи лет включительно. В налоговом учете для целей налогообложения прибыли имущество стоимостью до 100 000 руб.
Приобретение тахографа статья расходов
Объем средств, направляемых страхователем на финансовое обеспечение предупредительных мер, не может превышать 20% сумм страховых взносов, начисленных им за предшествующий календарный год, за вычетом расходов на выплату обеспечения по указанному виду страхования, произведенных страхователем в предшествующем календарном году. (п. 5 ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 03.12.2021 № 219-ФЗ «О бюджете Фонда социального страхования Российской Федерации на 2021 год и на плановый период 2021 и 2021 годов»)
Выгруженные данные должны храниться в базах данных предприятия в течение одного года и должны быть доступны для проверки. Транспортные предприятия обязаны обеспечить водителя руководством по эксплуатации тахографа и необходимыми расходными материалами (бумага для принтера). Использование и администрирование карты предприятия должно производиться с соблюдением мер предосторожности. Тахографические карты не подлежат передаче третьим лицам.
Как отразить в учете расходы на тахограф
Тахограф, первоначальная стоимость которого не превышает 100 000 руб., учтите в составе материальных затрат . При методе начисления организация вправе самостоятельно определить порядок его списания с учетом срока использования тахографа и других экономических показателей. Например, единовременно или равномерно в течение нескольких отчетных периодов (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Если организация применяет кассовый метод, налоговую базу уменьшите после передачи тахографа в эксплуатацию и его оплаты поставщику (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).
Тахограф, приобретенный и установленный на транспортное средство в соответствии с требованием статьи 20 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ, учтите в составе основных средств (п. 4 ПБУ 6/01). Стоимость тахографа списывайте через амортизацию .
КОСГУ на установку тахографа
При принятии решения в данной ситуации учреждение может также руководствоваться методологией, доведенной до него учредителем (главным распорядителем бюджетных средств). Порядок принятия к учету тахографов пропишите в учетной политике учреждения. Ответственность за правильность принятого решения несет учреждение. Такой вывод подтверждает письмо Минфина России от 21.09.2021 г. № 02-05-11/3866.
Тахограф представляет собой контрольный бортовой прибор в составе транспортного средства, предназначенный для контроля и регистрации таких параметров как скорость движения, пробег автомобиля, периоды труда и отдыха экипажа. Как правило, приборы учета относят к материальным запасам, так как они выполняют свои функции только в составе комплекса (в данном случае после установки тахографа в транспортное средство), а не самостоятельно. Следовательно, они не признаются отдельными инвентарными объектами (п. 41, 45 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Вместе с тем, учитывая предназначение, сроки и порядок использования тахографа, учреждение может принять решение об отнесении указанного прибора к основным средствам.
Обязательна ли карта предприятия для тахографа
- Уникальный номер.
- Срок действия электронного ключа для тахографа.
- Наименование организации.
- Наименование организации, которая выдала документ.
- Данные ответственного лица (директор, начальник транспортного департамента и т.д.).
- Скан-копия подписи ответственного лица и т.д.
Именно для выполнения этой функции и используется электронный ключ предприятия. Таким образом, становится очевидным: обойтись без оформления такой карты нельзя, потому что иначе владелец компании просто не сможет получить доступ к данным с бортовых самописцев, установленных на транспортных средствах. Следовательно, любая проверка выявит нарушение, которое согласно ст. 11.23 КоАП РФ может караться штрафом до 50 тысяч рублей (для юридических лиц) или приостановкой деятельности компании на срок до 3 месяцев.
Каков штраф за отсутствие карточки водителя для тахографа в 2021 году
- Отсутствие тахографа в устройстве соответствующей категории влечет за собой штраф от 1 000 до 3 000 водителю автомобиля (автобуса), ответственные лица в компании, где работает гражданин, понесут наказание от 5 000 до 10 000 рублей.
- Нарушение правил эксплуатации устройства, в том числе и отсутствие соответствующей карты у водителя, карается аналогично предыдущему пункту. Ответственные лица также несут схожее наказание.
- При нарушении водителем скоростного режима либо же режима езды и отдыха, он будет наказан штрафом от 1 000 до 3 000 рублей.
Данная норма регулируется положениями статьи 11.23 КоАП РФ. В ней же указаны штрафы за отсутствие тахографа или карты водителя для него. Далее поговорим непосредственно об их размерах. Какие же санкции могут применить сотрудники дорожно-патрульных служб за данное правонарушение?
