Допускается ли на акте выполненных работ факсимильная подпись

Содержание

Применении факсимильной подписи на актах выполненных работ

ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Кировской области» (далее – учреждение) является федеральным бюджетным учреждением, осуществляющим свою деятельность на основании устава. Учреждение оказывает санитарно-гигиенические, бактериологические и вирусологические исследования за плату сверх задания и по внебюджетной деятельности, при этом с заказчиками (потребителями) услуг заключаются договоры с использованием факсимильного воспроизведением личной подписи руководителя учреждения. Условиями договора предусмотрено использование факсимиле на актах оказанных услуг, т.е. стороны при совершении сделки соглашаются на использование факсимильного воспроизведения подписи. Гражданский кодекс Российской Федерации признает факсимильное воспроизведение подписи аналогом собственноручной подписи. Однако, поскольку случаи и порядок использования факсимильной подписи законодательством не урегулированы, применение ее на практике может вызвать споры с проверяющими органами, о чем свидетельствует неоднозначная позиция арбитражной практики судов. Просим пояснить позицию налогового органа о применении факсимильной подписи на актах выполненных работ / оказанных услуг, в случае если это предусмотрено соглашением сторон?

В соответствии с приведенным материалом чиновники настаивают на том, что на бухгалтерских и налоговых документах (в том числе на актах выполненных работ (оказанных услуг)) проставлять нужно живую подпись. Так как ни в Налоговом кодексе, ни в федеральном законе о бухучете нет прямых указаний на то, что живую подпись на документах можно заменить факсимильной.

Тема: Факсимиле на актах выполненных работ

Статья 9, пункт 2:
2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.

Факсимильная подпись на актах

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Возможность использования факсимильной подписи на актах приема-передачи выполненных работ должна быть прямо предусмотрена договором. В некоторых случаях возможность ее использования устанавливается судом исходя из практики, сложившейся в процессе взаимоотношений сторон. Однако в любом случае нельзя исключить вероятность возникновения споров с налоговыми органами в связи с использованием такой подписи, разрешать которые организации придется в суде.

Обоснование вывода:
В соответствии с п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Таким образом, ГК РФ признает факсимильное воспроизведение подписи аналогом собственноручной подписи. Однако, поскольку случаи и порядок использования факсимильной подписи законодательством не урегулированы, применение ее на практике может вызвать вопросы.
В силу вышеуказанной нормы возможность и порядок применения такой подписи на актах приема-передачи выполненных работ должны быть четко предусмотрены сторонами в договоре. В противном случае такие акты могут быть не признаны судами в качестве документов, подтверждающих факт выполнения работ по договору (смотрите, например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26.11.2021 N А32-24509/2021, Московского округа от 24.02.2021 N КГ-А40/1171-09, Поволжского округа от 19.02.2021 N А72-10043/2021).
Вместе с тем на основании ст. 431 ГК РФ, если буквальное значение условий договора не позволяет определить его содержание, судом должна быть выяснена действительная общая воля сторон с учетом цели договора. При этом во внимание принимаются все соответствующие обстоятельства, включая предшествующие договору переговоры и переписку, практику, установившуюся во взаимных отношениях сторон, обычаи делового оборота, последующее поведение сторон. Поэтому, помимо прямого указания в тексте договора, возможны случаи признания надлежаще оформленными актов приема-передачи с факсимильными подписями исходя из практики, сложившейся в процессе взаимоотношений сторон (смотрите, например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 29.10.2021 N А56-40101/2021). Однако, на наш взгляд, возможность и порядок использования факсимильного воспроизведения подписи все-таки лучше предусмотреть в тексте договора.
Следует также учитывать, что в силу положений ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете) акт приема-передачи выполненных работ является первичным учетным документом и, поскольку его форма не предусмотрена альбомами унифицированных форм, он должен содержать все перечисленные в этой статье обязательные реквизиты. Среди таких реквизитов — личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.
К сожалению, понятие личной подписи в Законе о бухгалтерском учете не раскрыто. Также ни бухгалтерское, ни налоговое законодательство не предусматривают использование в учетных документах факсимильной подписи.
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ в письме от 01.06.2021 N 03-07-09/33 посчитал невозможным давать разъяснения по вопросам заполнения унифицированных форм первичных учетных документов, в том числе товарной накладной и актов оказанных услуг (выполненных работ), поскольку это не относится к его компетенции, а также порекомендовал в таких вопросах руководствоваться нормами законодательства о налогах и сборах. При этом использование факсимильной подписи при заполнении счетов-фактур признается Департаментом недопустимым. Аналогичной позиции придерживается и ФНС России (смотрите, например, письма от 19.10.2021 N ММ-6-03/886@, от 17.05.2021 N ММ-6-03/404@, от 14.02.2021 N 03-1-03/210/11).
Сложившаяся арбитражная практика по вопросу использования факсимильной подписи на первичных документах достаточно противоречива.
Так, в ряде случаев суды указывали, что использование факсимиле на первичных документах неправомерно, поскольку законодательство о бухгалтерском учете не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи (смотрите, например, постановления ФАС Поволжского округа от 19.07.2021 N А65-3666/2021, от 03.05.2021 N А57-4249/06, ФАС Северо-Западного округа от 27.09.2021 N А05-2381/04-13). Однако следует учитывать, что приведенные решения в основном касаются споров о возмещении сумм НДС и подписания счета-фактуры, порядок оформления которого регламентируется налоговым законодательством (ст. 169 НК РФ). Тем не менее даже и по таким спорам бывают противоположные решения судов (смотрите, например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2021 N А42-4217/2021, ФАС Волго-Вятского округа от 23.04.2021 N А82-6555/2021-37, ФАС Поволжского округа от 26.03.2021 N А55-6067/2021). Порядок же оформления актов выполненных работ налоговым законодательством не регулируется.
В известных случаях рассмотрения споров об оформлении актов приемки выполненных работ суды признают возможность использования факсимиле на таких документах. Так, в постановлении ФАС Московского округа от 25.06.2021 N КГ-А40/5478-07 судом установлено, что факсимильная подпись генерального директора на накладной была поставлена по его распоряжению и возражений со стороны контрагента в рассматриваемой ситуации не последовало.
Еще в одном постановлении ФАС Московского округа от 26.04.2021 N КА-А40/2975-05 судьи указали, что доводы налоговых органов о том, что договор, приемо-сдаточные акты не удовлетворяют критерию достоверности содержащихся в них сведений, так как подписаны факсимильным способом, не могут быть приняты вследствие того, что факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи.
Вышеприведенная арбитражная практика показывает, что использование факсимильного воспроизведения подписи на актах приема-передачи выполненных работ может быть предусмотрено договором, но это не исключает риск предъявления претензий со стороны налоговых органов и в таком случае правомерность его применения придется отстаивать в суде.

Можно ли акт выполненных работ заверить факсимильной подписью

Ответ: Если в договоре подряда установлено, что факсимильная подпись на акте выполненных работ допускается, то такое оформление не противоречит нормам гражданского законодательства. Однако при подтверждении расходов по налогу на прибыль возможны претензии со стороны налоговых органов по поводу надлежащего оформления первичных документов.

Но Минфин России выразил точку зрения, что законодательство не предусматривает использования факсимильной подписи при оформлении первичных документов, на них должна стоять личная подпись ответственного лица (Письмо Минфина России от 13.04.2021 N 03-03-06/20808).

Возможно ли использование факсимильной подписи на актах выполненных работ? (С

Положения Гражданского кодекса. Пунктом 2 статьи 152 Гражданского кодекса установлено, что сделка, совершенная в письменной форме, должна быть подписана сторонами или их представителями, если иное не вытекает из обычаев делового оборота. Допускается при совершении сделки использование средств факсимильного копирования подписи, электронной цифровой подписи, если это не противоречит законодательству или требованию одного из участников.

Компания начала использование факсимильной подписи на внутренних документах. Допускается ли подписание факсимиле актов выполненных работ на полученные счета-фактуры от поставщиков? Данные расходы компания относит на вычеты по КПН.

Допускается ли на акте выполненных работ факсимильная подпись

Вопрос: Вправе ли организация использовать акт выполненных работ с факсимильной подписью при подтверждении расходов в целях исчисления налога на прибыль, если данное право предусмотрено в договоре подряда?

Подписание акта выполненных работ

— органы юридического лица, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительным документом (п. 1 ст. 53 ГК РФ). Например, в хозяйственных обществах это единоличный исполнительный орган: директор, генеральный директор, президент (ст. 40 Федерального закона от 08.02.2021 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах»);

Как правило, акт подписывается уполномоченным лицом лично. Однако в силу п. 2 ст. 160, п. 4 ст. 421 ГК РФ стороны также вправе предусмотреть в договоре возможность использования в акте факсимильного воспроизведения подписи, электронной подписи или иного аналога собственноручной подписи.

Подписание актов выполненных работ при помощи факсимиле

Для оперативного выставления счетов-фактур по поставкам продавец может воспользоваться факсимиле. Так проще поставщику. Однако затем покупателя ждет неприятная ситуация. Налоговая инспекция проведет камеральную проверку и откажет в возмещении суммы НДС, уплаченной при приобретении товара.
Чиновники полагают, что счета-фактуры с факсимильными оттисками подписей руководителя и главного бухгалтера не дают фирме право на возмещение НДС. Дело в том, что если поставщик оформил счета-фактуры с нарушениями пунктов 5 и 6 статьи 169 Налогового кодекса, то покупатель не сможет получить вычет из бюджета. А пункт 6 предусматривает, что этот налоговый регистр должен быть подписан главным бухгалтером и руководителем фирмы. Хотя законодатели не дают прямых указаний на то, что автографы должны быть «живыми», инспекторы считают, что пункт 6 не предоставляет возможности использовать клише. Кроме того, факсимильные счета-фактуры даже нельзя зарегистрировать в книге покупок и книге продаж, поскольку они не соответствуют «установленным нормам их заполнения» (письма УФНС по г. Москве от 9 марта 2021 г. N 19-14/14327, МНС от 21 апреля 2021 г. N 03-1-08/1039/17, УМНС по г. Москве от 1 сентября 2021 г. N 11-14/47605).
Судьи в свою очередь становятся на сторону фирм. Ведь уточнений о характере подписи нет ни в Налоговом кодексе, ни в правилах ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС (утв. постановлением Правительства от 2 декабря 2021 г. N 914). Например, ФАС Московского округа считает, что законодательство не запрещает проставлять факсимиле в счетах-фактурах. Это клише является аналогом «живой» подписи. Если фирма заплатила за товар и оприходовала его по этим налоговым регистрам, заверенным поставщиком, то у налоговой нет оснований отказывать в возмещении НДС. Поэтому инспекторы также не вправе оштрафовать компанию в случае представления факсимильно заверенных счетов-фактур за неуплату или неполную уплату налога в результате занижения базы по статье 122 Налогового кодекса (постановления ФАС Московского округа от 3 ноября 2021 г. N КА-А40/10060-04, от 28 мая 2021 г. N КА-А40/2727-03).
Несмотря на то что в столице суд решал дела в пользу фирм, в других регионах служители Фемиды становились на сторону инспекторов. Судьи отказывали налогоплательщикам в возможности использования факсимиле (постановления ФАС Северо-Западного округа от 27 сентября 2021 г. N А05-2381/04-13, ФАС Дальневосточного округа от 28 мая 2021 г. N Ф03-А16/04-2/1111).
Поэтому решения московского суда в пользу налогоплательщиков не должны вводить бухгалтеров в заблуждение. Возможно, фирме не стоит принимать от поставщиков счета-фактуры с факсимиле, поскольку ответственность за эти документы «ляжет на плечи» покупателя. Именно покупатель недополучит из бюджета оплаченный НДС. А судиться за каждую «бумажку» небольшой компании не по силам.

Кстати говоря, «оборотной стороной медали» является другой метод, с помощью которого поставщики пытаются выйти из положения, связанного с невозможностью проставления личной собственноручной подписи генерального директора и главного бухгалтера на всех счетах-фактурах (при их значительном количестве). Речь идет о возможности использования при оформлении счетов-фактур штампов с факсимильным изображением подписи руководства. На практике многие предприятия, особенно крупные, в чьем документообороте количество выдаваемых счетов-фактур исчисляется тысячами и даже десятками тысяч, стремятся не делегировать полномочия по подписанию этих документов другим сотрудникам. Вместо этого изготавливаются факсимиле необходимых подписей, которые в неограниченном количестве проставляются на исходящей документации, включающей не только счета-фактуры, но и акты сдачи-приемки, накладные и т.п.
Однако в результате, к сожалению, страдает покупатель, так как полученные им документы формально не имеют юридической силы. Причем это как раз тот случай, когда сказанное в равной степени относится и к бухгалтерским первичным учетным документам, и к счетам-фактурам. Дело в том, что в пункте 2 «ж» статьи 9 Закона о бухгалтерском учете сказано о необходимости наличия личных подписей, а пункт 6 статьи 169 НК РФ требует, чтобы счет-фактура подписывался руководителем и главным бухгалтером. Проставление вместо этого факсимильного оттиска свидетельствует о нарушении положений законодательства, так как тем самым не достигаются основные цели визирования документов уполномоченными лицами. Во-первых, отсутствует подтверждение правомерности (иными словами — одобрение) факта совершения операции, которая оформлена соответствующим документом, а во-вторых, не происходит принятия на себя ответственности лицами, на которых такая ответственность (пусть даже в отдельных аспектах) возложена законодательством.
Такую позицию разделяют налоговые органы и Минфин России. Например, в письмах МНС России от 21 мая 2021 г. N ВГ-6-03/404, от 24 июля 2021 г. N 03-4-09/2189/34-х127 и письме Департамента налоговой политики Минфина России от 27 апреля 2021 г. N 04-03-11/69 прямо указано следующее. При оформлении счетов-фактур «использование электронно-цифровых или факсимильных подписей руководителя организации, главного бухгалтера и печати организации не допускается». Несмотря на сравнительную давность упомянутых писем, анализ более поздних документов такого рода позволяет заключить, что позиция контролирующих инстанций не изменилась. Так, аналогичные разъяснения можно найти в письме Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 26 мая 2021 г. N 04-02-05/2/28, где возможность замены «рукописной» подписи ее аналогом связывается только с соблюдением условий пункта 1 статьи 4 Федерального закона от 10 января 2021 г. N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
Однако, повторим, ответственность продавца (поставщика) за нарушения в оформлении счетов-фактур законодательством не установлена, а проблемы в связи с отступлением от требований нормативных актов возникают у его контрагентов, которые порой не в состоянии повлиять на действия поставщика. Особенно ярко это проявляется во взаимоотношениях с монополистами, в частности, оказывающими услуги транспорта, связи, энергоснабжения. Добиться от них выставления документов с «живыми» подписями и печатями практически невозможно. Так что почти любая организация, систематически формирующая по данным категориям расходов налоговые вычеты по НДС, подтвержденные дефектными счетами-фактурами, сознательно идет на риск: при проверке инспекторы с формальных позиций могут объявить вычет неправомерным.

Рекомендуем прочесть: Сниилс в липецке

Где можно использовать факсимиле в России в 2021 году

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

Ф.И.О. и должности работников, имеющих право использовать факсимиле;
образцы факсимильных оттисков используемых подписей;
действия сторон в случае увольнения указанных лиц;
период действия соглашения (точный срок или по уведомлению одной из сторон).

Возможно ли проставление факсимильной подписи в актах о приемке выполненных работ? Какими внутренними документами организации (локальными актами) можно закрепить правила использования факсимильной подписи

Современными специалистами высказывается предложение о закреплении правил использования факсимиле внутри организации в локальном нормативном акте, включая перечень должностных лиц, ответственных за хранение факсимиле*(249).

Для того чтобы легализовать использование факсимиле при оформлении акта о приемке выполненных работ, можно использовать два пути. Во-первых, отдельным соглашением контрагентов установить равную юридическую силу собственноручной подписи уполномоченного лица и ее аналога (факсимиле). В этом случае и договор, и все документы, составляемые в процессе исполнения его условий, в том числе акты о приемке выполненных работ, могут подписываться с помощью факсимиле. Во-вторых, непосредственно в договор можно включить условие о правомерности использования факсимиле в документах, оформляющих исполнение договорных условий (актах, приложениях, дополнениях и проч.).

Разрешено ли ставить факсимиле на актах выполненных работ

Подскажите пожалуйста, разрешено ли ставить факсимиле на актах выполненных работ и актах выполненных работ для клиентов? А также можем ли мы принимать документы от поставщика нерезидента (Россия) с использованием факсимиле?

В статье 152 Гражданского Кодекса РК говорится, что сделка, совершенная в письменной форме, должна быть подписана сторонами или их представителями, и допускается при совершении сделки использование средств факсимильного копирования подписи, электронной цифровой подписи, если это не противоречит законодательству или требованию одного из участников.

Факсимильная подпись на акте КС-2

Известно, что получить деньги с заказчика за выполненные работы бывает нелегко. Некоторые заказчики находят множество причин, чтобы обосновать отказ в перечислении денег (договор является незаключенным, работы выполнены некачественно, нарушен срок сдачи, завышены объемы и расценки, в акте указаны не те виды работ и т.д. и т.п.). Поводом для непризнания задолженности и ее непогашения может быть и то, что на акте сдачи-приема работ поставлена не личная подпись представителя заказчика, а ее факсимильное воспроизведение, использование которого не предусмотрено договором подряда. Влияет ли это обстоятельство на оплату работ? Нужно ли опасаться каких-либо претензий со стороны налогового органа? Отражать ли операции в бухгалтерском учете, если на документах стоит факсимиле? Разберемся с этим.

В связи с этим соглашение об использовании факсимиле может быть заключено путем неоднократного его использования стороной сделки при принятии (предоставлении) исполнения другой стороной, осведомленной об использовании факсимиле контрагентом. При этом во всяком случае длительное и осознанное использование факсимиле подписи стороной обязательства лишает ее права ссылаться на неправомерность этого реквизита документа, нанесение которого на документ находилось в сфере ее контроля (п. 4 ст. 1, п. 2 ст. 10 ГК РФ).

Кто подписывает акт выполненных работ

Начальник гос. учреждения, являясь согласно контрактам Заказчиком, не подписывает КС-2, считая, что он должен подписывать КС-3, как финансовый документ, а КС-2 может подписать любое должностное лицо, назначенное приказом. Не подвергает ли он себя и вышеуказанное лицо штрафам и т.д. Спасибо.

Адвокат,которого я нанял требует от меня подписания промежуточного акта выполненных работ по итогам суда первой инстанции ,на данный момент письменное решение суда отсутствует и к акту не приложен перечень работ. ВЕРНА ЛИ МОЯ ПОЗИЦИЯ?

Подписание акта выполненных работ

Возникают ли налоговые риски при использовании актов выполненных работ, подписанных с использованием факсимильного воспроизведения подписи руководителя

В постановлении ФАС Поволжского округа от 20.06.2021 N А12-13422/2021 судьи высказали мнение, что законодательством не предусмотрена возможность использования факсимиле на документах, имеющих финансовые последствия.

В ряде случае судьи высказывают позицию, что для гражданско-правовых отношений первичный документ, подписанный факсимиле, признаётся надлежащим (смотрите, например, постановления Пятнадцатого ААС от 27.04.2021 N 15АП-29/17, Девятого ААС от 04.10.2021 N 09АП-35315/16).

Использование факсимильной подписи на первичных документах

Ну а далее, сказка заканчивается, и начинаются суровые, серые будни. А именно пресловутые пояснения и разъяснения, которые впрочем, для работников налогового фронта, зачастую важнее и главнее всяких там законов.

Кстати и не только ему одному, некоторые суды также считают, что первичные документы, подписанные с использованием факсимиле, не могут считаться документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (Постановления ФАС Дальневосточного округа от 02.04.2021 № Ф03-1016/2021, ФАС Поволжского округа от 01.04.2021 № А57-4665/2021).