Навыки секретаря референта

Пример резюме секретаря

Умение вести делопроизводство.
Бесконфликтность и стрессоустойчивость, блестящие навыки общения с людьми.
Элегантная приятная внешность.
Умение работать с офисной оргтехникой, факс принтер, ксерокс.
Умение работать с конфиденциальной информацией.
Продвинутый пользователь ПК, компьютерных программ Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook и другие программы работы с электронной почтой.

На этой странице приведен пример резюме секретаря. Если вы ищете ответ на вопрос, что писать в резюме секретаря или делопроизводителя, то советуем вам дополнительно посмотреть на нашем сайте материал статьи пример резюме, в котором на примере достаточно подробно разобран вопрос, как составить резюме.

Знания и умения секретаря-референта

Обратимся к многочисленным объявлениям, приглашающим на работу секретарей-референтов. К соискателям этой должности предъявляются следующие требования: знание делопроизводства (подразумевается знание правил составления и оформления основных видов управленческих документов и основные правила организации работы с документами); навыки работы с ПК (подразумевается знание текстового редактора MS Word, системы электронных таблиц MS Excel и общее знакомство с операционной системой Windows); знание в тех или иных пределах иностранного языка, чаще английского, реже немецкого или французского.

Профессиональный секретарь-референт должен иметь определенные знания и навыки, обладать определенными деловыми и личными качествами. Профессия секретаря-референта предполагает высокий уровень базового образования.

Развитие профессиональных навыков секретаря-референта

Администрация Центра непрерывной подготовки руководителей Балтийской педагогической академии наук свидетельствует свое почтение Вам и Вашей организации. В современный исторический момент в России становится особенно актуальным участие Ваших ближайших помощников в семинаре:

Стоимость участия в семинаре включает стоимость обучения, методических документов, трансфера и равна руб. НДС не облагается. Для участия в семинаре, бронирования гостиницы и организации встречи просим Вас связаться с главным администратором Рубинчик Верой Павловной по тел\факсу: (812), или с менеджерами по тел\факсам: (812), , либо по электронной почте *****@***ru.

Профессия секретарь

Секретаря называют верным помощником и правой рукой начальника и не зря, ведь в обязанности секретаря руководителя входит обеспечение эффективной управленческой и административной деятельности. Cекретарь руководителя занимается составлением и оформлением деловых бумаг и документов, помогает начальнику в делах, решает многие организационные вопросы.

Заработная плата секретаря может быть разной — от 15 до 45 тысяч рублей. Доход зависит от круга обязанностей сотрудника и региона, в котором он работает. Средняя зарплата секретаря-референта составляет 30 тысяч рублей.

Как стать хорошим секретарем-референтом

Основные навыки секретаря-референта, который обычно требуются от кандидатов — знание Microsoft Office, а именно нескольких программ из пакета — Outlook, Word, Excel, PowerPoint и Access. Необходим хороший навык набора текста (45 или более слов в минуту — это хороший результат).

Поддерживайте чистоту и порядок на рабочем месте, держите под рукой телефон, компьютер и календарь, чтобы заранее планировать совещания. Став более организованным, вы сможете делать работу быстрее и научитесь расставлять приоритеты.

Образец резюме секретаря референта, личного помощника руководителя (шаблон, пример)

  • распределение и прием телефонных звонков (мини-АТС)
  • работа с документацией (внешний и внутренний документооборот),
  • перевод документации на/с немецкий язык;
  • организация и планирование переговоров и встреч руководителя,
  • прием посетителей,
  • заказ и бронирование гостиниц и билетов,
  • организация конференц-связи

Дополнительные сведения:
Немецкий язык — уровень носителя языка
Опытный пользователь ПК (полный пакет программ LotusMS, Office, HTML, справочно-информационные программы, навигация в Internet, WinFaxPro).Скорость печати 220 уд/минуту.
Знание оргтехники ( ксерокс, мини-АТС, факс, сканер, принтер,)

Не менее важная черта характера-коммуникабельность, т.е. способность легко устанавливать контакты, связи. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать секретарем, учитывая необходимость общения с большой группой людей.

Не менее важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет обязательно выполнено наилучшим образом и в срок.

3. Медицинские противопоказания
Деятельность противопоказана людям, страдающим сердечно-сосудистыми заболеваниями, заболеваниями внутренних органов (печени, щитовидной железы и т.п.), расстройствами нервной системы, проявляющимися в раздражительности, психическими недугами, имеющим дефекты речи и явные физические недостатки.

2. Требования к индивидуальным особенностям специалиста
Необходимы нормальный слух, хорошая наглядно-образная память, склонность к работе с людьми и документами, умеренная общительность, организованность, доброжелательность, сосредоточенность внимания, эмоционально-волевая устойчивость, приятная внешность.

Деловые и личные качества секретаря-референта

Специфика секретарской работы состоит в операциях с документами и многочисленных контактах с людьми, как непосредственных, так и по телефону, телетайпу, с помощью переписки. Причем, как правило, эти функции приходится осуществлять параллельно с выполнением нескольких, подчас даже не связанных между собой работ и поручений. Это предполагает умение правильно распределять внимание, быстро и безошибочно переключаться с одного объекта на другой, оперировать с техникой и одновременно вести прием посетителей. И все надо делать на высоком профессиональном уровне, без нервозности, интеллигентно, тактично, доброжелательно и дипломатично.

  • административное, трудовое и хозяйственное право; законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает;
  • систему органов власти и управления в стране и в своем регионе принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций;
  • отрасль в которой он работает, ее взаимосвязи функций, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали; основы менеджмента;
  • основы научной организации управленческого труда: нормативно-методические документы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности;
  • делопроизводство: методы создания и оформления документов, организацию работы с документами; бездокументное обслуживание; архивное дело.

Профессия секретарь-референт

Понятно, что при таком тесном общении множество фактов, которые не стоит придавать огласке, будут известны референту. Это не только профессиональные секреты и коммерческие тайны. Зачастую секретарю, как близкому другу, доверяют и личную информацию. Стоит ли упоминать о том, что референт обязан уметь хранить конфиденциальную информацию. Это один из основных его профессиональных навыков.

На долю секретаря-референта в небольших фирмах выпадает практически все делопроизводство. В больших – его часть. То есть придется научиться составлять письма, правильно оформлять прием и отправку, регистрацию, распределение (если оно есть) и так далее. Ясно, что без идеального знания русского языка не обойтись. Письма с ошибками – это испорченное лицо фирмы. Иногда требуется, чтобы на этой должности работал человек со знанием иностранных языков. Далее, референт – это тот человек, который связывает между собой работников фирмы (или ее отделы). В его функции входит правильное распределение потоков информации между структурными подразделениями, которые работают на одно большое дело. Референт — профессия достаточно сложная, так как приходится в уме держать множество деталей и фактов. Все это необходимо, чтобы руководитель чувствовал себя комфортно, не отвлекался по мелочам от основной линии.

Рекомендуем прочесть:  Не было дома в момент выплаты пенсии куда обратиться за выплатой

Секретарь руководителя

Кроме традиционных обязанностей помощника и референта руководителя, сегодня секретарю-референту делегируются разнообразные функции, которые никогда ранее не входили в сферу секретарской деятельности. Круг этих обязанностей достаточно широк и разнообразен в различных фирмах.

  • — вести деловые беседы и телефонные переговоры;
  • — организовать совещания, презентации, служебные поездки;
  • — пользоваться современными средствами связи;
  • — организовать прием посетителей;
  • — планировать свою работу, планировать и беречь время руководителя.
  • 3. Знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями:
    • — принципы организации управленческого труда, правовые основы управления;
    • — основы административного, трудового и хозяйственного права;
    • — правовые акты и положения, регламентирующие деятельность фирмы и ее сотрудников.

Вход на сайт

16. В порядке исключения на должности руководителей всех уровней управления, специалистов (без категории) и других служащих наниматель может назначить лиц, не имеющих образования и (или) стажа работы, предусмотренных квалификационными требованиями по соответствующей должности, если иное не установлено законодательством, с учетом деловых и профессиональных знаний, умений и навыков работника, наличия опыта работы по соответствующему направлению деятельности, инициативного и творческого отношения к работе и других факторов.

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря-референта бюро обеспечения делопроизводства.
1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора предпри¬ятия по представлению управляющего службой персонала.
1.3. Секретарь-референт относится к категории специалистов.
1.4. На должность секретаря-референта назначается лицо, имеющее высшее образование, без предъявления требований к стажу работы, владеющее иностранным языком.
1.5. Личностные характеристики:
 работоспособность, коммуникабельность, исполнительность, добросовестность, умение ладить с людьми, пунктуальность, надежность, доброжелательность, дипломатичность, умение хранить конфиденциальную информацию, речевая культура, стремление к самосовершенствованию, обаяние.
1.6. Секретарь-референт подчиняется начальнику бюро обеспечения делопроизводства.
1.7. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
 законодательными и нормативными правовыми актами; правилами, инструкциями, методическими рекомендациями Национальной архивной службы республики; приказами, распоряжениями генерального директора, другими внутренними регламентирующими документами; уставом предприятия; правилами трудового распорядка; настоящей должностной инструкцией.
1.8. Секретарь-референт должен знать:
 нормативные правовые акты вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия и по ведению делопроизводства;
 структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
 организацию делопроизводства;
 методы оформления и обработки документов;
 архивное дело;
 правила пользования современной вычислительной техникой, ПЭВМ, средствами коммуникации и связи;
 правила пользования приемно-переговорными устройствами;
 иностранный язык;
 стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
 приемы работы в системе LanDocs;
 основы общей социальной психологии, этики и эстетики;
 принципы делового общения;
 основы административного права и законодательства о труде;
 правила внутреннего трудового распорядка;
 правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.
1.9. На время отсутствия секретаря-референта его должностные обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Психологические аспекты выбора секретаря-референта для современной фирмы

· приятные внешние данные и т.п.
Нет оснований спорить с этими руководителями, однако отмеченные ими качества не исчерпывают всех профессионально важных качеств секретарей-референтов, по которым можно судить о профессиональной пригодности претендентов на эту профессию.
Одним из психологических аспектов деятельности секретарей-референтов является взаимная увязка его с работой руководителя. Пренебрегать требованиями руководителя, конечно, является недопустимым. Качество работы секретаря-референта в значительной степени зависит от того, как работает сам руководитель. Если он груб, заносчив, авторитарен, пренебрегает соблюдением групповых норм поведения, не научен общаться с людьми, то секретари-референты очень быстро перенимают манеру поведения своего непосредственного руководителя, стараются во всем подражать ему. Это — отрицательный опыт секретаря-референта, независимо от того, насколько хорошо он будет справляться с работой.
Однако возможен и другой стиль поведения секретаря-референта. Если он не будет поддерживать манеры поведения своего руководителя, то это не будет устраивать самого руководителя. В подобных ситуациях секретарь-референт не сможет долго проработать в стенах этой фирмы, и он снова будет вынужден искать возможности нового трудоустройства.
Другим важным психологическим аспектом работы секретаря-референта является умение и желание общаться с людьми. Если у него не будет такой потребности и к тому же он не будет соблюдать общепринятые правила общения с клиентами, поставщиками и другими категориями людей, обращающихся в фирму, работу такого секретаря-референта нельзя будет оценить как эффективную. В этой связи можно отметить, чего не должен делать секретарь-референт, даже если он отлично справляется с составлением реферативных материалов, готовит материалы к докладам своего руководителя, быстро выполняет все данные ему задания. В качестве отрицательного примера одного из навыков работы секретаря-референта можно взять манеру отвечать на телефонные звонки, когда используются стереотипные «избитые» фразы в ответах клиентам, к тому же окрашенные отрицательными эмоциями. Секретарь-референт не имеет права, как и любой другой работник, приходить в фирму со своим »домашним» настроением.
Неуважительной манерой секретарей-референтов является распространенная привычка, сняв трубку телефона, продолжать с кем-то говорить, кто находится поблизости. Поэтому секретарям-референтам советуют не снимать трубку телефона до того момента, пока они заняты. В противном случае клиенты начинают сердиться, проявляя явное неудовольствие. Они должны начинать разговор с любым человеком, позвонившим в фирму, словами: »Добрый день!», далее нужна пауза, а вслед за ней четкое и внятное произнесение названия фирмы. Выдача неопределенных ответов на вопросы клиентов является совершенно недопустимой. Не допускается также при разговорах с клиентами по телефону грубость, вербальная агрессия, жаргонные выражения, а также проявление своего неудовольствия по поводу задаваемых им вопросов.
Отсутствие внешней и внутренней культуры у секретарей-референтов проявляется в нарушении общения с клиентами не только по телефону, но и »лицом к лицу» с ними. Многие из нас неоднократно слышали, позвонив по важному делу в учреждение: »Позвоните через час». Такой ответ расценивается как пример нетактичного обращения с клиентом. Наиболее приемлемый ответ в этом случае такой: »Не будете ли вы так любезны позвонить еще раз или подождать у телефона?»
Секретарь фирмы должен понимать, что он не является частным лицом, а представителем конкретной фирмы, чьи интересы должен поддерживать и отстаивать. Каждый секретарь-референт должен также четко осознавать, что он является непосредственным связующим звеном между руководителем фирмы и ее персоналом. Это обязывает секретаря нести ответственность за свое поведение, что также является психологическим аспектом его деятельности.
Служебное положение и статус секретаря как вспомогательного персонала не позволяет ему участвовать в принятии решений, но в реализации их он обязан активно участвовать и помогать в этой работе своему руководителю. В этой связи можно отметить еще другой психологический аспект в деятельности секретаря-референта как особого координирующего звена внутри самой фирмы. Этот аспект в деятельности секретаря-референта проявляется наиболее ярко, когда он применяет в своей работе наиболее эффективную стратегию в поведении — сотрудничество. Эта стратегия характеризуется прежде всего стремлением достигнуть успеха в деятельности и учитывать при этом интересы другой стороны (клиента, заказчика и др.), проявляя большую активность в достижении поставленной цели.
Установка на сотрудничество в работе секретаря-референта прямым образом связана с проявлением доброжелательности и проявления эмпатии по отношению к другим людям. В содержание термина »эмпатия» входит не только понимание состояния другого человека, оно гораздо шире. В содержание этого термина включается также представление того, что происходит внутри другого человека (руководителя, клиента и т.д.), как он переживает и к чему в данном конкретном случае стремится. Наличие эмпатии — очень ценный и важный аспект деятельности секретаря-референта, поскольку эмпатия помогает осуществлять правильные действия как самому секретарю, так и посетителям. Важно заметить при этом, что такой дар, как эмпатия, зависит от типологии человека, его личностных особенностей, а не является результатом научения.
Нельзя не отметить еще один важный психологический аспект в деятельности секретаря-референта. Это — умение и желание работать с людьми, т.е. коммуникабельность. Коммуникабельные секретари-референты быстро могут устанавливать контакты с другими людьми, находят с ними общий язык, принимают во внимание суждения людей, открыты и доступны в общении.
Нельзя не сказать еще об одном важном психологическом аспекте в работе секретарей-референтов. К нему относится наличие высоких интеллектуальных характеристик мышления, к которым относятся несколько параметров, например, такие, как легкая ориентировка в новых ситуациях, быстрое переключение с одного вопроса на другой, умение выделить главное в решаемом вопросе, нахождение выхода из трудных положений и др.
На основании данных о профессионально важных качествах секретаря-референта можно составить идеальную модель его деятельности. Однако идеальная модель обычно расходится с реальной в силу действия различных психологических составляющих, включающих прежде всего личностные, характерологические, темпераментальные свойства человека, а также ряд ситуативных моментов, к которым можно отнести влияние на секретаря руководителя, недоброжелательность клиентов, необходимость решать одновременно несколько задач, утомление как психофизиологическое состояние и др.
Для практических целей отбора секретарей-референтов необходимым этапом является определение типологии их. Предваряющим этапом этой работы является ранжирование профессионально важных качеств для данной профессии. Оно проводится по степени убывания значимости этих качеств с добавлением результатов целенаправленного наблюдения со стороны психологов за работой секретарей-референтов. Результатом этого может быть выделение наиболее оптимального типа секретаря-референта для нужд различных фирм. Этот тип секретаря-референта должен соответствовать в максимальной степени выделенным профессионально важным качествам для данного вида деятельности (см. начало статьи).
Наиболее приближенными к работе в реальной ситуации различных фирм выделяются следующие типы секретарей-референтов, которые могут быть востребованы той или иной фирмой. Приведем некоторые из них.
I тип. Хорошо знающий секретарское дело, имеющий развитый интеллект, а также хорошие профессиональные навыки, умеющий общаться с людьми, умеющий подчиняться руководителю, принимающий беспрекословно властную силу руководителя.
II тип. Человек покорный, уступчивый, исполнитель по натуре, четко выполняющий инструкции и указания руководителя, не проявляющий своей индивидуальности, не проявляющий эмпатии, обычно работает по схеме, заданной руководителем. Полностью находится в его власти. С работой справляется, хотя не очень любит общаться в посетителями.
III тип. Хороший исполнитель, аккуратный, четкий в исполнении поручений и инструкций, умеющий подчиняться, проявляющий уважение к своему руководителю, корректно обращающийся с посетителями, уважает статус руководителя и его личность.
IV тип. Имеет нормальный развитый интеллект. Привыкший в основном рассчитывать на свои силы, знания, умения, навыки. Не нуждается в особой помощи в работе. Работает четко, в общении с клиентами ровен, неагрессивен, выдерживает идущие со стороны отрицательные эмоции, не отвечая на них. Выполняет все указания руководства в срок и качественно.
V тип. Имеет нормальный интеллект, покладистый, терпеливый, понимающий, сдержанный, имеет развитые навыки и умения в работе, работает четко, размеренно, с посетителями ладит. В соответствии со своим жизненным опытом и практикой работы готов к разным неожиданностям как со стороны руководителей, так и со стороны клиентов. Реалистичен.
VI тип. Очень покорный, легко подчиняемый, не дающий оснований своим поведением проявлять по отношению к нему агрессию со стороны руководителя и посетителей, хорошо знающий свое дело, четко выполняющий обязанности.
VII тип. Имеет хороший интеллект, хорошо знает дело, умеет самостоятельно работать, ладит с посетителями, тактичен в обращении с людьми, лоялен по отношению к своему руководителю, уважает свою личность, обладает эмпатией. Настроен на сотрудничество.
VIII тип. Имеет хороший интеллект. Знает свое дело, терпеливый, деликатный, уважающий своего руководителя со всеми его особенностями, уравновешен в общении с посетителями, самостоятельный в работе.
IX тип. Имеет нормальный интеллект, хорошо знает секретарское дело, энергичный, активный, доброжелательный, обладающий способностями лидера, хороший помощник и утешитель руководителя, самостоятельный, готов давать советы своему руководителю.
X тип. Имеет хороший интеллект, знающий свое дело, очень уверенный в себе человек, доминантный, имеющий высокую самооценку, жестко обращается с посетителями, по натуре лидер, имеет влияние на руководителя. Иногда проявляет волюнтаризм в оценках. Любит Oысказывать свое мнение, когда его не просят.
XI тип. Имеет хороший интеллект. Хорошо знающий свое дело, твердый в характере, самостоятельный, умеющий общаться, правильно оценивает посетителей, умеющий внушить руководителю то, что считает нужным, активно проявляет свою личность, самореализуется в работе. Упорный и настойчивый.
Описанные выше типы секретарей-референтов могут быть использованы для решения практических задач профессионального отбора этой категории персонала. Помимо кадровых агентств, ими могут воспользоваться сами фирмы, которые находят себе секретарей-референтов. Однако нельзя пренебрегать знанием того, что при выборе секретарей необходимо учитывать также личностные и поведенческие особенности самих руководителей фирм.
Приведем конкретный пример того, какого секретаря-референта возьмет руководитель фирмы. Их можно так же, как и секретарей-референтов, разделить на определенные типы с учетом индивидуально-психологических и личностных особенностей. Например, авторитарный руководитель, жесткий и властный, являющийся обладателем лидерских качеств, активно использующий в межличностных отношениях силу власти авторитета и компетентности, а также должностного положения, скорее всего выберет для фирмы секретаря-референта исполнительного, уступчивого, не проявляющего своей индивидуальности. В меньшей степени выбор секретаря-референта для этой фирмы будет адекватным, если секретарь так же, как и руководитель фирмы, будет жесткий, властный и авторитарный, поскольку между ними могут часто возникать инциденты, противостояние, конфликты.
Если руководитель достаточно резкий и агрессивный в своем поведении, то более подходящим для фирмы может стать секретарь-референт в достаточной степени подчиняемый, не дающий повода для проявления агрессии со стороны руководителя, умиротворяющий его, четко и беспрекословно выполняющий свои обязанности. Примеры такого рода можно было бы продолжить.

Рекомендуем прочесть:  Дареное имущество подлежит аресту судебными приставами

Неуважительной манерой секретарей-референтов является распространенная привычка, сняв трубку телефона, продолжать с кем-то говорить, кто находится поблизости.
Работа секретарей, секретарей-референтов, помощников руководителей, относящихся к разряду »штабного персонала», имеет важное значение для организаций. Если проследить тенденции развития самых различных фирм, компаний и т.п. в течение последнего столетия, то можно отметить, что количество обслуживающего персонала постоянно росло. Это относилось в основном к зарубежным организациям. Следует отметить, что такое явление не расценивалось как простое раздувание штатов, поскольку эффективно работающая организация требует сведения к минимуму денежных издержек и полной загрузке всех участников трудового процесса.
В этом отношении показателен опыт американских компаний. Владельцы самых различных компаний, используя четкий экономический расчет, говорили: »Мы не можем позволить себе роскошь, чтобы квалифицированный работник тратил время на то, что может сделать лицо, умеющее только читать и писать. Иначе мы разоримся».
В современных развитых странах, а также в совместных российско-иностранных фирмах и новых российских коммерческих структурах серьезное значение придается подбору квалифицированных секретарей-референтов. Для их поиска используются различные методы: реклама, проведение психодиагностических процедур для оценки профессиональной пригодности кандидатов на должности секретарей-референтов, проведение специализированных бесед психологами-практиками.
Основная задача работы секретаря-референта современных фирм заключается в оказании помощи и облегчении деятельности руководителя для освобождения части его времени на решение значимых задач управления, за которые он несет ответственность. Секретари-референты являются также работниками, помогающими наиболее быстрому прохождению информации через различные структурные подразделения фирм, что является чрезвычайно важным условием их нормального функционирования.
Для определения психологических аспектов выбора секретарей-референтов прежде всего необходим психологический анализ их деятельности. На основании такого анализа выявляются требования, предъявляемые профессией к кандидатам на эту должность. Выделение профессионально важных качеств (ПВК) для секретарей-референтов является основой определения профессиональной пригодности. Подобные работы уже не являются чем-то исключительно новым. Однако в практических целях отбора секретарей-референтов можно напомнить о них для тех, кто занимается этой проблемой.
Вкратце обозначим наиболее значимые из профессионально важных качеств для секретарей-референтов. К ним относятся:
а) развитый интеллект,
б) знание профессиональных особенностей данной профессии,
в) высокий уровень исполнительской дисциплины,
г) умение общаться с людьми,
д) наличие эмпатии,
е) соблюдение этических норм поведения,
ж) наличие общекультурных навыков поведения,
з) доброжелательное отношение к людям,
и) гибкий интеллект,
к) адекватное восприятие требований со стороны руководства.
Отсутствие вышеперечисленных качеств дает основание говорить о профессиональной непригодности к данному виду деятельности. Описание психологических требований к деятельности секретаря-референта и субъективные требования руководителей, которых можно расценивать как экспертов, составляют основу для профессиографического описания данной профессии.
Обязательным для секретарей-референтов является выполнение должностных инструкций, включающих два блока работы:
а) по делопроизводству и б) по оперативной работе. В первый блок по делопроизводству включены: а) работа с почтой (регистрация, распределение писем), б) осуществление особых полномочий, делегированных руководителем в связи с особенностями работы данной фирмы, в) подготовка совещаний, в частности, оповещение заместителей руководителей, менеджеров, специалистов и др., г) оформление командировочных документов, д) работа на телефоне, прием посетителей, использование компьютера.
При подборе секретарей-референтов следует отметить, что он в некоторой степени отличается от зарубежного подхода, хотя наши отечественные структуры, так же, как и западные, обращаются в посреднические фирмы по подбору персонала. Однако для экономии денежных средств российские фирмы часто для решения задачи подбора секретарей-референтов используют личные контакты, дают объявление в газеты, например, такие, как »Из рук в руки», »Работа для Вас» и т.п.
Для того чтобы ответить на поставленный в этой работе вопрос о психологических аспектах подбора секретарей-референтов, остановимся еще на вопросе, характеризующем требования самого руководителя современных фирм относительно того, каким должен быть секретарь-референт. Показательно, что эти требования далеко не всегда совпадают с профессионально важными качествами, предъявляемыми к данной профессии, которыми, в частности, пользуются в Центрах занятости населения или в фирмах по подбору персонала.
В связи со сказанным выше следует отметить, что каждый руководитель фирмы исходит из своего субъективного представления о типе требуемого для него секретаря-референта. Определенный опыт контактов автора этой статьи с руководителями коммерческих структур »Стэнли» и »Хоббит» показал, что требования современных руководителей новых структур укладываются в рамки определенной схемы относительно качеств, которыми должен обладать секретарь-референт. Среди них отмечались такие, как:

Рекомендуем прочесть:  Какие документы я могу потребоввть на штрафстоянке

Деловые и личные качества секретаря-референта

3. Введите имя для вашего документа (либо примите имя, предложенное
Word) и щелкните по кнопке Сохранить. Имя может быть длиной до 255 символов, включая расширение “.doc”. Однако от вас никто не требует вводить это расширение, так как Word добавит “.doc” к имени файла автоматически.
Это расширение имени файла позволяет всем программам знать, что этот файл является документом, созданным в Word.

Сегодня во всех развитых странах в подготовке секретарей произошел поворот к значительному расширению профессиональной эрудиции и кругозора, повышению способности самостоятельно решать различные задачи. Сама жизнь ориентирует предприятия и учреждения на подготовку секретарей-референтов, умеющих профессионально собирать и анализировать полезную для бизнеса информацию. Будущее профессии секретаря, несомненно, связано с владением электронной техникой, в том числе аудиовизуальной, множительной, вычислительной, компьютерной, иностранными языками, основами журналистики и рекламоведения, а так же методами этического самовоспитания, ибо, помимо высоких профессиональных качеств, в этой профессии личные играют на последнюю роль.

Организационная структура турфирмы «Альтаир». Определение задач и принципов эргономической организации рабочих мест персонала. Анализ профессиональных обязанностей и режима трудового дня секретаря для наиболее эффективного обустройства его места работы.

Организация, ее структура. Распределение информационных потоков в организации. Функции и задачи, выполняемые секретарем-референтом в организации. Базы данных секретаря-референта. Методы, технические средства, применяемые для обработки информации.

Значимость русского языка в профессии «Секретарь-референт»

Я думаю, что мои исследования подтверждают всё это. Учащиеся отмечают, что огромное значение играет знание русского языка., в нашей профессии. Ведь сегодня всё более очевидным становится тот факт, что понятие «конкурентоспособность» в рыночной экономике неразрывно связано с такими понятиями, как «компетентность» и «профессионализм». Профессионализм секретаря – референта предполагает языковую компетентность. Навыки владения популярными жанрами устной и деловой письменной речи входят в число важнейших профессиональных навыков.

Просматривая разные издания, касающиеся значимости русского языка, читая книги, в которых говорится о величии русского языка, я задалась вопросом: а какое значение имеет русский язык и русская речь в современном обществе, а именно, для моих сверстников. Так как я учусь по специальности «секретарь-референт», то первым делом я решила провести исследования в своей среде, узнать мнение по данной проблеме у ребят, выбравших, так же как и я эту интересную и в то же время сложную профессию.

Мария Викторовна
Отвечаем только на юридические вопросы. Задавайте или через формы или в комментариях. Совокупный опыт более 35 лет.
Оцените автора
ЗаконПравит — Консультируем по юридическим вопросам