Навыки и знания секретаря
Работа секретаря отличается быстро меняющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения, необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов.
При подборе секретаря на одно из первых мест выдвигается требование сохранения служебной тайны. Умение проявить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы, всегда ценится в сотруднике.
Образец резюме секретаря референта, личного помощника руководителя (шаблон, пример)
- распределение и прием телефонных звонков (мини-АТС)
- работа с документацией (внешний и внутренний документооборот),
- перевод документации на/с немецкий язык;
- организация и планирование переговоров и встреч руководителя,
- прием посетителей,
- заказ и бронирование гостиниц и билетов,
- организация конференц-связи
Дополнительные сведения:
Немецкий язык — уровень носителя языка
Опытный пользователь ПК (полный пакет программ LotusMS, Office, HTML, справочно-информационные программы, навигация в Internet, WinFaxPro).Скорость печати 220 уд/минуту.
Знание оргтехники ( ксерокс, мини-АТС, факс, сканер, принтер,)
Рабочие места в вашем городе
Все вышеперечисленные обязанности секретаря должны быть всем хорошо известны. Здесь не должно быть никаких сюрпризов. Не стоит также забывать о том, что приготовление кофе и ответы на телефонные звонки также входит в круг обязанностей секретаря.
2. Коммуникабельность.
Секретарю приходится довольно много и часто общаться. Конечно, в этом нет ничего плохого, однако для правильного поддержания разговора секретарь должен обладать определенными навыками общения.
Знания и умения секретаря-референта
Профессиональный секретарь-референт должен иметь определенные знания и навыки, обладать определенными деловыми и личными качествами. Профессия секретаря-референта предполагает высокий уровень базового образования.
В связи с изменением места секретаря в структуре управления современной фирмой появились и более высокие требования к уровню образования секретаря-референта, его профессиональной эрудированности, коммуникабельности, способности решать разнообразные деловые задачи. Сегодня профессия секретаря-референта требует от человека высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда.
Пример резюме секретаря
Умение вести делопроизводство.
Бесконфликтность и стрессоустойчивость, блестящие навыки общения с людьми.
Элегантная приятная внешность.
Умение работать с офисной оргтехникой, факс принтер, ксерокс.
Умение работать с конфиденциальной информацией.
Продвинутый пользователь ПК, компьютерных программ Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook и другие программы работы с электронной почтой.
В небольших организациях часто секретарь выполняет функции делопроизводителя. Делопроизводитель обычно занимается ведением и управлением официальными документами, составляет документы, организует их движение и работу с ними, ведет учет документов и их хранение. Если объем переписки не очень большой, то эти функции выполняет секретарь. Тем не менее, делопроизводство это отдельная профессия, которой в компаниях с большим объемом документов занимаются отдельные сотрудники — делопроизводители, имеющие специально образование.
Навыки в резюме ля секретаря
Имея все шансы на успех, резюме все-таки может быть отложено, если соискатель не отобразил свои уникальные способности или профессиональные навыки, выделяющие его на фоне подобных. Для резюме секретаря такими преимуществами будут: дополнительное знание иностранных языков, уверенная работа во всех приложения MS OFFICE, стаж работы в должности помощника руководителя, кадровое дело.
Что же писать в резюме? Перечислять все навыки, или только самые главные (тогда как определить, какие главные)? Насколько подробно описывать опыт, если пришлось сменить много мест работы, и опыт достаточно разнообразный?
Как составить резюме секретаря
Есть вакансия секретаря на ресепшн в частную медицинскую клинику. Есть претендент с опытом работы секретарем, при этом большая часть стажа – это опыт работы помощником руководителя. Соискатель своими конкурентными преимуществами считает способность эффективно взаимодействовать с руководителем: понимать задачи с полуслова и транслировать их в команду (ставить задачи исполнителям, контролировать исполнение); планировать день руководителя; контролировать документооборот, особенно связанный с сотрудничеством с зарубежными компаниями.
- обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, кофе, канцелярских товаров, организация ремонта оргтехники, уборки и пр.),
- прием телефонных звонков,
- консультирование клиентов по услугам компании,
- организация рабочего процесса в целом (выдача поручений от руководителя сотрудникам, контроль исполнения; поиск подрядчиков для отдельных задач; организация корпоративов),
- обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами, техникой, канцелярскими принадлежностями,
- организация приема посетителей, содействие для оперативного рассмотрения просьб и предложений сотрудников,
- ведение архива документов и дел, обеспечение их сохранности, передача в архив,
- организация командировок руководителя, заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц,
- обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, канцелярских товаров, организация ремонта оргтехники, уборки и пр.).
Требования к секретарю
Огромнейшее спасибо за ответ, после прочитанного, я стала задумываться, по поводу того, действительно, не остаться ли учится до 11 класса? Просто дело в том, что я бы не упустила возможности, избежать ЕГЭ, который придется сдавать, если я останусь учиться в школе. Но в таком случае, меня терзает вопрос:» какой колледж или лицей, или что то подобное выбрать?» Меня «кидает» по профессиям, и поэтому я не могу определиться. Не знаю, что делать. Тем более, теперь мне нужно или действительно оставаться до 11 класса, или идти в какой- то колледж, лицей или что- то подобное, где не требуются к сдаче какие- то определенные экзамены в школе, потому что мы уже подписались под выбранными предметами. Поэтому это тоже ставит меня в не слишком хорошее положение.
Скажите мне пожалуйста, что-то на это.(
Здравствуйте! Я сейчас учусь в 9 классе, и думаю над тем, чтоб пойти учиться после 9-го класса на секретаря, родные «за», а учителя в школе говорят, что это вообще не профессия, и что «ну до 25 лет ты проработаешь, а потом что?!», я считаю, что это абсурд полнейший! Я считаю, что это очень достойная и важная профессия, так вот именно учителя меня поставили, в некоторое положение, так сказать неловкости, что ли… Разъясните мне пожалуйста, стоит ли мне действительно, идти после 9-го класса, в колледж, или все же, поискать какую-то другую профессию?
Надеюсь на Вашу помощь.
Навыки и умения для резюме пример — инструкция написания резюме
В данной статье мы рассмотрим конкретные навыки и умения для резюме, а также дадим Вам советы и рекомендации по правильному заполнению этих граф резюме. В конце статьи вы можете скачать стандартный шаблон резюме.
Каждый из них ищет такого сотрудника, который будет мотивирован на общий результат, проявит инициативность и высокую энергичность в решении возникающих вопросов, будет приятным и грамотным собеседником, способным незамедлительно принять решение, дать ответ и быть ответственным за каждое свое слово.
Образец резюме секретаря
Секретарь – это должность, которая требует большой ответственности и наличия разносторонних знаний и умений. И это неспроста. Ведь секретарь – это правая рука руководителя. Это человек, который не только должен знать основы делопроизводства, но и иметь достаточно презентабельный вид и определенные знания психологии и этикета.
2021 — 2021
Высшее:
Сибирский государственный университет путей сообщения (СГУПС), г. Новосибирск, Инженер путей сообщения – строитель по специальности «Мосты и транспортные тоннели»
апр — май 2021
Дополнительное (курсы, тренинги):
Учебный центр «Знание-сила», г. Новосибирск, «Инспектор отдела кадров», программа «Кадровое делопроизводство и правовые отношения в организации с компьютерным курсом 1С «Зарплата и Кадры»: версия 8.0»
Навыки и знания секретаря
Секретарь — первый, с кем встречается посетитель, приходя в фирму, учреждение, организацию, предприятие. Он как бы представляет фирму. Через него идет прием посетителей и ведутся телефонные переговоры. Именно поэтому секретарь должен очень хорошо знать свою фирму, ее историю: когда она создана, меняла ли название, чем она занимается, изменялся ли ее профиль, какова ее структура сегодня.
Как видно из самого названия ГОСТ, в нем определен весь порядок оформления служебных документов и его требования, секретарь не только сам должен строго соблюдать, но и не допускать отправку из фирмы документов, выполненных с нарушением этого стандарта. Этот стандарт всегда должен быть на виду.
Профессия секретарь
- запрашивать у сотрудников компании необходимую документацию для соблюдения пунктов своей должностной инструкции;
- требовать от руководителя принять меры для обеспечения сохранности документации и материальных ценностей;
- решать производственные вопросы в пределах своей компетенции.
В некоторых компаниях на должности секретаря ни за что отвечать не приходится, в других он обременен материальной и дисциплинарной ответственностью, кроме загруженности своими должностными обязанностями.
Как составить правильное резюме на работу? Шаблон образец и пример резюме помогут вам создать резюме
Ниже указаны профессиональные навыки и умения офис-менеджера. В небольших компаниях офис-менеджер и секретарь также могут выполнять обязанности кадровика. Эта особенность учтена в данном перечне. Вы можете выбрать из него те должностные обязанности, которые подойдут для вашего резюме.
- ввод текущей информации в базу данных;
- ведение деловой переписки и телефонных переговоров;
- ведение делопроизводства;
- ведение и оформление протоколов собраний и совещаний;
- ведение кадрового учета; обязанности секретаря,
- ведение табеля учета рабочего времени персонала;
- встреча и размещение посетителей;
- выдача справок о зарплате и трудовом стаже;
- выписывание доверенностей;
- выполнение копировальных работ;
- выполнение работ по обеспечению кадровой деятельности компании;
- выполнение работ по обеспечению сотрудников компании канцелярскими принадлежностями; должностные обязанности офис-менеджера и секретаря;
- выполнение работ по подготовке собраний и совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников), ведение и оформление протоколов;
- выполнение служебных поручений руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности компании;
- закупка канцелярских и хозяйственных товаров;
- запись посетителей по телефону;
- консультирование клиентов по предоставляемым услугам;
- контроль за выполнением сотрудниками приказов и распоряжений руководства;
- контроль качества подготовки и правильности составления документов, представляемых на подпись руководству;
- копирование документов на ксероксе;
- обеспечение жизнедеятельности офиса;
- обеспечение контроля за сохранностью материальных ценностей;
- обеспечение своевременного рассмотрения документов, передаваемых руководителю на подпись; должностные обязанности офис-менеджера и секретаря;
- обеспечение сохранности документов и сдача их в установленные сроки в архив;
- обеспечение финансово-хозяйственной деятельности предприятия;
- оперативный поиск необходимой информации в сети Интернет;
- организационная подготовка собраний и совещаний;
- организация командировок руководства: заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц;
- организация приема посетителей;
- организация проведения телефонных переговоров руководителя;
- организация рекламных акций компании;
- осуществление контроля за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководства; должностные обязанности секретаря;
- отправка исходящей корреспонденции;
- оформление договоров;
- оформление документации;
- оформление документов на командировки, командировочных удостоверений;
- оформление листков нетрудоспособности;
- оформление личных дел сотрудников;
- оформление приказов;
- оформление трудовых книжек;
- подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя;
- прием документов и личных заявлений на подпись руководителя;
- прием и распределение входящих звонков;
- прием и регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
- прием посетителей;
- прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, ее передача в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям;
- прием телефонных звонков, фиксирование и передача служебной информации руководителю;
- прием, учет, регистрация и хранение документов;
- проведение инвентаризации;
- проведение поиска персонала;
- проведение предварительных консультаций клиентов по телефону;
- проведение телефонных переговоров;
- проверка правильности оформления подготовленных документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение их качественного редактирования;
- проведение ежегодного отбора документов на архивное хранение или уничтожение;
- работа с входящей и исходящей корреспонденцией;
- работа с мини АТС;
- работа с оргтехникой;
- работа с электронной почтой и Интернетом;
- размещение рекламы в журналах, Интернете и информационных справочниках;
- распечатывание материалов необходимых для работы руководителя;
- сбор, обработка и предоставление информации и документов необходимых для принятия решений и доведение их до непосредственных исполнителей;
- своевременное доведение до сведения руководителя полученной в его отсутствие информации;
- составление должностных инструкций;
- составление писем, запросов, подготовка ответов на полученные письма;
- составление реестров;
- составление штатного расписания;
- табелирование.
Навыки и знания секретаря
Секретари в приемной – это работники, которые не только принимают телефонные звонки от клиентов, но и общаются с посетителями, принимают и отправляют корпоративную почту, выполняют офисные задания руководства (печать документов, регистрацию, и многое другое). Также, при необходимости организации той или иной встречи или совещания, секретарь определяет свободное время организатора, участников встречи, и назначает дату и время ее проведения.
Первое требование к секретарю в приемной требуется — это приятный голос и внешность. Также необходимы навыки делового общения, умение пользоваться офисной техникой (компьютером, факсом, принтером, и др.). В реалиях современного делопроизводства необходимо знание офисных программ (Microsoft Word, Microsoft Excel, Outlook Express).
Можно устроиться на должность секретаря без определенных навыков и образования
Много лет назад, когда я только закончила школу, и не поступила в ВУЗ, то мне нужна была работа не требующая определённых знаний, и опыта работы. Я наивно полагала, что работа секретаря самая простая и требует от сотрудницы быть на рабочем месте и отвечать на телефонные звонки. Когда я устроилась на работу секретарём директора колледжа, то в мои обязанности входило:
- Модельная внешность, умение улыбаться, варить и подавать кофе, а также убирать за гостями.
- Отличное знание всех тонкостей работы секретаря + профильное образование, например, экономическое.
- Девушка или женщина должна быть отличным секретарем, но при необходимости — сварить кофе, подать напиток, затем прибраться.
Семинар Совершенствование профессиональных навыков и компетенций секретаря
- Особенности организации приема сотрудников и посетителей с минимальными затратами времени. Отбор и классификация информации. Защита руководителя от нежелательных посетителей и телефонных звонков.
- Повышение эффективности телефонного разговора. Звонок в другую организацию: правила успешной презентации компании, ключевые фразы. Особенности взаимодействия с недовольными и сложными клиентами, жалобами и возражениями по телефону. Тактика общения с трудными клиентами.
- Способы предупреждения конфликтов. Управление конфликтами. Создание благоприятного психологического климата в коллективе. Саморегуляция и эффективные стратегии поведения в конфликтных ситуациях. Правила бесконфликтного общения. Правила конструктивной критики и ее рациональное восприятие. Манипуляции в общении. Техники психологической самообороны.