Навыки и умения секретаря

Содержание

Образец резюме секретаря референта, личного помощника руководителя (шаблон, пример)

распределение и прием телефонных звонков (мини-АТС)
работа с документацией (внешний и внутренний документооборот),
перевод документации на/с немецкий язык;
организация и планирование переговоров и встреч руководителя,
прием посетителей,
заказ и бронирование гостиниц и билетов,
организация конференц-связи

Дополнительные сведения:
Немецкий язык — уровень носителя языка
Опытный пользователь ПК (полный пакет программ LotusMS, Office, HTML, справочно-информационные программы, навигация в Internet, WinFaxPro).Скорость печати 220 уд/минуту.
Знание оргтехники ( ксерокс, мини-АТС, факс, сканер, принтер,)

Требования к секретарю

Если помимо обязанностей секретаря предполагаются выполнение функций младшего сотрудника, то как правило, требуется хорошее знание компьютера: недостаточно знать MS Word на уровне «могу написать письмо», часто требуется расширенное знание программы. Также требуется знание MS Excel для составления и редактирование отчетов, а также программы Power Point для подготовки презентаций.

К счастью, тенденция десятилетней давности, когда карьера секретаря была похожа на карьеру спортсменки и заканчивалась в 30 лет, давно прошла. Руководители осознали важность присутствия на рабочем месте не только симпатичной молоденькой и приятной во всех отношениях девушки, но и опытного, грамотного профессионала. И если секретарем на ресепшн действительно лучше работать после окончания института или во время учебы, то хорошим личным помощником в этом возрасте стать трудно, и поэтому все чаще и чаще можно увидеть объявления о том, что помощник требуется в возрасте от 25 лет и старше.

Рабочие места в вашем городе

2. Подготовка повестки дня.
Собрание без повестки дня – настоящая катастрофа. Секретарь обязан знать об этом. Повестка дня разрабатывается секретарем на основе вопросов нуждающихся в обсуждении. Умный секретарь всегда учитывает особенности членов собрания при указании временных рамок повестки дня.

4. Навыки работы на компьютере.
Сегодня навыки работы на компьютере необходимы для выполнения обязанностей секретаря в любой организации. Секретарь должен уметь пользоваться основными компьютерными программами.

Пример резюме секретаря

На этой странице приведен пример резюме секретаря. Если вы ищете ответ на вопрос, что писать в резюме секретаря или делопроизводителя, то советуем вам дополнительно посмотреть на нашем сайте материал статьи пример резюме, в котором на примере достаточно подробно разобран вопрос, как составить резюме.

Прием поступающей руководителю корреспонденции, распределение и передача корреспонденции в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования или ответов.
Прием и регистрация документов и заявлений на подпись для руководителя.
Ответ на телефонные звонки, регистрация и передача информации руководителю
Организация и проведение телефонных переговоров руководителя.
Выполнение поручений руководителя, составление писем, запросов и других документов.
Организация и подготовка заседаний и совещаний, сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
Контроль за исполнением работниками предприятия приказов и распоряжений руководителя, ознакомление работников с приказами, а также контроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя.
Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами, техникой, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующие эффективной работе.
Организация приема посетителей, содействие для оперативного рассмотрения просьб и предложений работников.
Ведение архива документов и дел, обеспечение их сохранности, передача в архив.
Организация командировок руководителя, заказ авиабилетов и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.
Выполнение отдельных служебных поручений.

Как составить правильное резюме на работу? Шаблон образец и пример резюме помогут вам создать резюме

Ниже указаны профессиональные навыки и умения офис-менеджера. В небольших компаниях офис-менеджер и секретарь также могут выполнять обязанности кадровика. Эта особенность учтена в данном перечне. Вы можете выбрать из него те должностные обязанности, которые подойдут для вашего резюме.

ввод текущей информации в базу данных;
ведение деловой переписки и телефонных переговоров;
ведение делопроизводства;
ведение и оформление протоколов собраний и совещаний;
ведение кадрового учета; обязанности секретаря,
ведение табеля учета рабочего времени персонала;
встреча и размещение посетителей;
выдача справок о зарплате и трудовом стаже;
выписывание доверенностей;
выполнение копировальных работ;
выполнение работ по обеспечению кадровой деятельности компании;
выполнение работ по обеспечению сотрудников компании канцелярскими принадлежностями; должностные обязанности офис-менеджера и секретаря;
выполнение работ по подготовке собраний и совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников), ведение и оформление протоколов;
выполнение служебных поручений руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности компании;
закупка канцелярских и хозяйственных товаров;
запись посетителей по телефону;
консультирование клиентов по предоставляемым услугам;
контроль за выполнением сотрудниками приказов и распоряжений руководства;
контроль качества подготовки и правильности составления документов, представляемых на подпись руководству;
копирование документов на ксероксе;
обеспечение жизнедеятельности офиса;
обеспечение контроля за сохранностью материальных ценностей;
обеспечение своевременного рассмотрения документов, передаваемых руководителю на подпись; должностные обязанности офис-менеджера и секретаря;
обеспечение сохранности документов и сдача их в установленные сроки в архив;
обеспечение финансово-хозяйственной деятельности предприятия;
оперативный поиск необходимой информации в сети Интернет;
организационная подготовка собраний и совещаний;
организация командировок руководства: заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц;
организация приема посетителей;
организация проведения телефонных переговоров руководителя;
организация рекламных акций компании;
осуществление контроля за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководства; должностные обязанности секретаря;
отправка исходящей корреспонденции;
оформление договоров;
оформление документации;
оформление документов на командировки, командировочных удостоверений;
оформление листков нетрудоспособности;
оформление личных дел сотрудников;
оформление приказов;
оформление трудовых книжек;
подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя;
прием документов и личных заявлений на подпись руководителя;
прием и распределение входящих звонков;
прием и регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
прием посетителей;
прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, ее передача в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям;
прием телефонных звонков, фиксирование и передача служебной информации руководителю;
прием, учет, регистрация и хранение документов;
проведение инвентаризации;
проведение поиска персонала;
проведение предварительных консультаций клиентов по телефону;
проведение телефонных переговоров;
проверка правильности оформления подготовленных документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение их качественного редактирования;
проведение ежегодного отбора документов на архивное хранение или уничтожение;
работа с входящей и исходящей корреспонденцией;
работа с мини АТС;
работа с оргтехникой;
работа с электронной почтой и Интернетом;
размещение рекламы в журналах, Интернете и информационных справочниках;
распечатывание материалов необходимых для работы руководителя;
сбор, обработка и предоставление информации и документов необходимых для принятия решений и доведение их до непосредственных исполнителей;
своевременное доведение до сведения руководителя полученной в его отсутствие информации;
составление должностных инструкций;
составление писем, запросов, подготовка ответов на полученные письма;
составление реестров;
составление штатного расписания;
табелирование.

Знания и умения секретаря-референта

В связи с изменением места секретаря в структуре управления современной фирмой появились и более высокие требования к уровню образования секретаря-референта, его профессиональной эрудированности, коммуникабельности, способности решать разнообразные деловые задачи. Сегодня профессия секретаря-референта требует от человека высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда.

В действительности квалификационные и иные требования, предъявляемые к современным секретарям, гораздо обширней. К сожалению, при приеме на работу секретаря руководитель не всегда в состоянии четко эти требования сформулировать. И должностная инструкция, там, где она имеется, не дает полного представления об обязанностях секретаря-референта.

Как видно из самого названия ГОСТ, в нем определен весь порядок оформления служебных документов и его требования, секретарь не только сам должен строго соблюдать, но и не допускать отправку из фирмы документов, выполненных с нарушением этого стандарта. Этот стандарт всегда должен быть на виду.

Кроме истории, секретарь (секретарь-референт) должен хорошо знать все направления деятельности фирмы, какие виды работ она выполняет, какие услуги предоставляет и соответственно какие структурные подразделения (работники) выполняют конкретные функции. Если секретарь только поступил на работу, то он должен посвятить именно этому вопросу первые дни, так как секретарь — связующее звено как между руководством и посетителями, так и между работниками фирмы. Именно секретарь должен направить посетителя в соответствующий отдел, к работнику, занимающемуся интересующими посетителя вопросами. Он же соединяет позвонившего по телефону с нужным ему работником. Наконец, разбирая полученную корреспонденцию, секретарь определяет пути ее дальнейшего движения — кому ее надо передать. Следовательно, определяя направления движения документов, посетителей, телефонных звонков, секретарь (секретарь-референт) должен безупречно знать структуру фирмы.

Профессия секретарь

Должность секретаря – привилегия женщин. Именно их руководители хотят видеть своими помощниками. Это объясняется женским умением проявить гибкость, предотвратить агрессию шефа, уловить его настрой и особенности характера. Прекрасная половина сумеет сделать комфортным деловой офис и впечатлить партнеров.

С 1840 года руководители многих предприятий стали назначать к себе в помощники личного секретаря. Однако людей без специальных навыков на эту должность не брали. Так, стали открываться секретарские курсы. Что интересно, вначале они появились в Харькове, а в США только спустя одиннадцать лет.

Что такое ключевые навыки для резюме

владение английским, итальянским, французским или другим языком;
уверенное пользование ПК, знание программ MS Office;
навыки деловой переписки, в том числе и на иностранном языке;
умение проявлять внимание, заинтересованность, дружелюбие.

По указанным необходимым умениям для этой должности видно, насколько специфика работы влияет на то, что необходимо указывать в резюме. Отдельно стоит отметить, что в некоторых отраслях профессиональные умения настолько тесно переплетены, что их сложно отделить.

Ключевые навыки секретаря в резюме пример

Деятельность секретаря — это широкий круг обязанностей и навыков. Какими именно навыками владеет конкретный соискатель, определяется его опытом. Кто-то значительную часть времени работал в роли помощника руководителя, кто-то принимал посетителей на ресепшене. Кто-то за 10 лет работы сменил 5 позиций, и все они имели разную специфику: одна — с уклоном в делопроизводство, другая — в обязанности переводчика, третья — в работу с документами, и т. Что же писать в резюме? Перечислять все навыки, или только самые главные тогда как определить, какие главные? Насколько подробно описывать опыт, если пришлось сменить много мест работы, и опыт достаточно разнообразный?

Новосибирск Секретарь-референт генерального директора Обязанности: Координация работы приемной, планирование рабочего дня генерального директора, деловая коммуникация, администрирование телефонных звонков, прием посетителей, делопроизводство; составление, регистрация и обработка документации, работа со всеми видами оргтехники, ведение хозяйства и различных расходов, функции канцелярии, взаимодействие со всеми службами и отделами компании; выполнение элементов кадрового делопроизводства ведение табеля, оформление листков нетрудоспособности, служебных командировок сотрудников.

Как проверить способности и умения нового секретаря руководителя

Кейс позволяет оценить не только конкретные навыки кандидата, но и привычные модели его поведения, личностные особенности. Лучше всего предлагать данные ситуации кандидату в контексте общего интервью, чередуя с другими вопросами, методиками, не сообщая отдельно о тестировании с помощью кейсов. В противном случае кандидат может давать «желательные», ожидаемые ответы.

Во время проведения интервью нужно выяснить дополнительные сведения о кандидате. Многие соискатели рассматривают должность секретаря как временную, видят в ней своеобразный «трамплин» для профессионального роста. Узнать об отношении кандидата к профессии можно с помощью следующих вопросов: «Кем Вы видите себя через пять лет?», «Были ли попытки сменить профиль работы? Как это повлияло на результаты работы?». Если компания стремится к тому, чтобы кандидат оставался лояльным и развивался в рамках своей профессии, нужно сразу оговорить этот вопрос, чтобы сэкономить время — свое и соискателя.

Навыки в резюме ля секретаря

Вакансия секретаря на ресепшн в частной медицинской клинике, скорее всего, не требует навыков оформления документов для получения визы; она также не требует навыков тесного взаимодействия с руководителем. Зато она требует опыта общения с клиентами, знания медицинской тематики (хотя бы основ), способности много общаться по телефону, не теряя тонуса и терпения.

Что же писать в резюме? Перечислять все навыки, или только самые главные (тогда как определить, какие главные)? Насколько подробно описывать опыт, если пришлось сменить много мест работы, и опыт достаточно разнообразный?

Пример резюме секретаря приемной

Уважаемые соискатели в этом разделе нашего сайта вы сможете бесплатно познакомиться с вариантами примеров успешных резюме на русском и английском языках и и подберете для себя образец подходящий Вам по структуре. Убедительная просьба к вам: используйте для подготовки к написанию профессионального резюме предложенные формы — они проверены практикой (каждый пример текста — это публикация с разрешения кандидата, который был выбран компанией-Заказчиком), но наполняйте только правдивым содержанием о своих профессиональных успехах. Помните! про простые истины, что есть только один шанс произвести хорошее впечатление и, что верят тому, кто ни разу не дал в себе усомниться.

Уверенный пользователь ПК (Windows; MS Word‚ Excel‚ Outlook‚ Internet);
Иностранные языки: английский разговорный.
Умение пользоваться оргтехникой (принтер‚ ксерокс‚ факс)‚ знание мини-АТС‚ умение вести деловую корреспонденцию.

Профессиональные навыки в резюме: примеры умений и знаний

владение ПК, специализированными программами («Компас», AutoCAD);
организация процессов строительства и ремонта, управление на всех стадиях;
знание нормативной документации, законов и актов в области инженерного проектирования;
проверка проектной документации;
ведение ежедневного контроля качества, учета объемов выполняемых работ;
обработка тендерной документации;
разработка инженерных проектов;
составление договоров, дополнительных соглашений;
ведение технической документации;
работа с поставщиками;
чтение и составление чертежей;
знание специфики механизмов разной сложности.

владение ПК;
«слепой набор»;
обращение с оргтехникой;
знание пакета программ MS Office;
знание ГОСТов, СНИПов;
ведение деловой переписки;
умение работать с правовыми базами, знание законодательства;
делопроизводство;
знание иностранных языков;
кадровое производство.

Как и что говорить на собеседовании на должность секретаря: тесты, вопросы и ответы

Одним из требований резюме является предоставление фотографии. Не нужно помещать в него фото, где вы отдыхаете на море, веселитесь в клубе или нюхаете цветочки на даче. Ваша задача – показать, что вы деловой человек, поэтому представьте фото в деловой обстановке, на котором чётко видно лицо и умный взгляд.

При рассказе о себе не говорите о материальных трудностях, проблемах со здоровьем. Нельзя поднимать религиозные и политические темы. Не давайте никому и ничему отрицательных оценок. От вас должны исходить только положительные эмоции и доброжелательность ко всему, что вас окружает.

Образец резюме секретаря

-ведение переговоров в рамках полномочий (переписка, телефонные переговоры) с клиентами по вопросам сотрудничества (технические вопросы: соблюдение договорных условий; оплата, движение товара, прохождение таможни, гарантийные обязательства и др..)

Цель:
— Цель поиска работы или название желаемой должности работы (например, претендую на должность секретаря, офис-менеджера, личного помощника руководителя и др..)
— Причина поиска работы: решение Учредителей о сворачивании проекта, достижение предельного профессионального уровня на последнем месте (отсутствие возможности роста), поиск новых возможностей для более выгодного и целесообразного применения своего опыта и навыков, поиск новых возможностей профессионального роста и развития, задержки в оплате труда и др.