Ключевые навыки секретаря офис менеджера

Как составить правильное резюме на работу? Шаблон образец и пример резюме помогут вам создать резюме

Ниже указаны профессиональные навыки и умения офис-менеджера. В небольших компаниях офис-менеджер и секретарь также могут выполнять обязанности кадровика. Эта особенность учтена в данном перечне. Вы можете выбрать из него те должностные обязанности, которые подойдут для вашего резюме.

• ввод текущей информации в базу данных;
• ведение деловой переписки и телефонных переговоров;
• ведение делопроизводства;
• ведение и оформление протоколов собраний и совещаний;
• ведение кадрового учета; обязанности секретаря,
• ведение табеля учета рабочего времени персонала;
• встреча и размещение посетителей;
• выдача справок о зарплате и трудовом стаже;
• выписывание доверенностей;
• выполнение копировальных работ;
• выполнение работ по обеспечению кадровой деятельности компании;
• выполнение работ по обеспечению сотрудников компании канцелярскими принадлежностями; должностные обязанности офис-менеджера и секретаря;
• выполнение работ по подготовке собраний и совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников), ведение и оформление протоколов;
• выполнение служебных поручений руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности компании;
• закупка канцелярских и хозяйственных товаров;
• запись посетителей по телефону;
• консультирование клиентов по предоставляемым услугам;
• контроль за выполнением сотрудниками приказов и распоряжений руководства;
• контроль качества подготовки и правильности составления документов, представляемых на подпись руководству;
• копирование документов на ксероксе;
• обеспечение жизнедеятельности офиса;
• обеспечение контроля за сохранностью материальных ценностей;
• обеспечение своевременного рассмотрения документов, передаваемых руководителю на подпись; должностные обязанности офис-менеджера и секретаря;
• обеспечение сохранности документов и сдача их в установленные сроки в архив;
• обеспечение финансово-хозяйственной деятельности предприятия;
• оперативный поиск необходимой информации в сети Интернет;
• организационная подготовка собраний и совещаний;
• организация командировок руководства: заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц;
• организация приема посетителей;
• организация проведения телефонных переговоров руководителя;
• организация рекламных акций компании;
• осуществление контроля за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководства; должностные обязанности секретаря;
• отправка исходящей корреспонденции;
• оформление договоров;
• оформление документации;
• оформление документов на командировки, командировочных удостоверений;
• оформление листков нетрудоспособности;
• оформление личных дел сотрудников;
• оформление приказов;
• оформление трудовых книжек;
• подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя;
• прием документов и личных заявлений на подпись руководителя;
• прием и распределение входящих звонков;
• прием и регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
• прием посетителей;
• прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, ее передача в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям;
• прием телефонных звонков, фиксирование и передача служебной информации руководителю;
• прием, учет, регистрация и хранение документов;
• проведение инвентаризации;
• проведение поиска персонала;
• проведение предварительных консультаций клиентов по телефону;
• проведение телефонных переговоров;
• проверка правильности оформления подготовленных документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение их качественного редактирования;
• проведение ежегодного отбора документов на архивное хранение или уничтожение;
• работа с входящей и исходящей корреспонденцией;
• работа с мини АТС;
• работа с оргтехникой;
• работа с электронной почтой и Интернетом;
• размещение рекламы в журналах, Интернете и информационных справочниках;
• распечатывание материалов необходимых для работы руководителя;
• сбор, обработка и предоставление информации и документов необходимых для принятия решений и доведение их до непосредственных исполнителей;
• своевременное доведение до сведения руководителя полученной в его отсутствие информации;
• составление должностных инструкций;
• составление писем, запросов, подготовка ответов на полученные письма;
• составление реестров;
• составление штатного расписания;
• табелирование.

Образец резюме офис-менеджера и рекомендации

Образец резюме выглядит стандартно и включает в себя четыре основных блока, которые обязательны для указания: контактная информация, основное и дополнительное образование, опыт работы, личные качества, профессиональные навыки и дополнительные сведения.

1. Ведение документооборота, в том числе регистрация, архивирование и оформление документов.
2. Работы с корреспонденцией, как входящей, так и исходящей.
3. В некрупных организациях в обязанности менеджера может входить подбор персонала и выставление объявлений об актуальных вакансиях.
4. Прием звонков, их перераспределение; обработка полученной информации и ведение календаря руководителя.
5. Организация командировок сотрудников, например, бронирование билетов и гостиниц; начальная организация логистики — составление маршрутов и распорядка дня водителей.
6. Должность подразумевает организацию и помощь в проведении деловых встреч, презентаций.

Сервисы для соискателей

Наш клиент – Международная компания, работающая в сфере тяжелого машиностроения, ищет надежного офис-менеджера/секретаря со свободным английским
Очень нужен сотрудник, который возьмет на себя все организационные вопросы по созданию комфортных условий и уюта для членов команды и клиентов компании, а также обеспечит офис всем необходимым для работы.

• Работа с корреспонденцией (прием/отправка/регистрация входящей и исходящей почты);
• Работа с приказами, распоряжениями: подготовка проектов, оформление, подписание, согласование и etc
• Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцелярии, расходных материалов, визиток и рекламной полиграфии);
• Ведение общехозяйственных договоров: согласование, подписание;
• Оформление писем, запросов и других документов по поручению ТОП-менеджмента компании;
• Организация и планирование командировок (для сотрудников и генерального директора);
• Перевод писем, договоров, запросов от заказчиков с русского на английский, с английского на русский язык;
• Заказ авиа- и железнодорожных билетов, гостиниц, такси, трансферов сотрудников организации и клиентов;
• Выполнение личных поручений руководителя;
• Следить за тем, чтобы в офисе всегда было всё необходимое для комфортной работы.

Образец резюме офис-менеджера

Офис-менеджер должен иметь грамотную речь, ведь за день нужно делать много звонков, встречать посетителей, организовывать встречи. Хорошо если у вас есть образование деловода, филолога или психолога, а также организаторские навыки. Покажите в вашем резюме, что сможете эффективно обеспечить функционирование доверенного вам участка работы.

Офис-менеджер это первое лицо, с которым сталкиваются клиенты и контрагенты компании. Очень важно чтобы его внешний вид был приятным и для этого работодатели в первую очередь обращают внимание на то, как вы выглядите, поэтому в резюме обязательно добавьте своё фото.

Разница между офис-менеджером и секретарем

Секретарь – офисный работник с широким кругом обязанностей. Он является главным помощником и правой рукой руководителя. Сотрудник принимает телефонные звонки и встречает посетителей, решает организационные вопросы, планирует рабочее время начальника, занимается ведением делопроизводства. К секретарям сегодня предъявляются довольно высокие требования. Они должны быть ответственными, исполнительными, коммуникабельными, аккуратными, обладать знанием ПК и иностранных языков. Сам термин «секретарь» происходит от латинского «секрет». В Древнем Риме так называли доверенных лиц мужского пола. Секретари при царских дворах не только записывали указы, но и зачастую сосредотачивали в своих руках большую власть. С изобретением печатной машинки профессия стала считаться скорее женской, нежели мужской.

Офис-менеджер – сотрудник компании, ответственный за текущую работу офиса. Данная должность является управленческой. Сотрудник становится своеобразным посредником между рядовым персоналом, начальством, а иногда и клиентами. На плечи менеджеров также ложатся делопроизводство, обеспечение офиса канцтоварами и прочими расходными материалами, контроль над рабочим состоянием техники и различные секретарские обязанности. К разряду последних относятся регистрация корреспонденции, ведение учета звонков, организация совещаний, встреча посетителей и т. д. В большой компании может существовать несколько офис-менеджеров, закрепленных за своими отделами. Спрос на таких специалистов является достаточно высоким. Соискатели на данную вакансию должны обладать грамотной речью, навыками ведения делопроизводства, знанием ПК и высокой скоростью печати, опытом административной работы.

Курс секретарь офис-менеджер

Все эти качества у Вас есть? Тогда у Вас есть все шансы стать отличным специалистом с помощью наших курсов. Учеба на курсах секретаря-офис-менеджера — это возможность в короткие сроки освоить основные профессиональные навыки. Курсы можно посещать в удобное Вам время, совмещая с основной работой или учебой.

График занятий предлагаем обсудить вместе в вами 1-3 раза в неделю, есть курсы выходного дня. Длятся занятия по 2-5 академических часов по договоренности. Начало с 9, 12, 15, 18 часов, на выбор. Для иногородних можно приезжать 1 раз в неделю и получать с по 2-3 урока сразу, это очень популярная форма занятий.

Офис-менеджер: необходимые навыки и обязанности

• Отвечаете на телефонные звонки.
• Ведете учет дел, встреч и планов руководителя организации.
• Занимаетесь заказом и выдачей пропусков.
• В вашем ведении билеты на самолет, бронирование гостиницы и т. д.
• Готовите чай и кофе руководителю и посетителям.
• Получаете входящую документацию и занимаетесь ее перераспределением.

К тому же любое предприятие всегда посещают клиенты, заказчики или партнеры, и их необходимо грамотно распределить, чтобы люди попали к нужному им человеку. Всю поступающую извне информацию также принимает офис-менеджер, обязанности которого – правильно распределить данные по подразделениям.

Обязанности офис-менеджера

Инструкция должностная офис-менеджера включает необходимые предписания для принятия на работу и ее осуществления в дальнейшем. Первое, чем должен обладать претендент на данную должность, — это соответствующее образование и профессиональные навыки. Работник должен иметь диплом об окончании среднего специального, неполного высшего или высшего образования.

Секретарь-менеджер организует встречу и прием гостей. Делегации и комиссии, партнеры, клиенты – важные визитеры компании. От них напрямую зависит деятельность фирмы и ее развитие. Общение происходит на деловом уровне с использованием формально-дружественной этики без перехода на личные связи и взаимодействие — только работа. Офис-менеджер должен символизировать культуру и уважение не только как руководящего представителя, но и фирмы в целом. Получение и передача контактной информации производятся непосредственно секретарем. Для сотрудничества и решения важных вопросов взаимодействия осуществляется обмен визитными карточками, их анализ и хранение в отделе. Ведение деловой корреспонденции с партнерами и филиалами входит в обязанности офис-менеджера. Им производится электронная и курьерская отправка необходимого материала, прием и анализ информации, ведение деловой переписки.

Сервисы для соискателей

• высокий уровень ответственности;
• аккуратность, исполнительность;
• уверенное пользование ПК (Windows/Mac OS, MS Office, Gmail, Dropbox, Google Docs);
• владение офисной техникой (принтер, сканер);
• готовность к командировкам в Москву;
• английский: Intermediate или выше.

Компания JUG.ru Group — ведущий российский организатор конференций и семинаров для IT специалистов. У нас за плечами более 70 крупных отраслевых конференций и более 200 семинаров, собравших в сумме несколько десятков тысяч человек.

Офис-менеджер, секретарь, делопроизводитель

1. Документационное обеспечение управления.
2. Организация документооборота компании. Входящие, исходящие, внутренние документы.
3. Виды документов организации. Реквизиты документов, их легитимность.
4. Организационно-распорядительные документы. Приказы.
5. Информационно-справочные документы. Составление писем.
6. Ведение деловой переписки. Регистрация документов.
7. Ведение кадрового учета.
8. Прием, увольнение, перевод сотрудников.
9. Штатное расписание. Отпуска.
10. Приказы по личному составу. Локальные нормативные акты.
11. Учет кадров – табель учета рабочего времени, карточки формы Т-2.

Вас научат, как хранить документы, вести их и учитывать, регистрировать входящую деловую корреспонденцию, сдавать в архив документы. Делопроизводитель организации будет знать, как организовать работу офиса, научится работать в программе 1С: Управление персоналом 8.

Важные личностные и профессиональные качества секретаря

Доброжелательность. Каждый секретарь по долгу службы за день общается с огромным количеством различных людей. Это могут быть коллеги, клиенты компании, партнеры и т.д. При этом неважно, происходит общение по телефону или вживую, — секретарь всегда должен быть доброжелателен и приветлив. Это не только положительно сказывается на ходе большинства бесед, но и создает хорошее впечатление о всей компании в целом.

Организаторские навыки. В работе секретаря данное ПВК имеет немаловажное значение. Именно организаторская работа поручается более ответственным и инициативным работникам. Кроме того, она является неотъемлемой частью работы личного помощника. Организовать деловую встречу руководителя, подготовить план мероприятия, спланировать командировку – вот тот минимум, который требует хороших организаторских способностей.

Ключевые навыки секретаря офис менеджера

• Прием и распределение телефонных звонков, электронных сообщений (соблюдение телефонного этикета)
• Внутренний документооборот — регистрация, внесение в реестр, архивация документов, работа с корреспонденцией, оформление доверенностей и прочей документации
• Отметки в табеле учета рабочего времени
• Работа с оргтехникой — сканирование, копирование, отправка по электронной почте и т.д.
• Информационное обеспечение руководства, сотрудников и посетителей офиса
• Формирование заявок на внутреннюю закупку канцелярии для нужд сотрудников Компании
• Заказ и выдача пропусков для физ.лиц и автомобилей, встреча клиентов, сотрудников и гостей офиса
• Постановка задач курьерам, разбор документов для водителей, отслеживание статуса доставки груза
• Контроль уборки помещений офиса
• Чай/кофе для руководства
• Поручения от руководства

Мы ждем в свою команду активного, позитивного и грамотного человека, стремящегося развиваться и работать в стабильной компании, существующей на рынке более 15 лет! Приветствуется базовое юридическое образование и опыт помощника юриста!

Резюме офис-менеджера

Очередной выпуск «Школы резюме» посвящен «хозяевам офиса» — офис-менеджерам. Работа хорошего офис-менеджера незаметна для «приходящих специалистов»: все всегда в наличии, все организовано и готово к работе, проблемы решаются еще на стадии возникновения.

Наша сегодняшняя выпускница, Ольга, составила почти идеальное резюме. Что неудивительно — опыт работы и разнообразие выполняемых обязанностей впечатляют. Ольга не понаслышке знает работу секретариата и АХО, а связующим звеном этих подразделений и является офис-менеджер.

КУРСЫ «СЕКРЕТАРЬ

— осуществлять работу с документами (прием, обработка, регистрация, направление на исполнение, контроль исполнения, информационная работа по документам организации, разработка номенклатуры дел, формирование дел, оформление дел при передаче на архивное хранение).

По окончании курса Вы будете уметь: Пользоваться законодательными и нормативно-методическими документами при выполнении функциональных обязанностей офис-менеджера. Осуществлять документационно-информационную деятельность руководителя организации, пользоваться современной офисной техникой, выполнять определенные работы по организации с документами в учреждении.

Что входит в обязанности офис-менеджера

— Подготовка офиса перед работой. Проверка компьютерной техники, телефонов и офисного оборудования. Вызов мастера при необходимости ремонта.
— Контроль таких санитарных норм, как освещение, вентиляция и температура в помещении.
— Подготовка документов, отчетов и материалов, необходимых для начала работы и решения текущих задач.
— Контроль работы секретарей, курьеров и водителей. Распределение обязанностей, постановка задач, определение степени ответственности и анализ эффективности их работ.
— Разработка сметы и контроль расходов, необходимых на офисные нужды. Обеспечение работников канцелярскими товарами, расходными материалами и бейджами.
— Подсчет количества отработанных часов сотрудниками офиса и передача информации в бухгалтерию для начисления зарплаты.
— Контроль за соблюдением трудовой дисциплины. Ведение учета нарушений распорядка дня и дресс-кода.
— Организация встреч, регистрации и обслуживания посетителей.
— Обеспечение переговоров, совещаний, презентаций и других мероприятий необходимыми материалами и документами, ведение протокола.
— Контроль работы по ведению документооборота офиса.
— Ведение деловой переписки с клиентами и партнерами, рассылка необходимых материалов.
— Помощь работникам в разрешении возникающих проблем и конфликтов.
— Координация завершения работы офиса, контроль за выключением техники, освещения, кондиционеров.
— Во многих организациях офис-менеджер ответственен за найм персонала. Размещает информацию о вакансиях, просматривает резюме и даже обучает новых сотрудников.

Офис-менеджер – это лицо офиса. Помимо обязанностей секретаря, он сочетает в себе функции менеджера по персоналу и завхоза. Это серьезная должность, поэтому наличие высшего образования и опыта работы обязательны при приеме.

Ключевые навыки секретаря офис менеджера

Офис-менеджер — это своего рода администратор, задачей которого является обеспечение работы офиса. Это включает в себя руководство секретарями на телефоне и на приеме, водителями, курьерами. В функции офис-менеджера могут входить все те же обязанности, которые выполняет секретарь, а также дополнительные, такие как:

Дополнительные требования — знание правил составления и оформления основных видов организационно-распорядительных документов, знание компьютера (Word, Excel, E-mail, Internet), высокая скорость печати, навыки работы с оргтехникой, знание делопроизводства, делового этикета, иностранных языков (чаще английский или немецкий).