Какие навыки требуются для секреторя

Какие навыки требуются для секреторя

Современный секретарь должен хорошо разбираться в информационных технологиях, психологии. Секретарю очень важно хорошо знать русский язык, обладать развитой речью и богатым словарным запасом, так как высокий уровень корпоративных отношений требует умения поддержать разговор и уверенно вести беседу.

Профессия секретаря очень популярна. Секретарь является визитной карточкой компании и очень важно, чтобы это был квалифицированный и грамотный работник, творчески решающий повседневные задачи документационного обеспечения организации.

Пример резюме секретаря

Умение вести делопроизводство.
Бесконфликтность и стрессоустойчивость, блестящие навыки общения с людьми.
Элегантная приятная внешность.
Умение работать с офисной оргтехникой, факс принтер, ксерокс.
Умение работать с конфиденциальной информацией.
Продвинутый пользователь ПК, компьютерных программ Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook и другие программы работы с электронной почтой.

В небольших организациях часто секретарь выполняет функции делопроизводителя. Делопроизводитель обычно занимается ведением и управлением официальными документами, составляет документы, организует их движение и работу с ними, ведет учет документов и их хранение. Если объем переписки не очень большой, то эти функции выполняет секретарь. Тем не менее, делопроизводство это отдельная профессия, которой в компаниях с большим объемом документов занимаются отдельные сотрудники — делопроизводители, имеющие специально образование.

Профессия секретарь

Первыми секретарями можно считать писарей и летописцев — они записывали царские указы и распоряжения, вели хронику текущих событий, отвечали за ведение переписки. Со временем полномочия секретаря существенно расширились и сегодня они могут выполнять самые разнообразные функции. Так, возникла необходимость в специалистах узкой специализации, вследствие чего и появилась профессия секретаря-референта, делопроизводителя, секретаря-переводчика и офис-менеджера.

• прием посетителей;
• прием телефонных звонков;
• ведение делопроизводства;
• планирование рабочего дня руководителя;
• организация совещаний;
• заказ билетов и бронирование гостиниц для руководителя и других сотрудников во время командировки;
• заказ канцтоваров для офиса;
• выполнение просьб руководителя.

Какие навыки требуются для секреторя

• Секретарь на «ресепшн». К этой должности не выдвигается особых требований, и она считается наименее престижной. Для работы не требуется специального образования, а в круг обязанностей зачастую входит распределение звонков, встреча клиентов, выполнение мелких поручений, закупка канцтоваров и прочих офисных принадлежностей.
• Секретарь-референт. Человек, который занимает не последнее место в компании и приравнивается к должности офис-менеджера. На этой должности без специального образования не обойтись. Работа предполагает редактирование различного рода документов, подготовку проектных решений, контроль над работой других сотрудников, составление речей для выступления руководителя на мероприятиях.
• Помощник руководителя. Очень почетная и ответственная должность, которая включает организацию работы сотрудников, решение административных и организационных проблем. Для ассистента крайне важным является знание всех дел компании, а также наличие доверительных отношений с руководителем.

При выборе профессии многие руководствуются престижностью специальности, возможностью карьерного роста и уровнем оплаты труда. Работа секретарем, к сожалению, не входит в список престижных и высокооплачиваемых профессий. Мало того, ее представителей нередко относят к низшей категории сотрудников, поскольку бытует мнение, что с обязанностями секретаря может справиться каждый, даже тот, кто не имеет особых навыков и образования.

Как и что говорить на собеседовании на должность секретаря: тесты, вопросы и ответы

Перед составлением резюме изучите требования конкретной вакансии, и составляйте текст, ориентируясь именно на них. Если в объявлении есть особые пожелания, не забудьте отметить своё соответствие именно им

На собеседование необходимо явиться без опозданий, в костюме делового стиля нейтральных оттенков, с аккуратной причёской. Желательно, чтобы волосы были собраны. Особенно важно прийти вовремя, поскольку опоздания в работе секретаря не допустимы.

Всё о профессии секретаря

Поскольку секретарская деятельность не требует специальных знаний и навыков, то рассчитывать на высокую зарплату тут не приходится. Средний заработок секретаря на ресепшн по Москве составляет 29 000 рублей, по области – 24 000 рублей. Секретарь-референт имеет более высокую степень ответственности и, соответственно, получает больше. Средние цифры по Москве – 37 000 рублей, по Московской области – 31 000 рублей. Для сравнения, например, в Самаре 21 000 рублей (ресепшионист) и 20 000 рублей (референт), в Екатеринбурге 19 000 и 22 000 рублей соответственно.

Чтобы работать секретарем, в большинстве случаев не нужно иметь высшее образование, достаточно закончить профильные курсы. Многие работодатели предлагают обучение на месте. Но диплом вуза даст вам хорошее преимущество при устройстве на работу. Также хорошо, если вы разбираетесь в области, в которой работает компания.

Профессиональные качества секретаря

К деловым качествам прежде всего относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовленным. Сегодня секретарей-референтов готовят как в высших учебных заведениях, так и техникумах-колледжах. Готовят секретарей и на многочисленных и краткосрочных курсах. Потребность в обучении секретарей в стране велика.

Работа секретаря отличается быстроменяющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения, и необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов. Поэтому при приеме на работу секретаря предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требования к деловым и личным качествам.

Требования к образованию и профессиональным навыкам секретаря

Работа секретаря отличается быстро меняющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения, необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов.

• · функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали;
• · принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций;
• · систему органов власти и управления в стране и в своем регионе;
• · отрасль, в которой он работает, ее взаимосвязи;
• · Основы менеджмента.

Должностная инструкция секретаря

Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.

Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.

Как составить резюме секретаря

• обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, кофе, канцелярских товаров, организация ремонта оргтехники, уборки и пр.),
• прием телефонных звонков,
• консультирование клиентов по услугам компании,
• организация рабочего процесса в целом (выдача поручений от руководителя сотрудникам, контроль исполнения; поиск подрядчиков для отдельных задач; организация корпоративов),
• обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами, техникой, канцелярскими принадлежностями,
• организация приема посетителей, содействие для оперативного рассмотрения просьб и предложений сотрудников,
• ведение архива документов и дел, обеспечение их сохранности, передача в архив,
• организация командировок руководителя, заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц,
• обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, канцелярских товаров, организация ремонта оргтехники, уборки и пр.).

Вакансия секретаря на ресепшн в частной медицинской клинике, скорее всего, не требует навыков оформления документов для получения визы; она также не требует навыков тесного взаимодействия с руководителем. Зато она требует опыта общения с клиентами, знания медицинской тематики (хотя бы основ), способности много общаться по телефону, не теряя тонуса и терпения.

Профессия секретарь

Если приоткрыть занавес истории и отправится на поиски ответа на вопрос: откуда взяла начало профессия « секретарь», то, скорее всего, путь приведет нас к писарям и летописцам. Эти люди занимались перепиской, вели запись распоряжений и указов царя, фиксировали события в хронологическом порядке.

• просматривал корреспонденцию;
• сортировал и регистрировал входящую и исходящую почту;
• отвечал на телефонные звонки;
• обеспечивал жизнедеятельность офиса (заказ воды);
• общался с клиентами;
• контролировал выполнение различных задач.

Должностная инструкция и требования навыков секретаря – функции и необходимый опыт повышение квалификации

Секретари — это общая связь для входящей и исходящей телефонной и почтовой корреспонденции. Они получают звонки от клиентов, деловых партнеров, работников или членов сообщества, а также отвечают на вопросы или пересылают вызовы. Они также звонят от имени менеджеров, чтобы сообщать информацию клиентам, планировать встречи или следить за запросами. Записки с менеджером, подготовка памятки или письма, а также проверка почты — это обычные письменные корреспонденции.

Административный секретарь, обычно известный как помощник администратора, работает в одной из трех областей: общий бизнес, юридическая профессия или медицинское поле. В общей офисной среде обязанности обычно состоят из ввода данных, обработки текстов, управления офисами, подготовки и подачи документов, создания презентаций и выполнения основных задач бухгалтерского учета. В качестве помощника по медицинским вопросам нужно работать в офисах врачей, клиниках и больницах. Помимо общих служебных обязанностей, задачи в этой области обычно включают в себя управление медицинской записью, медицинское кодирование и страховой биллинг. Обязанности помощника по административным вопросам в правовой сфере включают общие служебные практики, а также подготовку юридических документов и юридические исследования.

Какие навыки требуются для секреторя

Опасным для дела может стать излишнее высокомерие руководителя. К такому шефу лишний раз никто не подойдет. Скоро он становится послед­ним, до кого доходит любая плохая новость, и к тому времени, когда он о ней узнает, оказывается слишком поздно что-либо предпринимать.

Попытки вмешаться в работу подчиненных и нечеткие указания — наиболее распространенные ошибки горе-руководителей. Порой, главная проблема в отношениях секретаря с шефом — то, что он старается вникать во все детали работы и иногда до мелочей инструктировать его.

Глава 2

4. Подготовка и проведение совещаний. Секретарь должен подготовить список участников совещания, оформить доклад руководителя, проинформировать приглашенных на совещание по распоряжению руководителя. Во время проведения совещания секретарь ведет его протокол.

4. Инициативность. Секретарь должен самостоятельно принимать решения в рамках своих полномочий, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу. Принятое решение не должно быть ошибочным или преждевременным.

Всё о работе в Украине

— Не опаздывайте на интервью. Это очень важно. Рассчитайте время так, чтобы учесть задержки на дороге, пробки и т.д.. Если же всё-таки случились какие-то форсмажорные ситуации, и Вы, не смотря на все старания, опаздываете — позвоните человеку, с которым у Вас должна состояться встреча, извинитесь и предупредите об опоздании. Но на следующий тур собеседований обязательно прийдите вовремя. Если на собеседование Вы пришли слишком рано, не идите сразу в компанию, чтобы доложить о своем прибытии. Погуляйте где-нибудь, посидите в холле, почитайте. Оптимальное время прихода на интервью – за 15-20 минут до начала собеседования.

— Не говорите о своих проблемах (о здоровье, материальных трудностях и т.д.).
— Не поднимайте политические и религиозные темы.
— Не отзывайтесь плохо о предыдущем работодателе и бывших коллегах. Если Вас попросят описать (или оценить) бывшего начальника (коллег), скажите примерно так: «мой начальник – замечательный профессионал, у которого можно многому научиться».

Профессия секретаря — аргументы и факсы

Разве сложно без вузовского диплома приготовить ароматный кофе руководителю или клиентам, ответить корректно на телефонный звонок, набрать на компьютере несложный текст? Конечно, это достаточно просто. Но нет гарантии, что новая сотрудница умеет пользоваться не только электрочайником и факсом, но сможет грамотно изъясняться, сумеет поддержать беседу и при всем этом обладает хорошими манерами? Перечень обязанностей секретаря очень широкий и вовсе не ограничивается разговорами по телефону и обработкой входящей и исходящей корреспонденции.

— Среди слушателей курсы подготовки секретарей пользуются большой популярностью. Программа курсов рассчитана на три месяца и включает в себя не только теоретическую часть в форме лекций, но и практические занятия в компьютерном классе. Будущие личные помощники руководителя изучают основы делопроизводства, учатся правильно заполнять первичные бухгалтерские документы (платежки, накладные, счета), получают навыки набора текстовых документов.