Общие навыки секретаря

Содержание

Для выработки деловых качеств, необходимых в работе секретаря, требуется ряд личных качеств, без которых нельзя стать профессионалом. Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений. Медлительному работнику сложно справиться с многообразными обязанностями секретаря.

К важнейшим качествам секретаря относится пунктуальность. Особенно большое значение имеет своевременность представления документов и информации для принятия решения, организации встреч, совещаний. Секретарь никогда ничего не забудет и своевременно проинформирует, напомнит, организует.

Требования к образованию и профессиональным навыкам секретаря

· функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали;
· принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций;
· систему органов власти и управления в стране и в своем регионе;
· отрасль, в которой он работает, ее взаимосвязи;
· Основы менеджмента.

Так же очень важна коммуникабельность — способность легко устанавливать контакты, связи. Секретарь должен быть очень общительным и открытым человеком, учитывая необходимость общения с большой группой людей.

Знания и умения секретаря-референта

Профессиональный секретарь-референт должен иметь определенные знания и навыки, обладать определенными деловыми и личными качествами. Профессия секретаря-референта предполагает высокий уровень базового образования.

В связи с изменением места секретаря в структуре управления современной фирмой появились и более высокие требования к уровню образования секретаря-референта, его профессиональной эрудированности, коммуникабельности, способности решать разнообразные деловые задачи. Сегодня профессия секретаря-референта требует от человека высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда.

Должностная инструкция и требования навыков секретаря – функции и необходимый опыт повышение квалификации

Хорошая коммуникация, обслуживание клиентов и навыки построения отношений.
Коллективные навыки.
Умение работать с организацией и временем.
Внимание к детали.
Навыки ведения переговоров.
Напористость.
Гибкость.
Такт, осмотрительность и дипломатия.
Сильные организационные навыки.
Навыки презентации и внимание к деталям.
Возможность планировать свою работу, работать по собственной инициативе и соблюдать сроки.
Способность управлять давлением и противоречивыми требованиями и определять приоритетность задач и рабочей нагрузки.
Способность принимать и понимать инструкции.
Устные и письменные навыки общения.
Такт, осмотрительность и соблюдение конфиденциальности.
Приятная, уверенная телефонная манера.
Умение работать в команде.
Надежность и честность.
Навыки управления проектами.
Опыт работы с бухгалтерией, бухгалтерским учетом и обработкой данных.
Опыт сохранения и определения приоритетности календаря менеджера.
Возможность работать независимо.
Дружелюбное и профессиональное поведение.
Стрессоустойчивость.

Существуют специальные курсы для выпускников, которые часто проводятся в частных колледжах. Специальная секретарская подготовка полезна для вступления в юридические или медицинские роли. Выпускник средней школы может получить должность секретаря начального уровня, хотя дополнительное образование часто считается плюсом для работодателей. Программы профессионального образования, колледжи и профессионально-технические училища предлагают множество основных навыков в области управления, компьютерной и английской грамматики, необходимых секретарю. В некоторых отраслях желательно или требуется свободное владение вторым языком. Юридическим секретарям может потребоваться специальная подготовка или сертификация, а секретари, работающие в сфере здравоохранения, нуждаются в знаниях в области медицинской терминологии или практики выставления счетов.

Формирование поведенческих навыков секретаря в конфликтных ситуациях

Для грамотного поведения в конфликтной ситуации необходимо правильно выявить проблему, рассмотрев ее с разных точек зрения, т. е. глазами всех участников конфликта. Практика показывает, что далеко не всегда проблема «лежит» на поверхности, чаще всего речь идет о скрытых, так называемых «подводных» разногласиях. Но опытный секретарь должен нарабатывать навыки распознания такого рода разногласий, что позволит ему в короткие сроки находить выход из конфликтной ситуации.

Например, проблемы со здоровьем провоцируют негативную реакцию, казалось бы, на обычное замечание. Другая причина — частая смена рабочего места или перераспределение функциональной нагрузки также может быть предвестником конфликта.

Обязанности секретаря делопроизводителя, о чем стоит помнить

Обязанности делопроизводителя различаются в зависимости от типа организации, ее внутренних правил и требований руководителя. Но в основном они похожи и регулируются должностной инструкцией. В компании делопроизводитель выполняет следующий набор обязанностей:

Работа с документами – прежде всего сидячая работа в офисе. Такая должность не подходит людям, которые привыкли к физической активности. Да и тем, кто привык долго сидеть за компьютером, стоит разминать позвоночник и давать глазам отдых. Нужно делать перерывы между работой для пятиминутной разминки. Например, можно просто пройтись туда-сюда по лестнице. Либо заниматься зарядкой, спортивными нагрузками в свободное от работы время.
Зарплата секретаря делопроизводителя колеблется от 9000 до 30000 рублей и выше. Это зависит от компании, города и опыта работы. Сотрудники без опыта работы получают сначала невысокую заработную плату, но она повышается с новыми навыками и карьерным ростом.
Карьерный рост связан с профессиональным планом работника, зависит от квалификации и личностных качеств. Делопроизводитель может развиваться в сфере делопроизводства или осваивать смежные профессии.
Секретарь делопроизводитель работает полный день. В некоторых компаниях существуют вакансии на удаленную работу, что дает шансы трудоустроиться лицам с особыми физическими возможностями.
Делопроизводителю важно постоянно осваивать новые навыки и переобучаться. Связано это с появлением новых технологий и с работой за компьютером. Оформление документов в электронном формате и отправка писем по электронной почте сокращают временные затраты, помогают мобильности и скорости общения в рабочей сфере.
Вакансий по поиску секретаря делопроизводителя много. Их можно найти в интернете на различных сайтах по поиску работы. Имея нужные навыки и желание развиваться, работу найти несложно, так как профессия делопроизводителя востребована на рынке труда.

Общие навыки секретаря

Роль секретаря в организации.
Обязанности и функции секретаря. Деловые и личностные качества, необходимые секретарю для успешной работы. Имидж секретаря. Дресс-код и бизнес-этикет.

Телефонное общение.
Общие правила общения по телефону. Работа с голосом. Прием входящих звонков, представление, получение и предоставление информации. Переадресация звонка внутреннему абоненту, постановка на ожидание. Правильный прием сообщения для другого сотрудника. Правильная передача сообщения. Грамотное завершение телефонного разговора.

Деловое общение.
Взаимодействие с коллегами, клиентами, посетителями, руководством. Правила ведения деловой беседы. Технологии грамотной передачи информации. Умение слушать и задавать вопросы. Получение обратной связи. Подготовка и проведение совещаний и деловых встреч. Правила поведения при приеме посетителей. Соблюдение этических норм и конфиденциальность в работе секретаря. Поведение в конфликтных ситуациях. Управление стрессом.

Делопроизводство и деловая переписка.
Правовая база документационного обеспечения организации. Основные виды документов. Фирменные бланки. Приказы, подготовка и регистрация производственных приказов. Деловая переписка — правила составления и оформления писем, разновидности писем. Обработка входящей и исходящей корреспонденции, контроль исполнения документов. Документооборот в организации.

Резюме «Секретарь делопроизводитель» в Москве

Всем пламенный привет! Друзья, я надеюсь, вам понравился цикл из четырех статей, рассказывающих о правильном подходе в поиске работы. Теперь я буду готовить еще один цикл статей, в котором расскажу, как определить на какую работу вам лучше всего нацеливаться.

Современный работник офиса должен владеть на очень хорошем уровне всеми офисными программами. Сравните разницу. Владею Excel. Или умею работать со сводными таблицами и составлять макросы в программе Excel. Это выгодно выделит вас среди толпы желающих попасть в уютное представительское кресло секретаря-производителя. Поэтому я рекомендую вам изучить видеокурс-самоучитель Microsoft Office 2021 — Шаг за Шагом.

Коммуникативные навыки корпоративного секретаря: практические рекомендации по выстраиванию эффективных деловых коммуникаций

9 Корпоративный секретарь в роли медиатора «Позволь себе быть собой, а другим быть другими» Вадим Зеланд Пять принципов Милтона Эриксона (Эриксоновкая коуч-позиция): 1. Принцип «Со всеми все O.K.». 2. Принцип наилучшего выбора 3. Изменения не только возможны, но и неизбежны. 4. У каждого человека есть все ресурсы для того, чтобы достичь того, что он хочет. 5. Принцип позитивного намерения. Источник: 9

3 КВАЛИФИКАЦИОННАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ДОЛЖНОСТИ «КОРПОРАТИВНЫЙ СЕКРЕТАРЬ» Контролирует подготовку и проведение заседаний собрания акционеров и совета директоров, обеспечивает формирование материалов по вопросам повестки дня общего собрания акционеров и материалов к заседанию совета директоров, ведет контроль за обеспечением доступа к ним. Контролирует исполнение решений, принятых общим собранием акционеров и советом директоров. Содействует работе по соблюдению органами и должностными лицами Общества процедур, направленных на обеспечение прав и интересов акционеров, а также следованию Обществом норм законодательства Республики Казахстан в сфере корпоративного управления, положениям Устава, Кодекса корпоративного управления и иным внутренним документам Общества. Способствует эффективному обмену информацией между органами, осуществляет организацию проведения заседаний Совета директоров. Принимает участие в разработке и периодическом пересмотре политики корпоративного управления Общества на основе общепринятых международных стандартов, а также в анализе существующей практики в этой области в Республике Казахстан и за рубежом. Осуществляет мониторинг соблюдения органами, должностными лицами и работниками Общества установленных принципов корпоративного управления, в том числе внутрикорпоративных правил поведения, а также формирует предложения в адрес Совета директоров о внесении необходимых поправок и дополнений. 3

Какие обязанности у секретаря? Какими навыками и качествами нужно обладать

Был у меня такой опыт работы. Меня брали без проблем, на мой взгляд это работа, на которую вполне легко можно устроиться, но легко можно выдержать. Почему меня брали, начальству нравилось мое образование, у меня первое педагогическое, а второе психологическое, потом внешний вид, человек должен быть аккуратен, скромен, опрятен, так же была важна стрессоустойчивость, пунктуальность, воспитанность, вежливость, правильная речь. Я даже не училась на эту профессию, работала успешно, но просто решила, что все это уже переросла, со всеми моими начальниками отношения были хорошими, только профессиональными. Но и этот опыт был для меня важен, умение подстроиться, прочувствовать человека тоже в жизни очень важно. А еще, на что меня проверяли это скорость печати и знание программ.

Обязанностей у секретаря очень много. но в первую очередь секретарь это «лицо» школы (фирмы) ведь чтобы попасть к директору все сначала идут к вам . итак обязанности секретаря: получать сведения от работников, Организует телефонные переговоры директора школы, Принимает и передает факсы и сообщения,доводит их до его сведения;Осуществляет работу по подготовке общих собраний работников школы, заседаний совета школы, педагогического совета, попечительского совета, а также совещаний, проводимых директором школы. еще секретарю нужно смотреть чтобы у директора всегда работал принтер и вся остальная техника,писала ручка, заточены карандаши и т.д печатать различные документы и материалы;вести делопроизводство. принимать документы на подпись, следить чтобы все поручения директора выполнялись вовремя, принимать письма отсортировать их, принимать звонки и т.д и т.п.

Общие навыки секретаря

HR-Life.ru — это не только подборка тематических статей, но и сводка новостей и предстоящих событий HR-мира, а также каталог кадровых агентств с удобным поиском, содержащий основную информацию по более чем семидесяти агентствам по подбору персонала. HR-Life.ru — все из жизни HR-менеджера.

HR-Life.ru — специализированный ресурс для менеджеров по персоналу и руководителей. Все разделы сайта — управление персоналом, кадровое делопроизводство, образцы документов — заполняются с учетом трех правил: наглядность, информативность, удобство.

Как проверить способности и умения нового секретаря руководителя

Во время проведения интервью нужно выяснить дополнительные сведения о кандидате. Многие соискатели рассматривают должность секретаря как временную, видят в ней своеобразный «трамплин» для профессионального роста. Узнать об отношении кандидата к профессии можно с помощью следующих вопросов: «Кем Вы видите себя через пять лет?», «Были ли попытки сменить профиль работы? Как это повлияло на результаты работы?». Если компания стремится к тому, чтобы кандидат оставался лояльным и развивался в рамках своей профессии, нужно сразу оговорить этот вопрос, чтобы сэкономить время — свое и соискателя.

Материалы кейсов целесообразно использовать в дальнейшем при обучении сотрудника, принятого на работу. Разбор практических ситуаций (case-study) развивает умение анализировать информацию, выделять главное, генерировать пути решения проблемы, предлагать возможные альтернативы и оценивать их.

Общие навыки секретаря

ненормированный рабочий день (приходить на работу раньше шефа, а уходить позже);
не всегда есть возможность реализоваться;
если фирма небольшая, может стать скучно от недостатка работы;
работодатель может отрицательно отнестись к тому, что ты делаешь домашнее задание на рабочем месте;
всегда хорошо выглядеть, вне зависимости от обстоятельств.

В 1840 году появились в России первые личные секретари руководителей на крупнейших по тем временам Путиловском и Невском заводах. Вскоре секретари появились и на многих других предприятиях, что стало признанием их необходимости в работе предпринимателей. Руководители предъявляли к секретарям такие требования, что без специальной подготовки работать становилось все труднее. В 1868 году в Харькове открылись первые секретарские курсы, тогда как подобные учебные заведения в США появились в 1879-м, а в Англии и Франции — в 1900-1907 годах.

Эффективность труда и качества секретаря

Многие специалисты пытались сформулировать перечень необходимых черт характера и качеств личности секретаря. Так, по мнению руководителей Клуба профессиональных секретарей М.Домниковой и Е.Приваловой современный секретарь должен обладать такими качествами, как осведомленность, пунктуальность и организованность (1). Дж.Харрисон, исходя из определения Европейской ассоциации профессиональных секретарей роли секретаря как «координационного центра» любой организации, выделил две группы требований к секретарю: требования к деловым и личностным качествам (5):

В России в конце 80-х годов была разработана типовая модель рабочего места секретаря-референта предприятий малого бизнеса (2). Модель включала 15 элементов качественных и количественных характеристик рабочего места: кадровые данные, опыт, профессиональные знания, профессиональные умения, личностные качества, психология личности, здоровье и работоспособность, уровень квалификации, служебная карьера, хобби, вредные привычки, организация труда, оплата труда, социальные блага и социальные гарантии.