Можно ли скреплять документы степлером

Делопроизводство: как правильно прошить (сшить) документы

1. Дырокол или канцелярское шило. Главное требование, что бы при проколе – все дырки были одинакового размера и имели аккуратный вид. Если сшивается всего несколько страниц, то можно обойтись и иглой;
2. Жгут или плотные нити. Как мы уже говорили выше, нет определенных требований и правил, которые предъявляются к нитям или шнурам. Это может быть и обыкновенная черная нить, а так же льняной тросик. Главное, что бы было сделано аккуратно и хорошо держалось;
3. Клей. При этом можно использовать как современный клей-карандаш, так и старый проверенный ПВА или канцелярский клей;
4. Ручкой, ножницами и бумагой для отметки общего количества страниц.

В обязанности инспектора не входит правильное оформление всех листов для регистрации ИП. Он может сложить их, как получилось в данный момент. Если не правильно прошить документы, вы получите их на руки, но вам в последующем будет не возможно работать с ними. И их все равно придется переделывать. Поэтому лучше не полениться и главное сшить документы степлером, которые имеют более одного листа. А потом уже скрепить весь пакет канцелярской скрепкой. Помните, что использование степлера и скрепок не запрещено и лучше их обязательно использовать.

Как по правилам скреплять документы степлером

Казалось бы, зачем вообще сшивать документы, когда можно скрепить их степлером, скрепкой, сложить в файл или даже приклеить, не говоря уже о передаче бумаг электронным образом? Однако существует немало мест, куда вам придется нести именно прошитые с помощью нитки листы: в налоговую, в архив, суды и прочее. Это необходимо для повышения уровня безопасности: ведь незаметно заменить лист на правильно прошитых документах невозможно. В этом можно легко убедиться, просто посмотрев на сшитые документы. Казалось бы, все довольно просто: прошить листы и заверить их. Но есть одна сложность, которая часто ставит в тупик делопроизводителей — это отсутствие единого правила сшивания. При этом налоговая или архив вправе вернуть неправильно скрепленные документы, что может сильно затянуть и без того небыстрые процедуры. Однако не стоит отчаиваться: существуют несколько ГОСТов, по которым следует выполнять данный процесс.

Как так? А уверены ли вы в этом? Эти вопросы до сих пор задают заявители, подающие документы в регистрирующий орган. Я же со своей стороны расскажу о том, почему их сшивать не нужно и что же произошло на самом деле после Казалось бы, зачем вообще сшивать документы, когда можно скрепить их степлером, скрепкой, сложить в файл или даже приклеить, не говоря уже о передаче бумаг электронным образом?

Можно ли скреплять степлером документы

Николай Дёминов Neoplan. Да ладно Вам, многие до сих пор еще мучаются вопросом: «Шить или не шить? Александр Степаненко. Добрый день. Я новичек в данном направлении, но вот что меня смущает: Теже протоколы, Уставы и т.

Степплером обычно скрепляют листы не для архива, а для повседневной работы с документом. Такой документ лучше скреплять в левом верхнем углу, пичем скоба должна располагаться по диагонали этого угла. Тут важно правильно сложить листы в стопку, особенно если печать у них двусторонняя. Также правильно надо сориентировать таблицы распечатанные в альбомном варианте при остальных листах в книжном варианте. Тут надо, чтобы верхний левый угол таблицы располагался в левом нижнем углу всего документа.

Можно ли скреплять документы степлером

Чисто внешнее отличие — первые сшиваются сами по себе (как правило, каждый документ сшивается по-отдельности), вторые могут сшивать в дела (каждое дело может состоять из любого количества документов), соответственно, могут иметь картонные корочки.

К сожалению, четких инструкций и нормативных актов (тех самых «правил») по прошивке документов нет. Но есть общие собственные требования различных инстанций, к примеру, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2021 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Однако большинство подобных регламентов относится к документам, хранимым более 10 лет, а как должно быть известно бухгалтерам, государство обязывает хранить определенную документацию предприятия определенное количество лет, то есть осуществлять архивное хранение, а затем передавать опять же определенные архивные документы в госархивы. Но это всё «цветочки», более актуальным и требующим внимания будут ситуации, когда налоговая инспекция требует копии документов и тогда истребуемые документы необходимо оформлять по требования ФНС. Эти требования в свою очередь опираются на НК РФ Ст. 93. Истребование документов при проведении налоговой проверки, а также на новый для 2021 года приказ ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@.

Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу

Надо еще заметить, что для нескольких листов А4 отверстия сделать легко, но дырокол рассчитан на определенную толщину пачки листов. А что делать, если нужно сшивать кассовые документы толстой пачкой, например?

Документы, которые подписываются цифровой подписью, практически никогда не дублируются на бумаге и не требуют, соответственно, хранения-сшивания и т.п. Они хранятся в электронном виде в электронных архивах специализированного оператора связи.

Как правильно прошивать документы — пошаговое руководство

Несмотря на отсутствие утвержденного единого порядка данного процесса, зачастую на предприятиях, а также госорганах требуется сшивать все формируемые документы для архивов, подачи для рассмотрения в какие-либо инстанции (например, при регистрации юрлиц, ИП, для участия в тендерах) и т.п.

Правильно прошитые документы позволят избежать организации множества проблем и обеспечить нормальный уровень делопроизводства. Если бумаги прошиты в соответствии с установленными правилами, ни один важный документ не потеряется, и не будет иметь непотребный вид.

Как правильно сшить документы

На листочке указывается количество страниц в документе и отмечаются данные специалиста, который его заверял (ФИО и подпись). Это самый простой ответ на вопрос, как правильно прошить документы нитками, а более сложные и часто используемые комбинации представлены на фото ниже.

• С тыльной стороны стопки бумаг иголку пропускают в среднее отверстие, оставляя сзади около 10 см нитки (хвостик).
  Затем нитку протягивают во второе отверстие сверху (хотя вы можете двигаться и вниз) и снова выводят с тыльной стороны.

• Далее по типу змейки иголка с ниткой выводится через самое верхнее отверстие (оказывается с лицевой стороны) и снова «ныряет» вниз через второе сверху отверстие. Таким образом, один край уже готов.

• Теперь, придерживая нитку у среднего отверстия, необходимо просунуть иголку через него с тыльной стороны (как в начале процедуры) и вывести ее на исходную позицию, чтобы направить во второе снизу отверстие.

• Опять по типу змейки с тыльной стороны документов иголку просовывают в самое нижнее отверстие, а как только она окажется наверху, ее еще раз направляют вниз через второе отверстие.

• Таким образом, с тыльной стороны у вас получилось уже два хвостика, которые нужно завязать на узел, отрезав лишние части нити (если вы используете специальный пресс, то высвобождать из него бумаги можно будет только после этой процедуры).

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

• Нумеровать следует листы, а не страницы. При этом на страницах документа может соблюдаться своя нумерация, отличная от вновь проставляемой.
• Номера ставятся в правом верхнем углу, при этом номер не должен касаться текста документа.
• Если в деле есть приложения к документам, они нумеруются в общем порядке сразу после данного документа.
• Если в деле имеются письма, то сначала нужно пронумеровать конверт, а потом все листы, вложенные в него.
• Если в деле имеется несколько томов, то нумеровать их нужно отдельно.
• Если приложения к делу выделены в отдельный том, то их нумеровать также следует отдельно.
• Листы больших форматов нумеруются в верхнем правом углу, сгибаются и подшиваются под один край.
• Если на листе содержится несколько фрагментов (например, чеки), то необходимо составить опись содержимого листа, а лист пронумеровать в общем порядке.
• Если в деле имеются склейки, их нужно пронумеровать в общем порядке, а в описи указать, сколько листов содержится в склейке.

При нумерации опись не учитывается. Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности.

Почему не сшиваются документы после

Вообще прошивка документов — это способ упорядочить бумаги. К сожалению, на сегодняшний день нет единого стандарта прошивки (шнуровки) документов, но существуют общие требования, разработанные в различных инстанциях. К таким относится:

Я пробовала подавать документы в регистрирующий орган и прошивая, и не прошивая, отказов по этому поводу не получала. Однажды в разговоре с инспектором я спросила: «Как же все-таки удобнее делать? Прошивать или нет?». На что получила ответ: «Можете делать как вам угодно, однако правила делопроизводства еще никто не отменял». Вооружившись гарантом, консультантом и, разумеется, интернетом, я отправилась покорять мир правил делопроизводства и архивирования документов. И вот что получилось.

Можно ли скреплять документы степлером

1. У документа все подписи и печати должны быть читаемыми.
2. Любой лист из пачки можно отксерокопировать, не нарушив целостность прошивки.
3. Прошивка должна быть прочной.
4. Листы в пачке пронумерованы и их количество указано цифрой и прописью на наклейке.
5. Документы должны быть заверены подписью и печатью.

Практически никогда это не регламентируется, равно как и материал нити, требование есть только к прочности, ну чтобы она была. Самый простой вариант — это сделать две дырки, конечно это минимальное количество когда нужно сшивать документы, сделать большее количество, обычно, не составляет труда. Однако сделать дырки для прошивания документов это одно, а вот сшить ниткой документы — это другое. Поэтому понадобятся нам два видео, для самого простого (но красивого) сшивания и для самого сложного.

Как прошивать документы

Наклейки необходимы для того, чтобы закрепить нить на обратной стороне подшивки. Они содержат информацию о количестве листов и выполняют функцию печати, подтверждающей неизменность документации. К оформлению подобных стикеров существует ряд требований:

Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации. Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей. Это помогает защититься от подделок. Кроме того, прошитые дела более компакты. Их гораздо легче хранить и систематизировать.

Можно ли прицеплять степлером или есть обязанность подшивать только ниткам

Таким образом, можно сказать, что скреплять личное дело в процессе использования Вы можете любым удобным для Вас способом. Однако, при подготовке личного дела для сдачи в архив, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В процессе ведения личного дела законодательство не запрещает для удобства скреплять его металлическими скрепками. Однако, личные дела уволившихся сотрудников передаются на хранение в архив. При этом, пунктом 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2021 г. предусмотрено, что при подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Руководство как прошивать и заверять документы

1. Первый прокол должен быть сделан иглой с тыльной стороны документов, примерно посередине листа.
2. Затем, протянув иголку вверх, образовываем второй, уже верхний, прокол.
3. С тыльной стороны протягиваем иглу вниз и делаем третье — последнее отверстие.
4. Снова протягиваем иглу через первый серединный прокол.
5. Завязываем из ниток узелок. Клеим на узелок небольшой листок прямоугольной формы. Пишем на нем свои фамилию и инициалы и ставим печать, тем самым заверяя документ.

Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам открытия и организации бизнеса (предпринимательскому праву), онлайн-кассам, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

В нашей фирме данная статья будет полезна юридическому отделу, бухгалтерам, работникам отдела кадров и архивариусу. Да и в канцелярии пригодится. Хочу размножить её на ксероксе и раздать в эти подразделения, чтобы было единообразие в документации.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

Я в шоке — договоы скрепляют степлером

P.S. Была у меня точь-в-точь такая контора Мало того, что директор велел изготовить исковое на ЛЕВЫЕ платежи, я ещё ИХОВОМУ «юристу» объясняла, как пени за просрочку считать (сами-то мы бухгалтерА. ) Так вот, лопоухий клиент признал и акт сверки, и претензию Правда, проработав месяц, ушла я оттуда — нафига мне такие геморрои.

Предложения:
Попробуйте найти человечка на почте и «сделайте» задним числом зак. письмо с описью вложенного в котором должны содержаться предложения по согласованию акта приемки передачи, после этого письмо с притензией (тоже задним числом) где сошлитесь на акт примемки промежду прочим от согласования которого подрядчик отказываеться — данные действия «пахнут» УК РФ (сами догадыаетесь какой статьей), но на безрыбье и .