Приказ по личному составу
С 2021 года унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, так что любые приказы теперь могут составляться в произвольной форме или по шаблону, разработанному и утвержденному в компании.
Удостоверять бланк при помощи различного рода клише (т.е. печатей и штампов) на сегодняшний день не обязательно – эту норму нужно выполнять, только если она прописана во внутренних нормативно-правовых бумагах фирмы.
Приказ по личному составу образец 2021
Приказ по личному составу — обязательный документ трудовых правоотношений. При приеме на работу приказ издается на основании заключенного трудового договора. При увольнении приказ издается на основании письменного заявления работника и указания руководителя.
Приказ по личному составу объявляется работнику под расписку. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с января по декабрь в пределах года с добавлением индекса «л/с» (№ 1 л/с).
Инструкция: оформляем журнал регистрации приказов по личному составу
Когда приказов по личному составу много, номера можно устанавливать по каждой процедуре индивидуально, если мало — возможна сплошная нумерация. К примеру, приказам на прием, перевод и увольнение дать единую нумерацию, на различные отпуска — другую.
Большинство работодателей ведут кадровый учет в электронном виде, следовательно, важная задача — оптимизировать его цифровую версию в соответствии с реальными потребностями организации. Электронную форму всегда можно откорректировать: добавить необходимые реквизиты, изменить их последовательность, сформировать необходимый отчет на печать. В электронной версии поиск нужной информации занимает намного меньше времени. В конце отчетного года или другого периода единый реестр учета выводится на печать и архивируется вместе с соответствующими ему кадровыми документами. Ведение книги в электронном виде особенно актуально для крупных организаций, где кадровые бумаги издаются несколькими структурными подразделениями и филиалами. Как правило, книга регистрации автоматически формируется программой и содержит следующие данные:
Приказ по личному составу
Книга регистрации позволяет систематизировать документы, обеспечивает их надёжное хранение и безопасность. Подменить, уничтожить или похитить страницы из книги регистрации по личному составу практически невозможно. В целях безопасности ещё до заполнения она переплетается специальной шнуровкой (к ней крепится бланк с указанием точного количества страниц, подписью руководителя, печатью компании), а все страницы строго нумеруются.
- Наименование организации.
- Слово «Приказ».
- Дата (прописывается как цифрами, так и словами) и номер (№ и порядковый номер).
- Чётко сформулированный заголовок без точки.
- В первой (констатирующей) части коротко излагаются причина, цели и задачи издания распоряжения. После чего следует вторая часть текста, начинающаяся со слова «Приказываю».
- Вторая часть (распорядительная) раскрывает первую. В ней содержатся указания, исполнитель и сроки исполнения.
- Должности визирующих, их подписи с расшифровками, даты.
- Подпись сотрудника, ознакомившегося с документом.
- Отметка об исполнении и направлении его в дело.
Приказы по личному составу
К этому виду документов относятся только те, которые отображают движение персонала внутри компании, прибытие и убытие. Существуют и исключения, например, назначения руководителей и главных бухгалтеров. Такие считаются распоряжениями по основной деятельности и должны храниться отдельно.
- о трудоустройстве;
- увольнении;
- отпуске по уходу за ребенком (и досрочном выходе из него);
- кадровом перемещении;
- административном;
- командировке за границу;
- изменении ФИО сотрудника;
- премировании (поощрении);
- другие видов.
Как оформить приказ по личному составу
Если в организации предусмотрено составление приказов по унифицированным формам, в них нельзя менять первоначальные реквизиты, только добавлять новые. Например, расширять строки, уточнять данные о лицах, визирующих приказ. Если в локальных нормативных актах предприятия прописаны иные образцы, то и правила их дополнения также должны быть указаны.
В свое время чиновники разработали унифицированные формы для кадровых документов, в том числе приказов. С 2021 года власти отказались от обязательности их применения. То есть работодатели не обязаны, но могут пользоваться предложенными образцами приказов. Все необходимые кадровикам формы приказов доступны в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2021 № 1. В таблице указаны номера документов для дальнейшего использования в работе. В скобках — данные о формах, используемых при издании одного приказа на нескольких сотрудников.
Как оформить выписку из приказа
На законодательном уровне срок действия выписки из приказа не предусмотрен. Она является бессрочной и может быть представлена в запрашивающую организацию в любой момент времени после ее получения. Это связано с тем, что выписке присваивается та же дата создания, что и у изданного приказа. Постановка другой даты запрещена.
- об организации, выдаваемой выписку. Необходимо указать все реквизиты. Часто для этого используется угловой штамп;
- о названии документа, из которого будет оформляться выписка;
- о дате и месте выдачи;
- о регистрационном номере.
Приказы по личному составу
Чтобы ввести новый приказ в действие, руководитель организации или иное должностное лицо, наделенное правом подписи распорядительных документов, визирует бланк. Ниже ставится печать, если организация использует ее в работе. Отдельные виды распоряжений, например, о введении режима неполного рабочего времени или увольнении членов профсоюза по инициативе работодателя, необходимо предварительно согласовать с профсоюзным комитетом или иным органом, представляющим интересы работников. Документ должен соответствовать требованиям актуального ГОСТ Р 7.0.97-2021. Всех упомянутых в нем сотрудников — и ответственных за исполнение принятого решения, и тех, на кого распространяется его действие — следует ознакомить с приказом под подпись.
Для оформления наиболее рутинных кадровых процедур разработаны унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России №1 от 5.01.2021. Бланки под номерами, содержащими только заглавную букву и цифровую маркировку, используют для оформления распоряжений, касающихся только одного сотрудника.
Журнал приказов по личному составу образец скачать 2021
Срок хранения журналов составляет 75 лет. Указанные книги прошиваются, нумеруются и пломбируются. Подробно о том, как прошить и опломбировать книгу регистрации нормативных актов Купить журнал регистрации приказов в Санкт-Петербурге и Москве можно в канцелярском магазине или заказать в интернет-магазине по цене от 300 рублей за штуку.
Обязательно ли вести его в организации, решает персонально генеральный директор.
В таблице указаны номера документов для дальнейшего использования в работе. В скобках данные о формах, используемых при издании одного распоряжения на нескольких сотрудников. Наименование документа Номер формы О приеме на работу Т-1 (Т-1а) О переводе на другую работу Т-5 (Т-5а) О предоставлении отпуска Т-6 (Т-6а) О расторжении трудового договора Т-8 (Т-8а) О направлении работника в командировку Т-9 (Т-9а) О поощрении работника Т-11 (Т-11а) Если в организации предусмотрено составление распоряжений по унифицированным формам, в них нельзя менять первоначальные реквизиты, только добавлять новые.
Приказы, относящиеся к личному составу в 2021 году
В более емких компаниях, где сотрудников более 1 тыс. человек, количество приказов будет аналогично и в правильном порядке необходимо индивидуально регистрироваться в структуре с порядковым буквенным индексом.
Создание индексируемого плана бумаг считается индивидуальной разработкой. Влияет множество факторов, такие как правила регистрации документации, которые приняли в той или иной фирме, а также важно количество созываемых приказов.
Приказ на командировку: как правильно составить в 2021 году — образец и бланк
В них они обосновывают причину предстоящей командировки, ее цель, продолжительность во времени, а также предлагают кандидатуры для этой поездки. Цели командировки могут быть представительными или производственными.
Одиннадцатая строка — в ней указывается источник средств, из которых производится оплата командировки. Обычно это собственные средства компании, но в отдельных случаях командировку может оплачивать принимающая сторона.
Как вести журнал регистрации приказов по личному составу
В журнале отражаются все издаваемые руководством распоряжения в отношении персонала. Ведение такого документа дает возможность отследить действующее распоряжение, хронологию издания, сориентироваться и быстро найти необходимый приказ. В журнале фиксируется вся трудовая деятельность сотрудников на предприятии.
На крупных предприятиях с солидной численностью сотрудников, кадровая служба обязана использовать журнал регистрации приказов по личному составу. Это незаменимый документ для анализа и контроля распоряжений руководства организации. Использование журнала помогает кадровым службам быстро и эффективно выполнять работу, вести качественный документооборот.
Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)
- Организационные: о приеме, увольнении, перемещении работников и др.
- Дисциплинарные: о наказании или поощрении.
- Регламентные: о направлении в командировку, разнообразных отпусках.
- Зарплатные: об установлении окладов, надбавок и доплат.
- Стимулирующие: о премиях и иных вознаграждениях.
- Технического характера: отменяющие — при необходимости отменить ранее изданный приказ или его отдельные пункты, изменяющие — вносящие поправки и корректировки в существующие приказы.
- о параллельном перемещении сотрудников, например с одной должности на аналогичную в другом подразделении;
- о динамическом подъеме («карьерный шаг») или понижении в должности;
- о временном перемещении: на место отсутствующего работника, в связи с медицинскими показаниями на определенное время и др.
Приказ о приеме на работу в 2021 году
Примечание: составление приказа по форме Т-1а предусматривает включение в указанный документ персональных данных сразу нескольких сотрудников (данные о з/п) в связи с чем использование ее в работе не рекомендуется во избежание конфликтов по факту разглашения персональных данных.
Обратите внимание, работодатель вправе разработать собственную форму приказа, при этом в указанном документе должны содержаться следующие основные сведения: ФИО сотрудника, должность на которую он принимается, название отдела или подразделения, данные о з/п, испытательном сроке, трудовом договоре на основании которого составляется приказ.
Образец приказа по личному составу
- о приеме сотрудника (он составляется на основе унифицированной форме Т-1 или Т-1а, первая — персональная, вторая — сводная);
- о переводе сотрудника (формы Т-5, Т-5а);
- о выходе работника в отпуск (документы Т-6, Т6а);
- о прекращении контракта (формы Т-8, Т-8а);
- о командировании специалиста (документы Т-9, Т-9а);
- о поощрении сотрудника (формы Т-11, Т11-а).
Отметим, что обычно у предприятий нет особых причин заменять унифицированные бланки внутрикорпоративными образцами — если только в фирме не организовано особо сложных форматов производства, требующих учреждения отдельных механизмов учета. Или же, если их структура достаточно проста — как в случае с графиком отпусков.