Навыки секретаря

Навыки секретаря

Цель нашего тренинга — развитие и совершенствование профессиональных навыков секретаря, коррекция личностных стратегий и подходов к реализации профессиональной деятельности. Тренинг дает возможность освоить эффективные технологии деловой коммуникации (личной, письменной, телефонной) с руководителем, деловыми партнерами, коллегами, посетителями офиса, развить навыки самоменеджмента, позволяет научиться предупреждать и конструктивно разрешать кризисные ситуации и конфликты в деловом общении.

Взаимодействие с коллегами и руководителем
Место секретаря в системе внутрикорпоративных отношений. Секретарь — связующее звено подразделений компании. Содержание и формы профессионального взаимодействия с руководителем. Система подчинения. Если руководителей несколько. «Трудные» руководители – как найти правильный подход к разным стилям управления

Планирование рабочего времении
Базовые принципы управления временем. Принципы эффективной организации рабочего дня. Временная инвентаризация рабочего дня. Расстановка приоритетов. Способы создания резерва времени, меры по устранению основных «ловушек» времени

Рациональная организация информационных потоков
Сортировка информации, расстановка приоритетов, выделение главного и срочного. Особенности приема, передачи и хранения устной и письменной информации. Деловая корреспонденция

Секретарь и телефон
Требования телефонного этикета. Что можно и что нельзя говорить по телефону. Формулы телефонной вежливости. Специфика приема входящих телефонных звонков. Приемы оперативного реагирования на входящие телефонные звонки. Работа с несколькими аппаратами. Фиксирования, прием и передача телефонного сообщения. Определение направления адресации (переадресации) входящих телефонных звонков. Исходящий звонок: правила, планирование и подготовка к беседе. Управление временем телефонных переговоров

Работа с посетителями
Приветствия, представления: стандарты поведения и общения. Вербальная и невербальная самопрезентация: основные правила формирования благоприятного первого впечатления.
Регистрация посетителей. Создание комфортных условий ожидания. Намерения посетителя – как их понять? Приемы ориентации. Ситуации: ожидание по вине сотрудника; опоздание посетителей; «нежданный гость». Реакция на жалобы и претензии посетителя

Бесконфликтность в работе секретаря
Принципы поведения в конфликтных ситуациях: с партнерами и клиентами; внутри коллектива. Способы предупреждения и утилизации конфликтов. Стресс – менеджмент. Управление своим эмоциональным состоянием, приемы выхода из стресса

Профессиональные навыки секретаря

Ниже представлен пример профессиональных навыков для резюме секретаря. Данный список не является исчерпывающим, это лишь образец, который должен помочь соискателю составить свой перечень знаний и умений полученный на предыдущих местах работы и во время обучения.

• Уверенный пользователь ПК;
• Владение оргтехникой: сканер, принтер, ксерокс, факс;
• Опыт работы с конфиденциальной информацией;
• Знание делового этикета;
• Умение работать с большим объёмом информации;
• Умение работать в режиме многозадачности;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Знание офисных программ, интернет, электронная почта;
• Опыт организации встреч, переговоров;
• Навыки составления расписания и контроля его выполнения;
• Знание документоведения;
• Организаторские способности;
• Быстрый набор текста;
• Навыки ведения корреспонденции;
• Навыки ведения делопроизводства;
• Опыт составление отчетной документации;
• Навыки использования современных методов сбора и анализа информации;
• Владение языками: русский и украинский языки свободно; английский и немецкий – высокий уровень (разговорный, письменный).

Пример резюме секретаря

На этой странице приведен пример резюме секретаря. Если вы ищете ответ на вопрос, что писать в резюме секретаря или делопроизводителя, то советуем вам дополнительно посмотреть на нашем сайте материал статьи пример резюме, в котором на примере достаточно подробно разобран вопрос, как составить резюме.

Надежный и исполнительный секретарь с опытом работы с конфиденциальной информацией и умением работы с документами и ведением делопроизводства, с хорошим знанием английского языка и отличными навыками общения с людьми.
Дата рождения: 29.02.1990г.
Ожидаемый уровень оплаты труда: 15 000 руб.
График работы: полный рабочий день

Образец резюме секретаря референта, личного помощника руководителя (шаблон, пример)

• распределение и прием телефонных звонков (мини-АТС)
• работа с документацией (внешний и внутренний документооборот),
• перевод документации на/с немецкий язык;
• организация и планирование переговоров и встреч руководителя,
• прием посетителей,
• заказ и бронирование гостиниц и билетов,
• организация конференц-связи

Дополнительные сведения:
Немецкий язык — уровень носителя языка
Опытный пользователь ПК (полный пакет программ LotusMS, Office, HTML, справочно-информационные программы, навигация в Internet, WinFaxPro).Скорость печати 220 уд/минуту.
Знание оргтехники ( ксерокс, мини-АТС, факс, сканер, принтер,)

Рабочие места в вашем городе

1. Набор текстов на клавиатуре.
Для секретаря важно уметь набирать тексты на клавиатуре с приличной скоростью, так как секретарю довольно часто приходится принимать непосредственное участие в подготовке необходимых документов.

4. Навыки работы на компьютере.
Сегодня навыки работы на компьютере необходимы для выполнения обязанностей секретаря в любой организации. Секретарь должен уметь пользоваться основными компьютерными программами.

Навыки секретаря

Не менее важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет обязательно выполнено наилучшим образом и в срок.

К важнейшим качествам секретаря относится пунктуальность. Особенно большое значение имеет своевременность представления документов и информации для принятия решения, организации встреч, совещаний. Секретарь никогда ничего не забудет и своевременно проинформирует, напомнит, организует.

Семинары по делопроизводству

Цель нашего тренинга — развитие и совершенствование профессиональных навыков секретаря, коррекция личностных стратегий и подходов к реализации профессиональной деятельности. Тренинг дает возможность освоить эффективные технологии деловой коммуникации (личной, письменной, телефонной) с руководителем, деловыми партнерами, коллегами, посетителями офиса, развить навыки самоменеджмента, позволяет научиться предупреждать и конструктивно разрешать кризисные ситуации и конфликты в деловом общении.

Эффективность секретаря
Важнейшие личностные и профессиональные качества секретаря. Особенности профессиональной роли и специфика задач. Корпоративные стандарты и правила поведения. Индивидуальный рабочий стиль: определение и использование для повышения собственной эффективности. Имидж секретаря и стиль поведения как инструменты эффективной профессиональной деятельности. Основы делового этикета.

Требования к образованию и профессиональным навыкам секретаря

К тому же, секретарь должен быть ответственным в вопросах качественного и своевременного выполнения поставленных задач. Он должен обеспечить руководителю уверенность, что данное секретарю поручение будет исполнено качественно и в срок.

• · функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали;
• · принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций;
• · систему органов власти и управления в стране и в своем регионе;
• · отрасль, в которой он работает, ее взаимосвязи;
• · Основы менеджмента.

Требования к секретарю

Для того, чтобы понять, каким видят образование и профессиональные навыки своего секретаря компании, лучше всего познакомиться с вакансиями, размещенными в кадровых агентствах и крупных онлайновых порталах вакансий, например, headhunter.ru или superjob.ru

Для более старших позиций предъявляются более высокие требования к секретарю. Опыт как правило, требуется от 1-2 лет. Высшее образование, навыки работы с оргтехникой, знание слепого десятипальцевого метода машинописи, знание делового этикета как правило, являются базовыми требованиями. Если компания российская, знание иностранного языка может и не потребоваться. Для работы в иностранной компании, отделах закупок, сбыта и других отделах, имеющих иностранных партнеров, знание иностранного языка часто является обязательным.

Тренинг «Профессиональные навыки секретаря»

• Базовые принципы управления временем.
• Принципы эффективной организации рабочего дня.
• Временная инвентаризация рабочего дня.
• Расстановка приоритетов.
• Способы создания резерва времени, меры по устранению основных «ловушек» времени.

• Приветствия, представления: стандарты поведения и общения.
• Вербальная и невербальная самопрезентация: основные правила формирования благоприятного первого впечатления.
• Регистрация посетителей.
• Создание комфортных условий ожидания.
• Намерения посетителя – как их понять.
• Приемы ориентации.
• Ситуации: ожидание по вине сотрудника; опоздание посетителей; «нежданный гость».
• Реакция на жалобы и претензии посетителя.

Как составить резюме секретаря

• способность в рекордно короткие сроки стать частью команды, установление отношений сотрудничества с легкостью,
• эффективная работа в условиях мультизадачности,
• способность сохранять ровный эмоциональный фон в стрессовых условиях.

Вакансия секретаря на ресепшн в частной медицинской клинике, скорее всего, не требует навыков оформления документов для получения визы; она также не требует навыков тесного взаимодействия с руководителем. Зато она требует опыта общения с клиентами, знания медицинской тематики (хотя бы основ), способности много общаться по телефону, не теряя тонуса и терпения.

Грамотное резюме секретаря делопроизводителя

Как видно из вышеописанного функционала, спектр деятельности секретаря делопроизводителя достаточно разнообразен. Кроме исполнения означенных в этом перечне обязанностей, от секретаря, являющегося, по сути, лицом компании, требуется наличие таких качеств как:

• ведение телефонных и личных переговоров с клиентами, прием входящей документации, факсов, телефонограмм и т.д., обработка и переадресация исходящих документов, доведение распоряжений непосредственного руководителя до сведения заинтересованных лиц;
• назначение и организация встреч руководителя с заказчиками, партнерами и сотрудниками фирмы;
• прием и регистрация посетителей с обеспечением их комфортными условиями во время ожидания, информирование по вопросам, находящимся в компетенции секретаря;
• ведение отчетной документации установленного образца, обеспечение документооборота в рамках действующего законодательства, создание архива документов, писем и т.д.

Образец резюме секретаря

2021 — н.в.
Компания: ООО «Обь-Инвест», г. Новосибирск
Помощник руководителя (секретарь)
Обязанности: Ведение общего делопроизводства; приём и распределение телефонных звонков; организация приёма посетителей (чай-кофе); ведение протоколов совещаний; своевременное информирование сотрудников о поставленных задачах; обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцелярских и хозяйственных принадлежностей, воды и сопутствующих ей товаров); контроль получения счетов; работа со всеми видами оргтехники; обеспечение бесперебойной и качественной эксплуатации офисного оборудования (телефоны, компьютеры, Интернет, оргтехника, система кондиционирования).
2021 — 2021
Компания: Муниципальное казенное предприятие г. Новосибирска «Горэлектротранспорт» (головное предприятие)
Заведующая канцелярией
Обязанности: Координация работы приемной; составление, регистрация и обработка документации; своевременная передача в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства (интенсивный документационный поток информации), администрирование телефонных звонков, ведение хозяйства и различных расходов, работа со всеми видами оргтехники.
2021 — 2021
Компания: ОАО «Сибмост» (управляющая компания), г. Новосибирск
Секретарь-референт генерального директора
Обязанности: Координация работы приемной, планирование рабочего дня генерального директора, деловая коммуникация, администрирование телефонных звонков, прием посетителей, делопроизводство; составление, регистрация и обработка документации, работа со всеми видами оргтехники, ведение хозяйства и различных расходов, функции канцелярии, взаимодействие со всеми службами и отделами компании; выполнение элементов кадрового делопроизводства (ведение табеля, оформление листков нетрудоспособности, служебных командировок сотрудников).

Секретарь – это должность, которая требует большой ответственности и наличия разносторонних знаний и умений. И это неспроста. Ведь секретарь – это правая рука руководителя. Это человек, который не только должен знать основы делопроизводства, но и иметь достаточно презентабельный вид и определенные знания психологии и этикета.

Должностная инструкция и требования навыков секретаря – функции и необходимый опыт повышение квалификации

Хотя конкретные обязанности по работе варьируются от одной организации и специальности к другой, все секретари должны иметь возможность выполнять задачи, которые помогают организации работать эффективно. Некоторые секретари могут покупать расходные материалы, управлять корпоративными библиотеками или создавать презентации, отчеты или документы. Исполнительный секретарь может проводить исследования, вести переговоры с поставщиками или руководить другими канцелярскими сотрудниками. У юридических секретарей могут быть специальные задачи, такие как подготовка сообщений, жалоб, ходатайств, ответов и повесток. Медицинские секретари могут расшифровать диктовку о историях пациентов или медицинских жалобах, организовать госпитализацию пациентов или взаимодействие со страховыми компаниями.

Секретари часто управляют файлами клиентов и другими записями в офисе. Например, в кабинете врача секретарь вытягивает файл каждого пациента во время назначения медсестры или врача. Она заменяет его, когда назначение закончено. Сохранение файлов в алфавитном порядке и использование локальной системы регистрации для удобства хранения и поиска — это ключи к успешной организации файлов.

Резюме секретаря

• Прием и распределение телефонных звонков.
• Подготовка деловых документов на подпись руководителю.
• Организация документооборота.
• Перевод документации, в том числе и технической.
• Организация переговоров, встреч, ведение протоколов.

• Делопроизводство, документооборот.
• Планирование графика работы руководителя.
• Ознакомление сотрудников с распоряжениями.
• Прием посетителей.
• Организация командировок руководителя.
• Визовая поддержка руководителей и сотрудников офиса.

Как стать хорошим секретарем-референтом

Основные навыки секретаря-референта, который обычно требуются от кандидатов — знание Microsoft Office, а именно нескольких программ из пакета — Outlook, Word, Excel, PowerPoint и Access. Необходим хороший навык набора текста (45 или более слов в минуту — это хороший результат).

Поддерживайте чистоту и порядок на рабочем месте, держите под рукой телефон, компьютер и календарь, чтобы заранее планировать совещания. Став более организованным, вы сможете делать работу быстрее и научитесь расставлять приоритеты.